Ведение Книги удостоенных почётного звания "Почётный гражданин Челябинской области", а также Книги награждённых знаком отличия "За заслуги перед Челябинской областью" осуществляется общественным советом по наградам в Челябинской области.

В Книги вносятся: фамилия, имя, отчество лица, удостоенного почётного звания (награждённого знаком отличия); должность, место работы лица, удостоенного почётного звания (награждённого знаком отличия); дата и номер постановления Губернатора Челябинской области о присвоении почётного звания; номер нагрудного знака к почетному званию (удостоверения к знаку отличия); дата его вручения.