Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО ''СБЕР А". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО ''СБЕР А". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
.png)
Смена главного бухгалтера может выявить налоговые риски, накопившиеся за предыдущие периоды: неподтвержденные расходы, спорные вычеты по НДС, ошибки в декларациях и неисполненные требования ФНС России. Передача бухгалтерской базы и документов новому специалисту не подтверждает правильность ранее принятых налоговых решений. Поэтому при смене главного бухгалтера важно оценить не только полноту передачи дел, но и состояние налоговых обязательств компании.
Как правильно передать дела, нужно ли проводить независимую налоговую проверку, что проверить до увольнения одного из ключевых лиц компании – на эти и другие вопросы отвечаем в статье.
Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ведение бухучета и хранение бухгалтерских документов организуются руководителем экономического субъекта.
Непосредственное ведение учета может быть поручено главному бухгалтеру, другому должностному лицу или передано внешнему исполнителю. Однако налогоплательщиком остается сама организация. Именно она обязана правильно исчислять и уплачивать налоги, представлять отчетность и подтверждать правомерность заявленных вычетов и расходов.
Если после увольнения бухгалтера обнаружится занижение налоговых обязательств, компании необходимо оценить порядок исправления ошибок независимо от того, кто их допустил. Возможная персональная ответственность бывшего бухгалтера определяется отдельно, с учетом его полномочий, обязанностей, конкретных действий и применимых норм законодательства. При этом собственник бизнеса и руководитель юридического лица не всегда являются одним человеком, поэтому автоматически возлагать на учредителя обязанности и ответственность руководителя неправильно.
Кадровая смена не обнуляет налоговую историю организации. Кроме того, новый бухгалтер не обязан проводить полную проверку налоговых решений предшественника только в силу назначения на должность. Если его задача заключается в ведении текущего учета, спорные операции прошлых лет могут остаться без внимания. Поэтому оценку налоговых рисков целесообразно рассматривать как самостоятельную управленческую задачу.
Положительное или нулевое сальдо единого налогового счета (ЕНС) не означает, что все налоги были исчислены правильно. Организация могла своевременно перечислить суммы, отраженные в декларациях, но сами декларации могли содержать ошибки. Поэтому необходимо проверить соответствие налоговой отчетности данным регистров и документам, на основании которых рассчитывались налоги.
Существенные расхождения между налоговыми декларациями и учетными данными требуют объяснения. Они не всегда свидетельствуют о нарушении, поскольку могут быть обусловлены особенностями бухгалтерского и налогового учета. Состояние ЕНС отражает расчеты с бюджетом, но само по себе не подтверждает правильность определения налоговой базы.
Для организаций, применяющих общую систему налогообложения, это одно из наиболее значимых направлений проверки.
Например, компания несколько лет сотрудничала с подрядчиком, получала от него документы и заявляла расходы и вычеты по НДС. После смены бухгалтера выяснилось, что договоры и акты сохранились, но доказательств фактического выполнения отдельных работ недостаточно. Это еще не означает неправомерность налоговой выгоды. Однако при налоговом контроле компании может потребоваться подтвердить содержание, объем и фактическое исполнение спорных операций.
Статья 54.1 НК РФ предусматривает ограничения на уменьшение налоговой базы и суммы налога при наличии установленных законом обстоятельств, в том числе связанных с искажением сведений о фактах хозяйственной жизни. При этом нарушения налогового законодательства контрагентом или отдельные недостатки в оформлении документов сами по себе не являются безусловным основанием для отказа в расходах и вычетах.
Задача проверки заключается в оценке обоснованности налоговой позиции компании и доказательств, которыми она подтверждается.
Особого внимания требуют крупные сделки с поставщиками и подрядчиками, а также операции, по которым заявлены значительные расходы и вычеты по НДС. Важно проверить фактическое исполнение обязательств и наличие подтверждающих документов. Формальная проверка контрагента по открытым реестрам не заменяет анализа самой сделки. При этом нарушения контрагента сами по себе не являются основанием для отказа в налоговой выгоде (ст. 54.1 НК РФ).
Отдельно следует проверить правильность исчисления НДФЛ и страховых взносов, особенно при работе с физическими лицами по договорам ГПХ и самозанятыми. Если фактические отношения отличаются от условий договора, это может повлечь переквалификацию отношений и дополнительные налоговые обязательства.
Если деятельность осуществляется через несколько юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, целесообразно оценить, соответствует ли существующая структура фактической организации бизнеса и имеет ли самостоятельные деловые основания.
Само по себе наличие взаимозависимых компаний не является нарушением. Налоговые риски возникают при наличии обстоятельств, свидетельствующих о неправомерном уменьшении налоговых обязательств, в том числе за счет искусственного разделения единой деятельности.
Делать выводы о дроблении бизнеса исключительно на основании организационной структуры недопустимо.
Требования о представлении документов, запросы пояснений и другие сообщения налоговой службы часто поступают через оператора электронного документооборота или личный кабинет налогоплательщика.
При этом руководитель может не располагать полной информацией о поступивших требованиях, сроках их исполнения и представленных ответах. После увольнения бухгалтера незавершенные вопросы могут остаться без ответственного исполнителя.
Налоговое законодательство предусматривает обязанности по представлению документов и сведений, а также ответственность за их неисполнение в установленных случаях. Поэтому при передаче дел необходимо установить:
Особенно внимательно следует относиться к ситуациям, когда у компании уже есть претензии налоговой инспекции или проводится мероприятие налогового контроля.
Передача незавершенной переписки с ФНС России должна стать одним из приоритетных этапов смены главного бухгалтера. При этом сроки исполнения требований необходимо контролировать по правилам, установленным законодательством, а не только по уведомлениям, поступающим на электронную почту.
Для подтверждения правомерности вычетов, расходов и налоговых расчетов компании необходимо сохранять документы и сведения, на которых основана ее отчетность. Поэтому важно убедиться, что бухгалтерская база, электронные архивы и необходимые учетные записи находятся под контролем организации, а не исключительно бывшего сотрудника.
Например, база может размещаться в облачном сервисе, оформленном на личный аккаунт бухгалтера, а электронный архив документов быть доступен только через его персональную учетную запись. Потеря доступа к таким сведениям может существенно осложнить подтверждение налоговых обязательств и хозяйственных операций.
До увольнения необходимо проверить наличие резервных копий, возможность восстановления данных, доступ к налоговой отчетности, электронным архивам и подтверждениям ее представления. Акт приема-передачи фиксирует состав переданных документов и сведений, но не подтверждает правильность налоговых решений прошлых периодов.
По общему правилу ст. 80 ТК РФ, работник вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, письменно предупредив работодателя не позднее чем за две недели, если иной срок не предусмотрен законом. Работодатель не вправе задерживать увольнение из-за незавершенной передачи дел.
Согласно ст. 140 ТК РФ, окончательный расчет с работником производится в установленные законом сроки. Отсутствие подписанного акта приема-передачи само по себе не является основанием для задержки выплат. Трудовой кодекс РФ не устанавливает отдельной универсальной процедуры передачи дел главным бухгалтером. Соответствующие трудовые обязанности и организационный порядок целесообразно заранее закреплять в трудовом договоре, должностной инструкции и локальных нормативных актах.
Начинать передачу документов и проверку незавершенных налоговых вопросов следует сразу после получения заявления об увольнении. Если отдельные документы или сведения получить не удалось, необходимо зафиксировать их отсутствие и определить порядок восстановления.
При смене внешней бухгалтерской организации порядок передачи дел регулируется прежде всего условиями гражданско-правового договора. Необходимо проверить порядок возврата документов, передачи учетных баз, электронных архивов, прекращения полномочий представителя и исполнения незавершенных обязательств. При этом передача ведения учета внешнему исполнителю не освобождает налогоплательщика от обязанностей, предусмотренных НК РФ.
При увольнении главного бухгалтера необходимо проверить полномочия, на основании которых сотрудник подписывал документы и взаимодействовал с налоговыми органами.
С 1 сентября 2024 года при электронном взаимодействии с использованием квалифицированной электронной подписи представитель организации в общем случае использует КЭП физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
При прекращении полномочий бухгалтера следует проверить действующие доверенности и оформить их отмену в установленном порядке. Согласно ст. 188 ГК РФ, увольнение сотрудника само по себе не является самостоятельным основанием прекращения доверенности. Удаление учетной записи бухгалтера из программы также не означает автоматической отмены МЧД. Для этого необходимо использовать предусмотренный порядок отмены доверенности и проверить соответствующие сведения в информационной системе или реестре.
Отдельного внимания требует электронная подпись руководителя. Если бухгалтер имел доступ к закрытому ключу электронной подписи директора, необходимо оценить, не была ли нарушена конфиденциальность ключа. При наличии оснований полагать, что ключ скомпрометирован, необходимо прекратить его использование, обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия сертификата и обеспечить оформление нового. Передавать личный ключ электронной подписи одного сотрудника другому вместо оформления собственных полномочий нельзя.
При увольнении бухгалтера необходимо проверить и при необходимости обновить контактный телефон и электронную почту в личном кабинете ФНС России и у оператора ЭДО. Если уведомления продолжают поступать на контакты бывшего сотрудника, компания может несвоевременно узнавать о новых требованиях и сообщениях налогового органа.
Новый ответственный специалист должен иметь возможность получать документы, контролировать налоговую переписку и своевременно направлять ответы. Также следует проверить банковские полномочия бывшего бухгалтера, включая возможность создания, подписания и подтверждения платежных документов.
Прежде чем направлять уточненную декларацию, необходимо установить характер ошибки, период ее возникновения и влияние на налоговые обязательства. Расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом могут иметь объективные причины и не всегда свидетельствуют о занижении налога. Согласно п. 1 ст. 81 НК РФ, при обнаружении в поданной декларации ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения и представить уточненную декларацию.
Если ошибки не привели к занижению налога, представление уточненной декларации, как общее правило, является правом налогоплательщика. Условия освобождения от ответственности необходимо оценивать отдельно. В частности, подп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ предусматривает возможность освобождения от ответственности при соблюдении установленных условий, включая представление уточненной декларации до определенного момента и наличие на момент ее представления достаточного положительного сальдо ЕНС, покрывающего недостающую сумму налога и соответствующие пени.
Исправление налоговой отчетности без анализа обстоятельств и правовых последствий может создать дополнительные риски, особенно если налоговый орган уже проводит контрольные мероприятия в отношении соответствующих операций или периодов.
Смена главного бухгалтера сама по себе не требует проведения масштабного налогового аудита. Если в компании налажен внутренний контроль и регулярно проверяются налоговые обязательства, дополнительная проверка может носить выборочный характер.
Однако независимая оценка целесообразна, если:
Объем проверки следует определять с учетом характера выявленных обстоятельств и возможных налоговых последствий. Не всегда необходимо анализировать всю бухгалтерию за несколько лет. Иногда достаточно начать с отдельных налоговых обязательств, крупных операций или конкретных спорных вопросов. При этом предварительная консультация и полноценная документальная проверка решают разные задачи. Для установления нарушений, расчета потенциальных доначислений и подготовки правовой позиции может потребоваться отдельный углубленный анализ.
При смене главного бухгалтера важно убедиться, что:
Смена главного бухгалтера не является самостоятельным основанием для проведения налоговой проверки и не свидетельствует о наличии нарушений. Однако она позволяет выявить недостатки внутреннего контроля и своевременно оценить потенциальные налоговые риски.
Главный результат передачи дел заключается не только в сохранении документов и учетных баз, но и в обеспечении контроля над налоговыми обязательствами, решениями прошлых периодов и взаимодействием с ФНС России. Такой подход позволяет снизить вероятность того, что ошибки прежнего бухгалтера обнаружатся уже после возникновения налоговых претензий.
