Как правильно организовать учет личных вещей сотрудников в бюджетной организации

В организациях бюджетной сферы нередко складывается ситуация, когда сотрудники приносят из дома личные вещи для использования на рабочем месте: чайник, микроволновку, обогреватель, ноутбук и пр. На первый взгляд, это бытовая мелочь, но для бухгалтерии и ревизоров – потенциальный источник проблем. Чтобы избежать неприятных моментов, необходимо грамотно организовать учет такого имущества.

Ключевым фактором для целей учета личного имущества сотрудников является определение права пользования им в учреждении. Подобные вопросы должны быть согласованы с руководителем и документально оформлены. Причем согласие работодателя должно быть продиктовано производственной необходимостью, а не желанием сотрудника пользоваться на рабочем месте своими вещами.

В нормативных актах прямо не указано, на каком счете следует учитывать личные вещи сотрудников. Организовать учет такого имущества можно по-разному. Выбор варианта будет зависеть от того, кем и как используются принесенные из дома материальные ценности.

Ситуация 1: сотрудник самостоятельно использует личное имущество для выполнения должностных обязанностей. В этом случае целесообразно оформить соглашение в соответствии с нормами ТК РФ и выплачивать компенсацию за использование. По согласованию с субъектом консолидации такое имущество может быть учтено на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" или дополнительно введенном забалансовом счете.

Ситуация 2: имущество сотрудника используется совместно в деятельности учреждения. Тогда возможно оформить отношения договором аренды или безвозмездного пользования и, соответственно, отразить полученное имущество согласно Стандарту "Аренда".

Таким образом, наши рекомендации сводятся к следующему:

• четко определить, кто фактически пользуется вещью: только ее владелец или имущество находится в совместном использовании;
• письменно зафиксировать разрешение на использование и принадлежность вещи сотруднику;
• при передаче имущества учреждению в пользование – оформить соответствующий договор и первичные документы;
• -акрепить в учетной политике порядок документального оформления и контроля таких вещей, если учреждению необходимо отслеживать их наличие и сохранность.

Не за горами годовая инвентаризация, а многие учреждения уже начали сверку имущества. Поэтому советуем уделить внимание наличию личного имущества сотрудников в учреждении, оценить реальную потребность в нем и при необходимости оформить его использование одним из предложенных выше способов. Только в этом случае у ревизоров не возникнет претензий к бухгалтерии.

Если же по результатам инвентаризации выявится личное имущество сотрудников, которое не используется в деятельности учреждения, до его возврата правообладателю оно может быть принято к учету как имущество, принятое на хранение, на забалансовый счет 02 "Материальные ценности на хранении".