Приказ Министерства цифровых технологий и связи Калининградской области от 5 ноября 2025 г. N 228 "Об утверждении положения о государственной информационной системе Калининградской области "Единая архивная информационная система"

1. Положение о государственной информационной системе Калининградской области "Единая архивная информационная система" (далее соответственно - Положение, ГИС КО "ЕАИС") определяет задачи и функции, состав и вид информации, подлежащие размещению в ГИС КО "ЕАИС", участников информационного взаимодействия, условия предоставления доступа к информации, содержащейся в ГИС КО "ЕАИС", структуру ГИС КО "ЕАИС", порядок взаимодействия ГИС КО "ЕАИС" с иными информационными системами.

2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия и сокращения:

1) архивный фонд - совокупность архивных документов, образующихся в процессе деятельности физических или юридических лиц, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Это основные источники, которые хранятся в архиве;

2) ГИС КО "ЕАИС" - государственная информационная система Калининградской области, созданная в соответствии с постановлением Правительства Калининградской области от 22 мая 2024 года N 189-п "О создании государственной информационной системы Калининградской области "Единая архивная информационная система" и введенная в эксплуатацию постановлением Правительства Калининградской области от 17 февраля 2025 года N 36-п "О вводе в эксплуатацию государственной информационной системы Калининградской области "Единая архивная информационная система";

3) ГИС ГМП - Государственная информационная система о государственных и муниципальных платежах;

4) ЕСИА - федеральная государственная информационная система "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме";

5) Метрокластер - центр обработки данных (Геораспределенный вычислительный аппаратно-программный комплекс Калининградской области);

6) обладатель информации - Министерство по культуре и туризму Калининградский области, которое осуществляет правомочия обладателя информации от лица Калининградской области;

7) оператор ГИС КО "ЕАИС" - Областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области";

8) оператор инфраструктуры - государственное казенное учреждение Калининградской области "Центр цифровых технологий";

9) ЭПК - экспертно-проверочная комиссия;

10) пользователи ГИС КО "ЕАИС" - должностные лица (работники) исполнительных органов Калининградской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Калининградской области, государственных учреждений Калининградской области, физические и юридические лица, которые в свою очередь подразделяются на:

- сотрудники оператора ГИС КО "ЕАИС" - должностные лица (работники) оператора ГИС КО "ЕАИС" и должностные лица (работники) обладателя информации;

- сотрудники муниципальных архивных учреждений - должностные лица (работники) муниципальных архивных учреждений Калининградской области;

- исследователь (и) - авторизованные внешние пользователи ГИС КО "ЕАИС", обращающиеся к архивным документам;

- члены ЭПК - должностные лица (работники) исполнительных органов Калининградской области, государственных учреждений Калининградской области, осуществляющие методическую и практическую работу по проведению экспертизы ценности документов, рассматривающие вопросы по отбору и включению конкретных документов в состав архивного фонда Российской Федерации;

11) портал архивов - внешняя часть ГИС КО "ЕАИС", которая является самостоятельным сайтом в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и содержит информацию об архивах и хранящихся в них архивных документах;

12) уполномоченный орган - Министерство цифровых технологий и связи Калининградской области.

3. Задачей ГИС КО "ЕАИС" является автоматизация деятельности по реализации полномочий в сфере архивного дела исполнительных органов Калининградской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Калининградской области, государственных учреждений Калининградской области для:

1) повышения доступности и качества услуг в сфере архивного дела;

2) сокращения сроков формирования отчетности о деятельности архивов Калининградской области;

3) исключения двойного ввода учетной информации;

4) сокращения сроков исполнения запросов;

5) организации удаленного предоставления услуг, в том числе в плановом виде;

6) оптимизации работы при переводе архивных документов в электронный вид.

4. Основными функциями ГИС КО "ЕАИС" являются:

1) Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Калининградской области путем создания фонда пользования на электронных носителях и замены подлежащих выдаче архивных документов на традиционных носителях их копиями в форме электронных документов;

2) создание электронного читального зала с организацией удаленного доступа к архивным документам;

3) обеспечение интеграции информационных ресурсов архивов Калининградской области;

4) развитие электронных сервисов на основе информационных технологий для упрощения процедур взаимодействия государственного архива Калининградской области с муниципальными архивами и гражданами;

5) упорядоченное хранение архивных документов, обеспечивающее оперативность и полноту поиска требуемых архивных документов, организованное на основе действующих в архивном деле норм и правил;

6) хранение архивных документов в электронном виде;

7) автоматизированное ведение элементов научно-справочного аппарата к архивным документам;

8) обеспечение автоматизации деятельности исполнительного органа Калининградской области, уполномоченного в сфере архивного дела, учета и контроля за обеспечением сохранности, комплектованием и использованием архивных документов архивами Калининградской области;

9) обеспечение организации распознавания отсканированного массива архивных документов с целью упрощения поиска нужной информации.

5. ГИС КО "ЕАИС" является модульной информационной системой, где модули автоматизируют разные направления деятельности пользователей ГИС КО "ЕАИС" с разграничением прав доступа.

6. Функционирование ГИС КО "ЕАИС" осуществляется по принципу клиент-серверной архитектуры.

7. В состав ГИС КО "ЕАИС" входят серверные компоненты и автоматизированные рабочие места пользователей ГИС КО "ЕАИС".

8. Информация, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, не подлежит размещению, передаче, обработке и хранению в ГИС КО "ЕАИС".

9. На портале архивов размещается основная информация об архивных учреждениях Калининградской области, новостях, выставках (с размещением на нем электронных образов документов - документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования и описаний к ним), различные публикации (материалы).

10. Виды информации, размещенной в ГИС КО "ЕАИС":

1) общедоступная информация;

2) информация, доступ к которой ограничен федеральными законами.

11. Состав информации ГИС КО "ЕАИС":

1) архивные документы в электронном виде государственного и муниципальных архивов Калининградской области;

2) архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, связанные с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением исполнительными органами Калининградской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Калининградской области, государственных учреждений Калининградской области своих полномочий, а также других видов запросов.

12. Политика в отношении обработки персональных данных утверждается нормативным правовым актом обладателя информации.

13. К участникам информационного взаимодействия, осуществляемого с использованием ГИС КО "ЕАИС" (далее - участники информационного взаимодействия), относятся:

1) обладатель информации:

- обеспечивает координацию мероприятий по эксплуатации ГИС КО "ЕАИС";

- организует разработку и согласование документов по нормативному правовому регулированию и методическому обеспечению ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивает формирование справочных, статистических и аналитических отчетных документов в ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивает наличие организационного, нормативного и методического обеспечения ГИС КО "ЕАИС";

- осуществляет контроль за деятельностью оператора ГИС КО "ЕАИС";

2) оператор ГИС КО "ЕАИС":

- осуществляет развитие (модернизацию) и эксплуатацию ГИС КО "ЕАИС";

- осуществляет техническое сопровождение и администрирование ГИС КО "ЕАИС", а также консультационную поддержку участников информационного взаимодействия;

- обеспечивает на основе групповых политик доступ авторизованным в ГИС КО "ЕАИС" пользователям ГИС КО "ЕАИС" к информации, документам и материалам;

- обеспечивает систематизацию, учет, хранение и размещение в электронной форме сведений, документов, материалов в ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивает защиту содержащейся в ГИС КО "ЕАИС" информации от несанкционированного доступа к ней и специальных воздействий в целях ее добывания, уничтожения, искажения и блокирования доступа, иных неправомерных действий посредством администрирования и эксплуатации средств защиты информации ГИС КО "ЕАИС", находящихся в ведении оператора ГИС КО "ЕАИС";

- взаимодействует с оператором инфраструктуры в целях обеспечения соответствия защищенности Метрокластера уровню защиты ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивает конфиденциальность содержащейся в ГИС КО "ЕАИС" информации ограниченного доступа;

- обеспечивает работоспособность, отказоустойчивость баз данных, модулей и приложений ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивает восстановление работоспособности баз данных, модулей и приложений ГИС КО "ЕАИС" после сбоев и инцидентов;

- назначает ответственных лиц, осуществляющих взаимодействие с оператором инфраструктуры и уполномоченным органом по вопросам развития (модернизации), эксплуатации и технического сопровождения ГИС КО "ЕАИС" в части касающейся;

- формирует рекомендации по оптимизации дискового пространства (объема дисковой и оперативной памяти) путем анализа загрузки ресурсов серверных компонентов ГИС КО "ЕАИС", размещенных на ресурсах Метрокластера;

- обеспечивает иные функции оператора государственных информационных систем в соответствии с действующим законодательством;

3) уполномоченный орган:

- организует материально-техническое обеспечение ГИС КО "ЕАИС" в сфере информационных технологий в части развития (модернизации) в рамках постановления Правительства Калининградской области от 28 декабря 2017 года N 708 "Об организации материально-технического обеспечения деятельности Правительства Калининградской области, органов исполнительной власти Калининградской области и подведомственных им государственных казенных учреждений Калининградской области товарами, работами, услугами в сфере информационных технологий, защиты информации и связи";

- согласует и утверждает документы по нормативному правовому регулированию и методическому обеспечению ГИС КО "ЕАИС";

- координирует мероприятия по развитию (модернизации) ГИС КО "ЕАИС";

- назначает ответственных лиц, осуществляющих взаимодействие с обладателем информации и оператором ГИС КО "ЕАИС" по вопросам развития (модернизации) и эксплуатации ГИС КО "ЕАИС";

- осуществляет контроль за деятельностью оператора инфраструктуры;

4) оператор инфраструктуры:

- обеспечивает материально-техническое обеспечение функционирования ГИС КО "ЕАИС" в сфере информационных технологий в рамках постановления Правительства Калининградской области от 28 декабря 2017 года N 708 "Об организации материально-технического обеспечения деятельности Правительства Калининградской области, органов исполнительной власти Калининградской области и подведомственных им государственных казенных учреждений Калининградской области товарами, работами, услугами в сфере информационных технологий, защиты информации и связи";

- обеспечивает бесперебойное функционирование аппаратно-программного комплекса, среды виртуализации и средств защиты информации, размещенных на ресурсах Метрокластера, на которых функционирует серверная часть ГИС КО "ЕАИС";

- предоставляет доступ для размещения на вычислительных мощностях Метрокластера лицензионного системного программного обеспечения, необходимого для функционирования ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивает установку (без специализированной настройки под работоспособность ГИС КО "ЕАИС") на ресурсах Метрокластера системного программного обеспечения, необходимого для функционирования ГИС КО "ЕАИС", включая лицензионное программное обеспечение веб-сервера, серверную операционную систему, криптопровайдер, а также систему управления базами данных (установка веб-сервера и систем управления базами данных осуществляется по запросу от оператора ГИС КО "ЕАИС" или уполномоченного органа);

- обеспечивает обновление системного программного обеспечения, необходимого для функционирования ГИС КО "ЕАИС", включая серверную операционную систему и криптопровайдер (без специализированной настройки под работоспособность);

- обеспечивает наличие необходимых для функционирования ГИС КО "ЕАИС" технических средств, программного обеспечения, технических и программных средств защиты информации на ресурсах Метрокластера и каналов связи к ним;

- обеспечивает доступ оператора ГИС КО "ЕАИС" к средствам виртуализации и программным средствам ГИС КО "ЕАИС", размещенным на Метрокластере;

- обеспечивает бесперебойную работу ресурсов Метрокластера, на которых размещена ГИС КО "ЕАИС", работоспособность, отказоустойчивость технических средств, средств виртуализации и системного программного обеспечения ГИС КО "ЕАИС" на ресурсах Метрокластера;

- обеспечивает мониторинг объема дисковой и оперативной памяти на виртуальных машинах серверной части ГИС КО "ЕАИС" на ресурсах Метрокластера и своевременное оповещение оператора ГИС КО "ЕАИС" о его исчерпании;

- обеспечивает проведение мониторинга работоспособности выделенных вычислительных ресурсов, контроль за объемом дисковой и оперативной памяти на вычислительных мощностях Метрокластера, сроками действия лицензий системного программного обеспечения, своевременно оповещает оператора ГИС КО "ЕАИС" об итогах проведения таких мониторинга и контроля в части, касающейся работоспособности ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивает резервное копирование образов виртуальных машин ГИС КО "ЕАИС", развернутых на ресурсах Метрокластера, содержащейся в них информацией, а также в необходимых случаях восстановление их состояния;

- обеспечивает восстановление работоспособности технических средств, средств виртуализации и системного программного обеспечения ГИС КО "ЕАИС" на ресурсах Метрокластера в аварийных ситуациях;

- обеспечивает информационную безопасность серверной части ГИС КО "ЕАИС" на ресурсах Метрокластера от несанкционированного доступа и специальных воздействий на информацию (носители информации) в целях ее добывания, уничтожения, искажения и блокирования доступа к ней;

- назначает ответственных лиц, осуществляющих взаимодействие с обладателем информации и оператором ГИС КО "ЕАИС" по вопросам эксплуатации и технического сопровождения ГИС КО "ЕАИС";

5) пользователи ГИС КО "ЕАИС" (в части касающейся):

- обеспечивают систематизацию, учет, хранение и размещение в электронной форме сведений, документов, материалов в ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивают защиту содержащейся в ГИС КО "ЕАИС" информации от несанкционированного доступа к ней и специальных воздействий в целях ее добывания, уничтожения, искажения и блокирования доступа, иных неправомерных действий посредством администрирования и эксплуатации средств защиты информации ГИС КО "ЕАИС", находящихся в ведении оператора ГИС КО "ЕАИС";

- обеспечивают соблюдение требований Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" в отношении сведений, подлежащих размещению в ЕСИА;

- обеспечивают конфиденциальность содержащейся в ГИС КО "ЕАИС" информации ограниченного доступа.

14. Порядок регистрации участников информационного взаимодействия в ГИС КО "ЕАИС" утверждается приказом оператора ГИС КО "ЕАИС".

15. Доступ к ГИС КО "ЕАИС" предоставляется участнику информационного взаимодействия путем подачи официального обращения оператору ГИС КО "ЕАИС".

16. Регистрация исследователей осуществляется посредством авторизации в ЕСИА, с предоставлением доступа к следующим данным: ФИО, дата рождения, адрес электронной почты, мобильный телефон, СНИЛС, документ удостоверяющий личность, данные об адресе регистрации/фактическом адресе.

17. Регистрация членов ЭПК осуществляется посредством официального обращения к оператору ГИС КО "ЕАИС".

18. Оператор ГИС КО "ЕАИС" осуществляет доступ посредством формирования личного кабинета с последующим предоставлением доступа к ГИС КО "ЕАИС" с помощью логина и пароля и ЕСИА.

19. Сотрудникам оператора ГИС КО "ЕАИС", членам ЭПК и сотрудникам муниципальных архивных учреждений назначаются одна или несколько ролей ГИС КО "ЕАИС" (сотрудник оператора, член ЭПК, сотрудник муниципального архивного учреждения) в зависимости от необходимых полномочий в соответствии с разграничением доступа к данным ГИС КО "ЕАИС" для каждого пользователя ГИС КО "ЕАИС".

20. Порядок получения данных посредством запросов, в том числе оказания платных услуг, регламентируется нормативным правовым актом обладателя информации.

21. Информация, содержащаяся в ГИС КО "ЕАИС", подлежит защите в соответствии с законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях, о защите информации, о персональных данных, требованиями руководящих документов о защите информации, содержащейся в государственных информационных системах.

22. Защита информации, содержащейся в ГИС КО "ЕАИС", обеспечивается посредством применения организационных и технических мер защиты информации в ходе эксплуатации, развития (модернизации) и вывода из эксплуатации ГИС КО "ЕАИС", а также осуществления периодического контроля соответствия системы защиты ГИС КО "ЕАИС" установленным требованиям.

23. Оператор ГИС КО "ЕАИС" организует деятельность по защите информации ГИС КО "ЕАИС" и управляет ей в соответствии с установленными требованиями.

24. В рамках организации деятельности по защите информации оператор ГИС КО "ЕАИС":

1) разрабатывает и утверждает политику защиты информации;

2) определяет лиц, ответственных за защиту информации;

3) применяет программные и программно-аппаратные средства, предназначенные для защиты информации;

4) разрабатывает и утверждает внутренние стандарты и регламенты по защите информации;

5) выделяет организационные, технические и иные ресурсы, необходимые для защиты информации.

25. В рамках управления деятельностью по защите информации оператор ГИС КО "ЕАИС":

1) разрабатывает и планирует мероприятия и меры по защите информации;

2) проводит мероприятия и принимает меры по защите информации;

3) проводит оценку состояния защиты информации;

4) совершенствует меры по защите информации.

26. В случае развития (модернизации) ГИС КО "ЕАИС" оператор ГИС КО "ЕАИС" обеспечивает проведение дополнительных аттестационных испытаний или повторной аттестации ГИС КО "ЕАИС" в соответствии с установленными требованиями.

27. Оператор инфраструктуры организует деятельность по защите информации Метрокластера, а также среды виртуализации и средств защиты информации, размещенных на ресурсах Метрокластера, на которых функционирует серверная часть ГИС КО "ЕАИС" (далее - серверный сегмент ГИС КО "ЕАИС") и управляет ею в соответствии с установленными требованиями.

28. В рамках организации деятельности по защите информации оператор ГИС КО "ЕАИС":

1) разрабатывает и утверждает политику защиты информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС";

2) определяет лиц, ответственных за защиту информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС";

3) применяет программные и программно-аппаратные средства, предназначенные для защиты информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС";

4) разрабатывает и утверждает внутренние стандарты и регламенты по защите информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС";

5) выделяет организационные, технические и иные ресурсы, необходимые для защиты информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС".

29. В рамках управления деятельностью по защите информации оператор ГИС КО "ЕАИС":

1) разрабатывает и планирует мероприятия и меры по защите информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС";

2) проводит мероприятия и принимает меры по защите информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС";

3) проводит оценку состояния защиты информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС";

4) совершенствует мероприятия и меры по защите информации серверного сегмента ГИС КО "ЕАИС".

30. Для удаленного подключения пользователей ГИС КО "ЕАИС" к ГИС КО "ЕАИС" посредством общедоступных телекоммуникационных сетей, применяются дополнительные меры защиты информации, включающие в себя туннелирование канала связи с шифрованием потока данных и криптоалгоритмы, предусмотренные национальными стандартами Российской Федерации.

31. Уполномоченный орган в пределах своей компетенции осуществляет контроль за обеспечением уровня защиты информации, содержащейся в ГИС КО "ЕАИС", в рамках чего имеет право:

1) запрашивать и получать у оператора ГИС КО "ЕАИС" и оператора инфраструктуры сведения в отношении текущего состояния защиты ГИС КО "ЕАИС" и материалы по организации системы защиты информации ГИС КО "ЕАИС";

2) вносить предложения оператору ГИС КО "ЕАИС" и оператору инфраструктуры по совершенствованию принимаемых оператором ГИС КО "ЕАИС" и оператором инфраструктуры мер по обеспечению защиты информации ГИС КО "ЕАИС".

32. Под взаимодействием ГИС КО "ЕАИС" с иными информационными системами и ресурсами понимается получение, размещение и использование в ГИС КО "ЕАИС" информации, содержащейся в иных информационных системах и ресурсах, а также предоставление в иные информационные системы и ресурсы содержащейся в ГИС КО "ЕАИС" информации.

33. ГИС КО "ЕАИС" осуществляет взаимодействие со следующими информационными системами:

1) ЕСИА;

2) ГИСГМП.

34. Взаимодействие с информационными системами, указанными пункте 33 Положения, осуществляется по защищенным каналам связи, обеспеченным средствами криптографической защиты информации программно-аппаратного комплекса ViPNet Coordinator HW и по закрытым каналам связи с применением SSLYTLS шифрования.

35. Участники информационного взаимодействия ГИС КО "ЕАИС" несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе за:

1) неправильное или ненадлежащее исполнение требований по работе с информацией ограниченного доступа в ГИС КО "ЕАИС";

2) разглашение и (или) передачу третьим лицам сведений, паролей доступа к данным (включая компрометацию криптографических ключей);

3) утрату, несанкционированное уничтожение, изменение, исправление сведений, данных и материалов, размещенных в ГИС КО "ЕАИС";

4) совершение иных неправомерных действий (бездействия), повлекших причинение ущерба.