Централизация учета: учетная политика, архив, расчетные листки (часть 3)

belchonock / Depositphotos.com

В очередном репортаже об опыте централизации на примере ГКУ МО "Централизованная бухгалтерия Московской области" мы продолжаем рассматривать организационные вопросы, возникающие при создании ЦБ и ее взаимодействии с обслуживаемыми учреждения, а также пути решения этих задач.

Как утверждать учетную политику обслуживаемых централизованной бухгалтерий бюджетных и автономных учреждений, а также учетную политику для целей налогообложения? Возможно ли разработать одну учетную политику для всех БУ и АУ и предложить каждому руководителю учреждения утвердить ее?

Согласно п. 14 Стандарта "Концептуальные основы_", п. 7 и 8 Стандарта"Учетная политика, оценочные значения и ошибки" Единая учетная политика при централизации бухгалтерского учета казенных, бюджетных и автономных учреждений формируется централизованной бухгалтерией и утверждается руководителем ЦБ.

Учетная политика для целей налогообложения при централизации учета не может быть единой. В части налогового учета должна быть индивидуальной для каждого учреждения и формироваться с учетом специфики оказываемых им услуг и выполняемых работ, системы налогообложения, применяемой в рамках приносящей доход деятельности, и т.д.. При этом ЦБ может разрабатывать учетную политику для целей налогообложения совместно с обслуживаемыми учреждениями, но утверждать ее должен только руководитель учреждения.

Где хранить бумажные документы: в ЦБ или в учреждениях? Где хранить (резервировать) электронные документы? Как сдавать электронные документы в архив?

Оригиналы обработанных первичных документов текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в соответствии с требованиями Стандарта "Концептуальные основы", подшиваются и хранятся в обслуживаемом учреждении. Соответственно, ответственными за их хранение являются сотрудники обслуживаемого учреждения. При этом скан-копии документов хранятся в базе данных ЦБ, однако это не является электронным архивом!

Как доводить расчетные листки до работников обслуживаемых учреждений, чтобы не было претензий по сохранности персональных данных?

Есть несколько вариантов:

1. Работник учреждения лично получает расчетный листок в обслуживаемом учреждении у лица, ответственного за их выдачу. Такие полномочия закрепляются за этим лицом распорядительным документом руководителя учреждения.
2. Работник выписывает доверенность на право получения расчетного листка на другое лицо по его выбору. Доверенность заверяется в отделе кадров.
3. Работник заключает дополнительное соглашение к своему трудовому договору о получении расчетного листка на его личную электронную почту. В таком случае расчетный листок направляется из информационной системы на почту работнику.

При организации централизации в Московской области третий вариант является основным: расчетные листы отправляются из системы ГИС ЕИСБУ на личные электронные почты сотрудников. Кроме того, что такой способ позволяет исполнить требования трудового законодательства, он удобен и требует минимальных временных и трудовых затрат.