Указ Губернатора Пензенской области от 13 ноября 2025 г. N 192 "Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области, и ведении их личных дел" (документ не вступил в силу)

1.1. Положение об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области, и ведении их личных дел (далее - Положение).

1.2. Перечень должностей государственной гражданской службы Пензенской области в Правительстве Пензенской области, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области, а также ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

1. Настоящим Положением определяется порядок обработки персональных данных государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области (далее - гражданский служащий), а также ведения их личных дел в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (с последующими изменениями) (далее - Федеральный закон N 79-ФЗ), Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями) (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Пензенской области.

2. Перечень должностей государственной гражданской службы Пензенской области в Правительстве Пензенской области, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области (далее - уполномоченные лица), а также ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных, определяется Губернатором Пензенской области в соответствии с требованиями федеральных законов N 79-ФЗ, N 152-ФЗ, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

3. При обработке персональных данных гражданских служащих уполномоченные лица обязаны соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных гражданских служащих осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданским служащим в прохождении государственной гражданской службы Пензенской области (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданских служащих и членов их семей, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего гражданским служащим имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения ими должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданских служащих. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданских служащих у третьей стороны следует известить об этом гражданских служащих заранее, получить их письменное согласие и сообщить гражданским служащим о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается обрабатывать и приобщать к личным делам гражданских служащих не установленные федеральными законами N 79-ФЗ, N 152-ФЗ персональные данные об их политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданских служащих, запрещается основываться на персональных данных гражданских служащих, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданских служащих от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Правительства Пензенской области в порядке, установленном федеральными законами N 79-ФЗ, N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

е) передача персональных данных гражданских служащих третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданских служащих, за исключением случаев, установленных Федеральным законом N 79-ФЗ;

ж) в случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, или их представителей либо по запросу гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, или их представителей либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Правительство Пензенской области обязано осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к соответствующим гражданским служащим, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки. В случае выявления неточных персональных данных при обращениях гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, или их представителей либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Правительство Пензенской области обязано осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующим гражданским служащим, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, или третьих лиц;

з) в случае подтверждения факта неточности персональных данных Правительство Пензенской области на основании сведений, представленных гражданскими служащими, являющимися субъектами персональных данных, или их представителями либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязано уточнить персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных;

и) в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Правительством Пензенской области, Правительство Пензенской области в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, обязано прекратить неправомерную обработку персональных данных. В случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Правительство Пензенской области в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязано уничтожить такие персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Правительство Пензенской области обязано уведомить гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, или их представителей, а в случае, если обращение гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, или их представителей либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;

к) в случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшего нарушение прав гражданских служащих, являющихся субъектами персональных данных, Правительство Пензенской области обязано с момента выявления такого инцидента Правительством Пензенской области, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или иным заинтересованным лицом уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных:

- в течение двадцати четырех часов о произошедшем инциденте, о предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав гражданских служащих, являющихся субъектами персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам гражданских служащих, являющихся субъектами персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, а также предоставить сведения о лице, уполномоченном Правительством Пензенской области на взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;

- в течение семидесяти двух часов о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента, а также предоставить сведения о лицах, действия которых стали причиной выявленного инцидента (при наличии);

л) хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, и не дольше сроков, установленных федеральным законодательством.

4. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме гражданских служащих, являющихся субъектом персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ.

Использование и хранение биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных могут осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту этих данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения.

5. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств осуществляется в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ.

6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, гражданские служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ;

в) требовать уточнения, блокирования или уничтожения его персональных данных, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона N 79-ФЗ. Гражданские служащие при отказе Правительства Пензенской области уточнить или уничтожить их персональные данные имеют право заявить в письменной форме представителю нанимателя о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданские служащие имеют право дополнить заявлением, выражающим их собственную точку зрения;

г) требовать от представителя нанимателя уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неполные, устаревшие или неточные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданских служащих.

7. Гражданские служащие, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных других гражданских служащих, несут ответственность в соответствии с Федеральным законом N 79-ФЗ и другими федеральными законами.

8. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (с последующими изменениями) на основе персональных данных государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области в Правительстве Пензенской области формируется и ведется, в том числе на электронных носителях, реестр государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области.

9. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.

10. В личные дела гражданских служащих вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Правительства Пензенской области.

Личные дела гражданских служащих ведутся Управлением государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области.

11. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

12. Личное дело гражданского служащего формируется после издания распоряжения Губернатора Пензенской области о назначении гражданина Российской Федерации на должность гражданской службы и ведется на протяжении всего периода прохождения гражданской службы.

13. Личные дела гражданских служащих подлежат регистрации в журнале учета личных дел государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области (далее - журнал учета личных дел гражданских служащих), по форме согласно приложению N 1 к Положению. Журнал учета личных дел гражданских служащих должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью начальника Управления государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области.

14. К личным делам гражданских служащих приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Пензенской области (далее - должность гражданской службы);

б) анкета для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и сообщение об изменении сведений, содержащихся в ней, заполненные по установленной форме (их копии, заверенные сотрудником Управления государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области);

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);

е) копии документов об образовании и (или) о квалификации, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия распоряжения Губернатора Пензенской области о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии распоряжений Губернатора Пензенской области о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия распоряжения Губернатора Пензенской области об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Пензенской области;

п) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

р) копии распоряжений Губернатора Пензенской области о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

с) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

т) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

у) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

ф) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

х) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ц) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ч) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

ш) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

15. В личные дела гражданских служащих вносятся письменные объяснения гражданских служащих, если такие объяснения даны ими после ознакомления с документами своего личного дела.

К личным делам гражданских служащих приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

16. Документы, приобщенные к личным делам гражданских служащих, брошюруются, страницы нумеруются. Первым документом в личном деле государственного служащего является дополнение к анкете по учёту кадров по форме согласно приложению N 2 к Положению. К личным делам прилагается опись по форме согласно приложению N 3 к Положению.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся Управлением государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области на электронных носителях. Правительство Пензенской области обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

17. В обязанности Управления государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области, осуществляющего ведение личных дел гражданских служащих, входит:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 14 и 15 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) соблюдение требования об обеспечении конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом N 79-ФЗ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

г) ознакомление гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданских служащих и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по форме согласно приложению N 4 к Положению;

д) обеспечение формирования сведений о трудовой деятельности за период прохождения гражданской службы государственными гражданскими служащими Правительства Пензенской области и представления указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (за исключением сведений, составляющих государственную тайну).

18. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленных настоящим Положением.

19. Моральный вред, причиненный гражданским служащим вследствие нарушения их прав, нарушения правил обработки персональных данных, а также требований к защите персональных данных, установленных в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных гражданским служащим убытков.

20. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

21. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

22. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пунктах 20, 21 настоящего Положения), хранятся Управлением государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится Управлением государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче Управлением государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся Управлением государственной и муниципальной службы Правительства Пензенской области в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Приложение N 1
к Положению

Журнал учета личных дел государственных гражданских служащих Правительства Пензенской области и государственных гражданских служащих исполнительных органов Пензенской области, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Губернатором Пензенской области

В настоящем журнале прошнуровано,

пронумеровано и скреплено печатью

______ листов.

Начальник Управления государственной

и муниципальной службы Правительства

Пензенской области                    ____________ ______________________

                                        (подпись)  (расшифровка подписи)

Приложение N 2
к Положению

Дополнение к анкете по учёту кадров

     Фамилия ________________ Имя ______________ Отчество _______________

       I. Данные о прохождении государственной гражданской службы

        II. Данные об изменениях в учетных признаках работника

                        после заполнения анкеты

Приложение N 3
к Положению

Опись документов, находящихся в личном деле

     _______________________________________________________________

                        (фамилия, имя, отчество)

Итого ________________________________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

на    ________________________________________________________ листах

                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю

опись документов дела                              ______________________

                                    (подпись)       (расшифровка подписи)

_________________

     (дата)

Приложение N 4
к Положению

Лист ознакомления с документами личного дела

     _______________________________________________________________

                        (фамилия, имя, отчество)