Что делать работодателю, когда сотрудники регулярно срывают дедлайны

Елена Кожемякина

Управляющий партнер юридической компании BLS

специально для ГАРАНТ.РУ

Нарушение сроков выполнения задачи – частое основание для применения дисциплинарного взыскания. Однако сотрудник может оспорить это в суде, заявив, что просто не хватило времени и в проступке не было его вины. Когда дело доходит до суда, перед компанией встает сложная задача – доказать, что работнику были поставлены адекватные сроки для выполнения задачи. Рассмотрим на конкретном примере, что и как можно сделать организации в таком случае.

Суть конфликта

После успешного прохождения испытательного срока бухгалтер по авансовым отчетам начала игнорировать поручения руководителя и нарушать дедлайны. Она оправдывала это тем, что на нее "повесили" слишком много работы, и она не успевает. Компания видела ситуацию иначе: сотрудница регулярно не выполняла задачи в срок, к тому же с ощутимыми последствиями. Например, из-за подобных нарушений расходы других работников возмещались с большим опозданием.

Работодатель несколько месяцев безуспешно пытался вести диалог с бухгалтером по поводу плохих результатов, но не фиксировал проступки. Когда спустя несколько месяцев ситуация не изменилась, у работодателя не осталось другого выхода, как начать использовать возможности трудового законодательства. Компания вынесла работнице сразу четыре дисциплинарных взыскания за 5 недель. Сотрудница посчитала это оказанием давления на нее с целью увольнения. Она подала исковое заявление об оспаривании всех дисциплинарных взысканий в Раменский городской суд Московской области. В письменных объяснениях и в исковом заявлении бухгалтер утверждала, что работодатель умышленно нагрузил ее работой и поставил нереальные сроки.

Сроки выполнения задач как "серая зона"

© jilapong / Фотобанк 123RF.com

Работодателю приходится крайне непросто в ситуациях, когда работник заявляет в суде о том, что руководитель "перегрузил" его задачами. Суду всегда легче принять решение в пользу сотрудника: компании необходимо предоставить весомые доказательства, что данные обвинения неправомерны. В случаях, когда работник жалуется на невыполнимый объем работ, на помощь работодателю может прийти нормирование труда, которое фирма вправе установить для различных должностей локальными нормативными актами (ст. 159 Трудового кодекса). С одной стороны, нормирование труда позволяет с легкостью решать конфликтные кейсы и может быть использовано в качестве доказательства в суде. С другой стороны, это эффективный инструмент управления рабочим временем сотрудников, который при правильном использовании позволяет повысить производительность труда.

Однако наличие документов по нормированию труда – достаточно редкое явление: как правило, у работодателей нет в арсенале таких документов. В этой ситуации суду сложно оценить, сколько объективно требуется времени на выполнение той или иной задачи, и любое утверждение работодателя о том, что сроки были реалистичными, может быть расценено как субъективное.
Как в случае отсутствия норм труда в компании доказать в суде, что у работника действительно имелась возможность выполнить все задачи? Нам как юристам в трудовом праве пришлось использовать сразу несколько нестандартных решений: делимся алгоритмом, как мы доказывали, что дисциплинарные взыскания были вынесены справедливо.

Использование типовых нормативов

Чтобы доказать, что у сотрудницы было достаточно времени на выполнение задач, мы использовали типовые нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету, а именно:

• Типовые нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях. ШИФР 14.08.01 (утв. ФГБУ "НИИ ТСС" Минтруда России 7 марта 2014 г. № 003);
• Межотраслевые нормы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, а также на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве (разработаны Центральным бюро нормативов по труду Всесоюзного центра производительности Госкомтруда СССР, 1991 г.).

Хотя эти нормативы изначально предназначены для государственных учреждений, организация могла руководствоваться ими при распределении нагрузки между работниками. Об этом было сказано во внутренних документах компании, где главному бухгалтеру было рекомендовано использовать данные нормативы в целях определения затрат рабочего времени для работников бухгалтерии. Соответственно, руководитель при распределении рабочей нагрузки ставил задачи работнице с учетом приведенных нормативов.

Также в одном из пунктов должностной инструкции работника бухгалтерии содержалось требование "...при исполнении обязанностей знать и руководствоваться законодательством о бухгалтерском учете и иными нормативными актами, связанными с ведением бухгалтерского учета". Этот пункт должностной инструкции в широком смысле включает также и указанные нормативы, которые должны быть известны работнице как лицу, который занимается бухгалтерским учетом.

В суде важную роль играет наглядность доказательств. Поэтому мы не просто сослались на указанные нормативы, а показали на их основе расчеты нагрузки работницы в период, когда выносились дисциплинарные взыскания. Так, за апрель сумма рабочих задач сотрудницы составила 147,95 рабочих часов из 160 рабочих часов, а в мае – 99,6 рабочих часов из 152, рассчитанных с учетом праздников и отпусков. Получается, нагрузка на работницу как минимум не превышала количество рабочих часов, и, скорее, говорит о неправильном использовании рабочего времени самим сотрудником.

Сместили фокус с претензий к компании на вину работника

Вопрос о наличии времени на выполнение задачи – это, прежде всего, вопрос о наличии вины в проступке. Главное в защите вынесенных дисциплинарных взысканий — доказать суду, что работник знал, что нужно было сделать, но не сделал этого. Если сотрудник ссылается на другие приоритеты в своих объяснениях, то этот аргумент тоже необходимо оспаривать в суде.

Например, одно из дисциплинарных взысканий было вынесено работнице за нарушение сроков предоставления руководителю аналитики по подотчетным лицам. Сроки этой задачи зафиксированы в локальных нормативных актах компании: 15-е число каждого месяца включительно, следующего за отчетным. В то же время, аналитика за февраль была предоставлена руководителю с опозданием на 1 день, т. е. 16 марта, аналитика за март – с опозданием на 2 дня, т. е. 17 апреля. Нарушение сроков производилось работницей неоднократно. В письменных объяснениях работница указала, что знала о сроках, но не смогла их соблюсти из-за наличия других задач.

Вот какую логику доказательств мы выстроили в суде, чтобы доказать наличие вины работника в проступке. Во-первых, обязанности были закреплены в должностной инструкции – соответственно, бухгалтер о них знала. Во-вторых, вина сотрудницы была установлена, так как она не отрицает факта нарушения сроков. В-третьих, это нарушение привело к значительным последствиям для компании, которые также были учтены при вынесении дисциплинарного взыскания: например, в одном из случаев произошла существенная задержка по выплатам подотчетных средств сотрудникам компании. Что же касается доводов работницы о нехватке времени на выполнение задачи, то в свете расчетов ее нагрузки они выглядели нерелевантными для суда.

Подтвердили отсутствие давления на работника

Часто заявления работника о том, что работодатель чрезмерно загружает его задачами и выносит дисциплинарные взыскания за их невыполнение, сопровождаются обвинениями в принуждении к увольнению. И хотя вынесение дисциплинарных взысканий само по себе не может рассматриваться как инструмент давления на работника, данный кейс осложняется тем, что работодатель вынес сразу четыре дисциплинарных взыскания за короткий период в 5 недель. Несмотря на то что о давлении заявляет работник, бремя доказывания отсутствия давления ложится именно на работодателя. В данном кейсе суд также обратился к ответчику с требованием предоставить доказательства, что давления на сотрудника не было.

Наша стратегия заключалась в том, чтобы показать, что условия труда работницы ничем не отличаются от условий для других сотрудников. Мы обратили внимание, что в период вынесения дисциплинарных взысканий работница запрашивала один день выходного и неделю отпуска, не предусмотренные графиком отпусков. Работодатель пошел работнице навстречу, хотя не был обязан делать это по законодательству, и удовлетворил ее запрос.

При этом работодателем не производилось дискриминация работника в сфере оплаты труда. Заработная плата была такой же, как и у коллег, а квартальная премия начислялась в полном размере. Также на время суда работница продолжала работать в компании: если бы у работодателя была цель уволить сотрудницу за виновные действия, он бы уже это сделал, но руководители организации предпочитают дать работнику возможность исправить отношение к труду. Этими фактами мы продемонстрировали, что у работодателя не было никакого особого отношения к бухгалтеру – кроме вынесения дисциплинарных взысканий за нарушения должностных обязанностей.

Перечисленных доказательств хватило суду, чтобы оставить в силе три дисциплинарных взыскания из четырех. Это решение также выстояло в апелляционной инстанции. Отмена одного взыскания была обусловлена нарушением сроков его применения компанией: за основу был взят продолжительный период, который не полностью укладывался в месячный срок применения взыскания с момента его обнаружения. Когда речь идет о прямом нарушении процедуры – такое нарушение однозначно дает суду основание отменить взыскание, и в этом случае исправить ситуацию на этапе суда уже невозможно.

Провели независимое исследование

Во время судебного процесса по оспариванию дисциплинарных взысканий женщина продолжала работать в компании. К сожалению, ее отношение к труду не менялось: бухгалтер по-прежнему нарушала сроки выполнения задач. Уже при нашем сопровождении сотруднице было вынесено еще два дисциплинарных взыскания, а после и третье взыскание в виде увольнения. Мы предложили ей альтернативу – соглашение сторон, но она отказалась. Понимая высокую вероятность последующего оспаривания увольнения, мы заранее подготовили дополнительное доказательство того, что у сотрудницы отсутствовали переработки и повышенная нагрузка в течение рабочего дня.

Чтобы показать непредвзятость работодателя и желание разобраться в ситуации, мы провели исследование нагрузки на работника при помощи сторонней организации, чтобы ни у сотрудника, ни у суда не возникло сомнений в объективности работодателя. Стаффинговая компания провела исследование "Фотография рабочего дня (ФДР)" работников бухгалтерии – это специальный метод изучения рабочего дня посредством точного наблюдения за сотрудником с последующей фиксацией всех его действий. В отчете по его итогам указывается, как сотрудник распределяет рабочие часы и какие задачи занимают больше всего времени.

Как выглядел рабочий день сотрудницы

Таблица из исследования "Фотография рабочего дня".

Исследование подтвердило, что переработки у работницы отсутствуют и нагрузка в течение дня соответствует нормативам и требованиям к другим сотрудникам отдела. Мы были правы, и работница действительно обратилась в суд с последующим оспариванием увольнения за виновные действия. Наряду с решениями судов по оспариванию дисциплинарных взысканий в пользу работодателя, исследование стало еще одним дополнительным доказательством того, что у истца было время на выполнение всех рабочих задач. В итоге, позиция ответчика выглядела настолько убедительно в суде, что у нас получилось выиграть суд по оспариванию увольнения всего за одно судебное заседание: Головинский районный суд г. Москвы вынес решение в пользу компании. 

Памятка: как выстроить процессы, чтобы избежать отговорок про отсутствие времени

Ситуации, в которых сотрудники оправдывают невыполнение планов и поставленных задач "отсутствием времени", становятся все более распространенными: но часто это не более чем манипуляция со стороны работника. Вот меры, которые может предпринять работодатель, чтобы обезопасить себя от обвинений сотрудников в чрезмерной нагрузке.

Конкретизировать локальные нормативные акты

• Составьте юридически значимые должностные инструкции, которые смогут послужить доказательством вины работника в случае необходимости.
• Установите нормы труда и сроки выполнения задач для разных категорий сотрудников.
• Выстройте систему применения дисциплинарных взысканий, чтобы избежать нарушений процедуры и снизить риски оспаривания взысканий в суде.

Контролировать рабочее время и нагрузку

• Ведите учет рабочего времени и анализируйте загруженность сотрудников.
• Фиксируйте переработки, командировки, дополнительные поручения, чтобы эта информация была под рукой, если понадобится.
• Используйте инструменты для отслеживания нагрузки, например, трекеры и табели.

Вести прозрачную коммуникацию

• Выстраивайте понятную систему оценки работы сотрудников. Для этих целей можно использовать аттестацию: этот инструмент трудового законодательства даст возможность мотивировать результативных сотрудников через установление надбавок и расстаться на законных основаниях с теми, кто показывает низкую эффективность работы.
• Если объем задач растет, документируйте этот процесс, например, через дополнительные соглашения или оформление совмещения.
• Поддерживайте здоровый баланс нагрузки, чтобы избежать обвинений сотрудников.