Новости и аналитика Важная тема Электронный документооборот: оптимизация бизнес-процессов компании Наиболее интересные практические ситуации взаимодействия участников ЭДО

Наиболее интересные практические ситуации взаимодействия участников ЭДО

Разделы:

Ситуация 1

Электронный документооборот между кредитными организациями и налоговыми органами

В процессе организации электронного документооборота при работе с филиалами кредитная организация обратилась за разъяснениями в ФНС России по поводу сроков предоставления отчетности в электронном виде.

ФНС России рассмотрела обращение кредитной организации об электронном документообороте между филиалами банка и налоговыми органами.

В соответствии с п. 1.2 Положения Банка России 29 декабря 2010 № 365-П "О порядке направления в банк поручения налогового органа, решения налогового органа, а также направления банком в налоговый орган сведений об остатках денежных средств в электронном виде", поручения и решения налогового органа, а также сведения об остатках получают в электронном виде через Банк России те банки (филиалы банков), которые заключили с Банком России (в лице территориального учреждения Банка России) соглашение, содержащее условия о получении поручений и (или) решений налогового органа и (или) о направлении сведений об остатках.

Согласно информации, содержащейся в обращении, банк в настоящее время не завершил полностью перевод своих филиалов на электронный документооборот.

Таким образом, в случае, когда направление решений о приостановлении операций налогоплательщика-организации по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств и решений об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика-организации и переводов его электронных денежных средств в электронном виде не представляется возможным по объективным причинам (например, в случае не заключения банком соглашения с Банком России), налоговый орган может направить указанные решения в бумажном виде.

В отношении случаев поступления в банк указанных решений в электронном виде и на бумажном носителе следует отметить, что такая ситуация возможна только в одном случае, в случае неполучения налоговым органом подтверждения банка в электронном виде о приеме электронного документа (поручения налогового органа).

Такая возможность предусмотрена приказом ФНС России от 29 ноября 2011 г. № ММВ-7-6/901@ "О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения задачи "Передача в банки документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, и представление банками информации в налоговые органы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи", согласно которому в случае неполучения подтверждения банка в электронном виде о приеме электронного документа (в том числе и решения налогового органа), документ может быть направлен на бумажном носителе не позднее пяти рабочих дней после дня направления электронного документа. При этом поступившие в банк в электронном виде и на бумажном носителе решения налогового органа, содержащие полностью идентичную информацию и имеющие одинаковые реквизиты, по сути, являются одним и тем же документом.

ФНС России предлагает банку ускорить процесс заключения филиалами данной кредитной организации с Банком России (в лице территориального учреждения Банка России) соглашений, предусматривающих возможность осуществления электронного документооборота с налоговыми органами.

Информацию у банков в отношении организаций и ИП специалисты налоговых органов вправе запросить в следующих случаях: при проведении мероприятий налогового контроля; при вынесении решения о взыскании налога; при принятии решения о приостановлении операций по счетам; при принятии решения об отмене такого приостановления.

Во всех перечисленных случаях налоговые органы ограничены сроками, установленными законодательством по налогам и сборам. Так, например, мероприятия налогового контроля проводятся в рамках проведения налоговых проверок, имеющих конкретные сроки, установленные для их проведения. Решение о приостановлении операций налогоплательщика-организации по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств в случае непредставления этим налогоплательщиком-организацией налоговой декларации в налоговый орган принимается в течение 10 дней по истечении установленного срока представления такой декларации и отменяется решением налогового органа не позднее одного дня, следующего за днем представления этим налогоплательщиком налоговой декларации.

Таким образом, реализовать равномерное направление налоговыми органами электронных запросов в банк не представляется возможным (письмо Федеральной налоговой службы от 15 марта 2013 г. № АС-4-2/4447 "Ответ на обращение об электронном документообороте между кредитными организациями и налоговыми органами").

Ситуация 2

В учетной политике организации для целей исчисления НДС предусмотрено, что счета-фактуры, журналы учета и книги покупок и продаж ведутся в электронном виде. При этом не у всех контрагентов организации есть технические средства для организации электронного обмена счетами-фактурами. Может ли организация для себя составлять счет-фактуру в электронном виде, а для покупателя – на бумажном носителе в том случае, если у покупателя отсутствуют технические возможности для организации электронного документооборота?

Если нет согласия покупателя, а также отсутствует техническая возможность для организации электронного документооборота счетами-фактурами, продавец должен составить счет-фактуру на бумажном носителе в двух экземплярах: один – для себя, один – для покупателей, организация не вправе для себя составлять счет-фактуру в электронном виде.

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени), сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой.

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком. При организации электронного документооборота используются форматы электронных счета-фактуры (в том числе корректировочного), журнала его учета, книг покупок и продаж, утвержденные приказом ФНС России от 5 марта 2012 № ММВ-7-6/138@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде".

Как предусмотрено в п. 1.10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 № 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи", счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение специального оператора связи о получении файла счета-фактуры, и при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора.

Таким образом, выставление электронного счета-фактуры возможно только при наличии технических возможностей сторон сделки и взаимного волеизъявления сторон на организацию электронного обмена счетами-фактурами. При этом, закрепляя порядок составления счетов-фактур в электронной форме, а также электронного документооборота, НК РФ не предусматривает запрета на выставление бумажного экземпляра счета-фактуры покупателю, если электронный счет-фактура по каким-либо причинам не выставлялся.

Более того, в п. 4 Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" предусмотрено, что, в случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе организацией реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В ч. 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель, соответственно, регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ № 1137, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в ч. 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель, соответственно, регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

К тому же в соответствии с п. п. 1 и 2 Приложения № 5 к постановлению Правительства РФ № 1137 продавцы ведут книгу продаж, применяемую при расчетах по налогу на добавленную стоимость, на бумажном носителе либо в электронном виде. Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Таким образом, если нет согласия покупателя, а также отсутствует техническая возможность для организации электронного документооборота счетами-фактурами, продавец должен составить счет-фактуру на бумажном носителе в двух экземплярах: один – для себя, один – для покупателей.

Ситуация 3

ЭДО и ВЭД

Может ли налогоплательщик, занимающийся внешнеэкономическими операциями, предоставлять таможенные декларации в ФНС России в электронном виде?

Пунктом 3 ст. 80 НК РФ предусмотрено, что налогоплательщики вправе представить документы, которые должны прилагаться к налоговой декларации (расчету), в электронном виде.

ФНС России в письме от 5 октября 2011 № ЕД-4-3/16368@ "Об отдельных вопросах применения электронных документов" сообщила, что легитимно составленные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием ЭЦП являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Таким образом, представление в налоговый орган таможенных деклараций в электронном виде не должно иметь преференций по отношению к действующему порядку представления документов на бумажных носителях.

В существующем нормативно-правовом поле налогоплательщики для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки 0% по НДС формируют пакет документов в соответствии со ст. 165 НК РФ на бумажных носителях.

При этом практика делового оборота, в результате которого у налогоплательщика имеется в наличии необходимый пакет документов, выглядит следующим образом.

Налогоплательщик заключает с иностранным лицом контракт на поставку товаров.

Налогоплательщик осуществляет декларирование своего товара в таможенном органе РФ. При этом таможенный орган осуществляет выпуск товара в соответствующей таможенной процедуре, оформляет таможенную декларацию, на которой проставляет отметку "Выпуск разрешен". Данные, указанные в таможенной декларации, заносятся в АИС (автоматизированная информационная система) таможенных органов, а сам документ выдается налогоплательщику.

Налогоплательщик обеспечивает доставку товара соответствующим видом транспорта (в зависимости от условий поставки, оговоренных в контракте, организацией транспортировки может заниматься как любая из договаривающихся сторон, так и третье лицо, специально привлеченное на договорной основе). В результате перевозчик (экспедитор) передает налогоплательщику транспортные и товаросопроводительные документы первичного учета.

При пересечении границы Таможенного союза, таможенный орган в пункте пропуска, при оформлении разрешения на убытие товаров проставляет на транспортных, товаросопроводительных документах отметку "Вывоз разрешен". При этом данные о вывозе товара (дата, количество и т.д.) заносятся в АИС таможенных органов.

В соответствии с приказом ФТС России от 18 декабря 2006 № 1327 "Об утверждении порядка действий должностных лиц таможенных органов при подтверждении фактического вывоза товаров с таможенной территории Российской Федерации (ввоза товаров на таможенную территорию Российской Федерации)" по письменному запросу налогоплательщика, на приложенных ТД пограничный таможенный орган на основании сведений, имеющихся в АИС таможенных органов, проставляет дату и количество фактически вывезенных товаров, заверяет личной номерной печатью (ЛНП) и подписью (отметка "Товар вывезен").

Налогоплательщик одновременно представляет в налоговый орган налоговую декларацию по НДС и пакет документов в соответствии со ст. 165 НК РФ.

В зависимости от тех или иных особенностей осуществления налогоплательщиками внешнеэкономической деятельности алгоритм формирования пакета документов может варьироваться, сохраняя при этом общую концепцию.

Таким образом, таможенные органы проставляют соответствующие отметки (т.е. фактически заверяют информацию) как на ТД, так и на транспортных, товаросопроводительных документах.

В то же время разрешительным таможенным документом в указанном перечне является только ТД.

Следовательно, при представлении в налоговые органы таможенные декларации в электронном виде должны быть заверенные ЭЦП должностного лица таможни оформления, ЭЦП должностного лица таможенного поста на границе и ЭЦП самого налогоплательщика.

При проведении камеральных налоговых проверок налоговые органы осуществляют аналитические и контрольные мероприятия, направленные на установление правомерности применения налогоплательщиками налоговой ставки 0% по НДС. При этом исследуются и сопоставляются документы, представленные как самим налогоплательщиком, так и иные документы и информация, полученные налоговым органом у третьих лиц.

Таким образом, налоговые органы испытывают необходимость в получении достоверной и полной информации и сведений от таможенных органов, оформляющих таможенную декларацию и регистрирующих факт убытия товаров с таможенной территории Таможенного Союза.

В целях повышения качества и оперативности подтверждения налоговыми органами обоснованности применения налоговой ставки 0% по НДС, избежания большого объема взаимных запросов на бумаге, ФТС России и ФНС России заключили новое двухстороннее Соглашение о сотрудничестве служб (от 21 января 2010 № 01-69/1/ММ-27-2/1 "Соглашение о сотрудничестве Федеральной таможенной службы и Федеральной налоговой службы").

В соответствии с данным соглашением ФТС России централизованно представляет:

а) ежедекадно сведения об оформленных ТД;

б) ежемесячно сведения о фактически вывезенных товарах.

При этом, в настоящее время не в полном объеме передаются данные:

1) об оформленных таможенных декларациях (отсутствуют сведения, составляющие государственную тайну, например, 71 группа ТНВЭД – драгоценности);

2) сведения о фактически вывезенных товарах с таможенных постов на границе (менее 25%).

Введение электронного документооборота ТД потребует сопутствующие организационные мероприятия, например, таких как:

– Разработка электронных форматов документов. При этом электронные форматы ТД должны быть едиными для использования ФТС России и ФНС России;

– Стопроцентное представление таможенными органами сведений о фактически вывезенных товарах.

– Установления единого с ФТС России доверительного поля применения ЭЦП (письмо Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2011 г. № ЕД-20-3/1517 "Об использовании электронного документооборота при внешнеэкономической деятельности").

Документы по теме:

– Приказ ФНС России от 29 ноября 2011 г. № ММВ-7-6/901@ "О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения задачи "Передача в банки документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, и представление банками информации в налоговые органы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи"

– Положение Банка России 29 декабря 2010 № 365-П "О порядке направления в банк поручения налогового органа, решения налогового органа, а также направления банком в налоговый орган сведений об остатках денежных средств в электронном виде"

– Письмо Федеральной налоговой службы от 15 марта 2013 г. № АС-4-2/4447 "Ответ на обращение об электронном документообороте между кредитными организациями и налоговыми органами"

– Приказ ФНС России от 5 марта 2012 № ММВ-7-6/138@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде"

– Приказ Минфина России от 25 апреля 2011 № 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи"

– Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость"

– Письмо ФНС России от 5 октября 2011 № ЕД-4-3/16368@ "Об отдельных вопросах применения электронных документов"

– Приказ ФТС России от 18 декабря 2006 № 1327 "Об утверждении порядка действий должностных лиц таможенных органов при подтверждении фактического вывоза товаров с таможенной территории Российской Федерации (ввоза товаров на таможенную территорию Российской Федерации)"

– Письмо Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2011 г. № ЕД-20-3/1517 "Об использовании электронного документооборота при внешнеэкономической деятельности"

– НК РФ

 

Ольга Степанцева, www.garant.ru