Хранение копий документов работников возможно только при соблюдении некоторых условий

billiondigital / Depositphotos.com

Управление Роскомнадзора по Тверской области ответило на вопрос о соблюдении требований законодательства о персональных данных при хранении работодателем копий документов в личных делах работников (письмо Управления Роскомнадзора по Тверской области от 18 апреля 2018 г. № 3075-69-09/69).

В ведомстве указали, что хранение копий документов работников возможно при соблюдении следующих условий:

• обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;
• обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.

Отметим, что на практике добиться соблюдения этих принципов при хранении копий документов работников довольно проблематично.

Условия обработки персональных данных – в "Энциклопедии решений" интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Перечень случаев, при которых допускается обработка (в том числе хранение) персональных данных, определен ст. 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон о персональных данных). Для большинства копий документов работников иных оснований для обработки персональных данных из упомянутого перечня, кроме согласия работника на такую обработку, не возникает. При этом в силу ст. 9 Закона о персональных данных согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Как разъясняет Роскомнадзор, это означает, что согласие должно содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных.

Иными словами, даже если работодатель хранит копии документов работника с его согласия, он должен указать конкретную цель хранения таких копий. Причем хранение копий не должно быть избыточным действием для достижения такой цели. В большинстве случаев, у работодателя в действительности отсутствует потребность в хранении копий документов работников. В такой ситуации их хранение даже с согласия работника нельзя признать правомерным (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. № Ф08-1921/14 и от 11 марта 2014 г. № Ф08-480/14, Пятнадцатого ААС от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/13, Семнадцатого ААС от 10 июня 2015 г. № 17АП-5329/15).