Основанием для включения в Реестр государственных гражданских служащих в государственном органе Республики Хакасия и в Реестр государственных гражданских служащих Республики Хакасия является поступление гражданина на государственную гражданскую службу, основанием для исключения из них - увольнение с государственной гражданской службы.
Ведение Реестра осуществляется в каждом государственном органе Республики Хакасия по форме на электронных носителях с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и копирования.
Информация о государственных гражданских служащих, содержащаяся в реестрах, используется только в служебных целях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Сведения, содержащиеся в реестрах, являются основанием для проведения анализа кадрового состава государственных органов и выработки необходимых рекомендаций для руководителей в области подбора и расстановки кадров.