Новости и аналитика Важная тема Электронный документооборот: оптимизация бизнес-процессов компании

Электронный документооборот: оптимизация бизнес-процессов компании

Разделы:

Владельцы компаний рассматривают различные способы оптимизации бизнес-процессов, и в этом существенно помогает переход на электронный документооборот (далее – ЭДО). В настоящее время ЭДО находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через Интернет, и участие в электронных аукционах.

Участниками ЭДО являются юридические и физические лица (налогоплательщики), налоговые органы, операторы ЭДО (специальные операторы связи). В процессе ЭДО участники информационного взаимодействия обмениваются различными документами в электронном виде.

К документам, которые используются в ЭДО относятся накладные, счета-фактуры и другие документы, входящие в состав финансовой и налоговой отчетности, предоставляемой в электронном виде. Дополнением к отчетности может служить информационное сообщение о доверенности, которое представляет собой электронный документ (далее – ЭД), формируемый уполномоченным представителем плательщика для налогового органа и содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной уполномоченному представителю.

В число подтверждающих документов, которыми обмениваются участники ЭДО, входят:

– извещение о вводе, подтверждение даты отправки ЭД,

– уведомление об уточнении, извещение о получении, сообщение об ошибке,

– квитанция о приеме, уведомление об отказе.

Представитель компании, имеющий право подписи и принимающий участие в ЭДО, должен иметь соответствующую доверенность, подтверждающую это право. Вместе с отчетностью вышеназванный представитель компании отправляет сообщения о доверенности (электронную копию доверенности). Такая доверенность предоставляется в налоговые органы до представления налоговой декларации.

Так как ЭД содержат конфиденциальную информацию о налогоплательщике, они особым образом шифруются. Исключение составляют подтверждения даты отправки, извещения о получении и сообщения об ошибке – обмен ими происходит в открытом виде. Бывают ситуации, когда получатель не может самостоятельно расшифровать ЭД. В этом случае ему необходимо сформировать открытое сообщение отправителю с описанием выявленной ошибки.

На практике бывают случаи, когда налоговая инспекция не может расшифровать полученную от налогоплательщика отчетность. Налогоплательщику приходится предоставлять необходимые документы в обычном бумажном виде. Для компании это создает значительные проблемы, т. к. требует дополнительных временных и трудовых затрат. Если просто распечатать электронный документ, заверенный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП), то на нем не будет никаких отметок о том, что он ранее был подписан УКЭП. Поэтому все документы придется подписывать заново и проставлять печать компании на каждом из них. А если отчетность не сдана в налоговый орган вовремя, то налогоплательщику грозят внушительные штрафные санкции. Чтобы не оказаться в подобной ситуации, представителю компании следует заранее проверить, насколько ПО выбранного оператора ЭДО соответствует параметрам ПО налогового органа, проконсультировавшись у специалистов.

Заключение договора с оператором ЭДО

Оператор ЭДО – это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения ЭДО с использованием УКЭП (п. 1.2 приказа ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ "Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота").

Операторы ЭДО обеспечивают:

– возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления ЭДО с использованием УКЭП;

– защиту от фальсификации ЭД.

Основными функциями операторов ЭДО в рамках ЭДО с использованием УКЭП являются (п. 5.1 Временного положения):

– обеспечение гарантий выполнения требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками ЭДО с использованием УКЭП;

– обеспечение взаимодействия контрагентов (покупатель, продавец) при выставлении и получении ЭД в соответствии с требованиями Порядка № 50н (приказ Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. № 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи"), в утвержденных форматах;

– регистрация фактов обмена ЭД между продавцом и покупателем;

– обеспечение фиксации даты выставления (получения) ЭД и формирование подтверждения даты его выставления (получения);

– распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая СКЗИ, реализующие ЭДО в соответствии с требованиями нормативных актов;

– учет хозяйствующих субъектов (покупатель, продавец) в качестве участников информационного взаимодействия при выставлении и получении ЭД с использованием УКЭП и выдача соответствующих идентификационных реквизитов участников;

– доведение идентификационных реквизитов участников информационного взаимодействия при выставлении и получении ЭД с использованием УКЭД до контрагентов;

– доведение в электронном виде до налоговых органов сведений об учетных данных продавца (покупателя) в срок не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к ЭДО и по каждому факту внесения изменений в сведения о продавце (покупателе) (в том числе в сведения о сертификатах проверки УКЭД должностных лиц продавца (покупателя), фактах приостановления, возобновления и отзыва сертификатов) в соответствии с утвержденным форматом информационного сообщения об участнике ЭДО в соответствии с Порядком № 50н.

ЭД могут быть выставлены и получены через одного или нескольких операторов ЭДО при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи ЭД.

На сайте ФНС размещен реестр операторов, которые обеспечивают ЭДО между продавцом и покупателем (http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/ reestr_edo/).

Выбрав оператора ЭДО, нужно оформить и представить ему заявление об участии в ЭДО. В заявлении указываются следующие учетные данные:

– полное наименование организации;

– место нахождения организации;

– идентификационный номер налогоплательщика организации;

– сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;

– контактные данные организации;

– сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация.

Затем нужно подписать с оператором ЭДО договор или соглашение и получить у него идентификатор участника ЭДО и реквизиты доступа для подключения к системе.

Приобретение ПО

Программное обеспечение (ПО) компания может приобрести у операторов ЭДО, к компетенциям которых относятся распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая СКЗИ, реализующие ЭД в соответствии с требованиями нормативных актов. ПО может быть как отдельной программой, так и модулем, встраиваемым в популярные бухгалтерские программы.

Компания может приобрести ПО с переходом к нему исключительного права или только права на его использование (неисключительное право). Если ПО приобретено с переходом к компании исключительных прав, то его следует отражать в бухучете как нематериальный актив. Если исключительное право на программное обеспечение к компании не переходит, то объекта нематериального актива не возникает. При этом стоимость программного обеспечения учитывается в расходах компании.

Получение УКЭП

Все ЭД подписываются УКЭП с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

На основании Федерального закона от 2 июля 2013 г. № 171-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации" и отдельные законодательные акты Российской Федерации" с 1 июля 2013 г. вместо электронной цифровой подписи (ЭЦП) применяется УКЭП, а ЭЦП утрачивает силу.

Под УКЭП понимается электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

– создана с использованием средств электронной подписи;

– ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

– для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным на основании данного закона.

За получением УКЭП компании следует обратиться к организации, которая является удостоверяющим центром и входит в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России. Центр создает и выдает заявителям сертификаты ключей УКЭП, устанавливает сроки их действия, аннулирует их и ведет соответствующие реестры.

Как хранить ЭД

Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@ "Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (далее – Методические рекомендации), устанавливают обязанность хранения ЭД для всех участников информационного взаимодействия. Отправленные и принятые ЭД с УКЭП подлежат хранению в хранилище ЭД совместно с открытыми сертификатами электронных ключей подписи. Сроки хранения устанавливаются нормативными правовыми актами и приказами ФНС России. Программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать ЭД из хранилища ЭД, а также их выгрузку на внешние носители с заданными параметрами.

Копия доверенности, представленная налоговому органу в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) представителем налогоплательщика, сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения срока действия доверенности (п. 2.8 Методических рекомендаций).

Отправленные и принятые ЭД с УКЭП подлежат хранению в хранилище ЭД, совместно с соответствующими открытыми сертификатами электронных ключей подписи.

ЭД, перечисленные в п. 2.4 Методических рекомендаций, за исключением извещений о получении и сообщений об ошибке, хранятся в хранилище ЭД в сроки, установленные нормативными правовыми актами и приказами ФНС России.

Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище ЭД не менее шести месяцев по завершению процедуры документооборота.

Программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать ЭД из хранилища.

Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов (п. 4.1–4.5 Методических рекомендаций).

В налоговом законодательстве предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В соответствии с п. 2 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности УКЭП, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

При этом п. 3 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что субъект экономических отношений должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений.

Документы по теме:

– Приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ "Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота"

– Приказ Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. № 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи"

– Федеральный закон от 2 июля 2013 г. № 171-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации" и отдельные законодательные акты Российской Федерации"

– Приказ ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@ "Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи"

– Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

– НК РФ

О том, как выстраивается процесс обмена электронными документами с налоговыми органами и бизнес-партнерами, какие действия нужно предпринять в случае возникновения нештатной ситуации, какие плюсы и минусы следует учитывать при переходе на ЭДО, читайте далее.