(1).jpg)
Когда нужно формировать изменение решения о командировании
 |
| © vadymvdrobot / Фотобанк 123RF.com |
В продолжении темы "первички" по командировкам (см. новость от 25 апреля) считаем важным обратить внимание на особенности изменения сведений, утвержденных Решением о командировании (ф. 0504512).
В частности, для оформления изменения решения работодателя о направлении работника / подотчетного лица в служебную командировку на территории РФ для выполнения служебного задания/поручения и изменения расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой по ранее утвержденному Решению о командировании (ф. 0504512) с 2021 года применяется Изменение Решения о командировании (ф. 0504513).
Согласно Методуказаниям Изменение Решения (ф. 0504513) имеет три типа изменений:
- корректирующий – если меняются условия командирования, а именно меняются маршрут/место назначения и / или срок командирования;
- финансовый – если меняется итоговая сумма Решения о командировании (ф. 0504512) без изменения условий командирования;
- аннулирующий – если командировка отменена.
При этом норма о необходимости формирования Изменения Решения (ф. 0504513) исключительно до начала командировки не установлена. На наш взгляд, все зависит от причин и целей формирования данного документа – типа изменения.
Изменение Решения о командировании (ф. 0504513) | |
Тип изменения | Условия, причины, цели формирования документа |
Аннулирующий | В случае отмены командировки Изменение Решения (ф. 0504513) формируется до ее начала. Документ служит основанием для сторнирования ранее принятых обязательств на счетах санкционирования в связи с отменой командировки. |
Финансовый | Изменение Решения (ф. 0504513) оформляйте до начала командировки, если необходимо внести изменения в финансовую часть без изменений условий командирования. То есть неизменными остаются срок командировки и место назначения, однако сумму ранее утвержденных расходов нужно изменить. Например, до начала командировки выяснилось, что придется произвести расходы, отличные от нормативов: не удалось забронировать номер или приобрести билет соответствующей категории согласно нормативу, или же потребуется произвести дополнительные расходы, не предусмотренные Решением (ф. 0504512). Также до начала командировки может измениться способ обеспечения расходов.
НО! При возникновении незапланированных расходов или отклонений от ранее утвержденной Решением (ф. 0504512) суммы при нахождении сотрудника в командировке, то есть после ее начала, оформлять Изменение Решения (ф. 0504513) не требуется – если это не связано с условиями командирования (места и сроков командировки). Суммы перерасхода, произведенного подотчетным лицом в командировке, содержатся в реквизитах Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). В ситуации, когда фактические расходы отличаются от суммы, утвержденной Решением (ф. 0504512), такое превышение укажите в разделе 3 "Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов" Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). |
Корректирующий | Изменение Решения (ф. 0504513) рекомендуем оформлять в любом случае – как до начала командировки, так и по факту возвращения из нее, в случае, если необходимо внести изменения, связанные с условиями командирования, то есть когда меняется место и/или срок командировки. Если в процессе нахождения в командировке возникает необходимость увеличить ее срок (продолжительность) и/или изменить (добавить) место назначения, сформируйте Изменение Решения (ф. 0504513) не позднее даты составления Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
НО! формировать Изменение Решения (ф. 0504513) не требуется, если изменение маршрута и увеличение количества дней нахождения в командировке возникли по объективным причинам и связаны с временем нахождения в пути: например, задержка рейса, иного вида транспорта. Наличие отклонений расходов, фактически произведенных подотчетным лицом в командировке, от расходов, предусмотренных в соответствующем Решении (ф. 0504512), возникшими по объективным причинам, отражается в разделе 3 Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с обоснованием (документальным подтверждением) подотчетным лицом возникших отклонений |
.jpg)
.png)
