Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Екатерина Добрикова, Наталья Ключевская

© mars58 / Фотобанк Фотодженика

Ежегодный оплачиваемый отпуск работника может быть заменен на денежную компенсацию только в двух случаях – если у увольняемого сотрудника остались неиспользованные отпуска или если речь идет о замене денежной выплатой части отпуска, превышающей 28 календарных дней (ст. 126-127 Трудового кодекса). Рассмотрим обе эти ситуации подробнее.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Стоит отметить – несмотря на то, что право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), сотрудник, проработавший в компании менее полугода, все равно имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска. Об этом говорит многочисленная судебная практика – см, например, Определение СК по гражданским делам Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 25 января 2022 г. по делу № 8Г-21450/2021[88-332/2022-(88-24717/2021)], Апелляционное определение СК по гражданским делам Красноярского краевого суда от 5 апреля 2023 г. по делу № 33-4229/2023, Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Крым от 16 июня 2021 г. по делу № 33-5514/2021, Письмо Роструда от 31 октября 2008 г. № 5921-ТЗ, Письмо Роструда от 23 июня 2006 г. № 944-6. При этом, как разъяснил Минтруд России в своем Письме от 25 января 2021 г. № 14-2/ООГ-521, компенсации при увольнении подлежат неиспользованные отпуска за все годы работы работника независимо от основания его увольнения. Не имеет значения и категория, к которой относится работник, – денежную компенсацию могут получить при увольнении и совместители, и работники, принятые по срочному трудовому договору, и работники на испытательном сроке, и те, кто уволен по инициативе работодателя, в том числе за прогул или иной дисциплинарный проступок и т. п.

Отметим, в отличие от компенсации в случае замены ею части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежная компенсация за неиспользованные отпуска при увольнении не содержит исключений. Она положена в любом случае – даже если речь идет о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях. Прямая оговорка об этом имеется в ч. 3 ст. 126 ТК РФ.

Также следует учитывать позицию Конституционного Суда Российской Федерации, который в своем Постановлении от 25 октября 2018 г. № 38-П разъяснил, что ТК РФ не устанавливает никаких ограничений по сроку реализации права работника на компенсацию за неиспользованные отпуска. Поэтому даже если работодатель не выплатил компенсацию непосредственно при увольнении, работник вправе взыскать ее через суд независимо от того, сколько времени прошло с момента окончания рабочего года, за который должен был быть предоставлен неиспользованный отпуск. В суд необходимо обратиться в установленный срок, который исчисляется с момента прекращения трудового договора. В случае невыплаты или неполной выплаты указанной денежной компенсации работник имеет право обратиться в суд в пределах установленного законом срока – в настоящее время на такие случаи распространяется специальный процессуальный срок, определенный ч. 2 ст. 392 ТК РФ, который составляет один год со дня установленного срока выплаты соответствующих денежных сумм, в рассматриваемом случае – один год со дня прекращения трудового договора.

Причитающуюся работнику сумму работодатель должен выплатить в день увольнения, а если в этот день сотрудник не работал, то – не позднее следующего дня после предъявления им соответствующего требования (ст. 140 ТК РФ).

Чтобы рассчитать положенную работнику компенсацию, можно действовать следующим образом:

Определить каждый рабочий год сотрудника, за который ему положен отпуск. Здесь нужно учитывать, что ежегодный отпуск предоставляется не за календарный год (с 1 января по 31 декабря), а за рабочий год конкретного сотрудника. Например, если гражданин устроился на работу 20 января, то рабочим годом будет считаться период с 20 января года трудоустройства по 19 января следующего года.

Определить количество положенных сотруднику дней отпуска за каждый месяц с учетом его стажа.

Напомним, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения зарплаты в пределах не более 14 календарных дней в течение рабочего года;
• период приостановления трудового договора в связи с призывом по мобилизации и т. п. (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

Но есть и периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на отпуск. К ним относятся: время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы, например, если он появился на работе в состоянии алкогольного опьянения, не прошел обязательный медосмотр или отказался использовать индивидуальные средства защиты (ст. 76 ТК РФ); время отпусков по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. В этих случаях рабочий год "удлиняется" на указанные периоды.

Вместе с тем право на полный отпуск имеют не только работники, которые проработали полный рабочий год, но и сотрудники:

• проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск;
• проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации предприятия или учреждения или отдельных его частей, сокращения штата или работ, реорганизации или временной приостановки работ, поступления на военную службу и т. д. (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Во всех остальных случаях работникам положен отпуск, пропорциональный отработанному стажу. Например, если сотруднику установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, за каждый месяц стажа он имеет право на 2,33 календарных дня отпуска (28 дней : 12 месяцев).

Таким образом, количество положенных работнику дней отпуска можно определить по следующей формуле:

О = Е : 12 х С, где
О – количество положенных работнику дней отпуска;
Е – общая продолжительность отпуска;
С – количество месяцев отпускного стажа.

При этом в отношении работников, заключивших срочный трудовой договор до 2 месяцев, и работников, занятых на сезонных работах, действует специальное правило относительно количества дней отпуска в месяц – им положено по 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ).

С правилами исчисления отпускного стажа, порядком округления излишков, а также примерами расчета можно ознакомиться в специальном материале "Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры" в системе ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Вычесть из положенного работнику количества дней отпуска уже использованные им дни. При этом нередко количество дней отпуска, за которое положена компенсация при увольнении, получается дробным. Округление их законодательством не предусмотрено, но Минтруд России в своем Письме от 2 ноября 2018 г. № 14-2/ООГ-8717 отмечал, что полученное число работодатель может округлить, правда, не по правилам арифметики, а исключительно в пользу работника. Об этом же ранее упоминало и Минздравсоцразвития России в своем Письме от 7 декабря 2005 г. № 4334-17. Такое округление целесообразно установить в локальном нормативном акте или коллективном договоре (Письмо Минтруда России от 16 июня 2022 г. № 14-2/ООГ-3982).

Определить количество дней, за которые положена компенсация.

Для этого необходимо умножить количество всех полных месяцев, за которые не использованы отпуска, на положенное количество дней отпуска за каждый месяц.

Рассчитать средний дневной заработок работника (ст. 139 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы"). Для этого следует использовать одну из двух следующих формул.

Если сотрудник полностью отработал 12-месячный расчетный период:

СЗ = (З : 12 : 29,3) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
29,3 – среднемесячное число календарных дней (постоянный показатель в соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ);
Д – количество календарных дней отпуска.

Если сотрудник один или несколько месяцев расчетного периода отработал не полностью:

СЗ = (З : (29,3 х М + Н)) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
М – количество полных календарных месяцев (когда работник отработал все рабочие дни или смены);
Н – количество календарных дней в неполных календарных месяцах;
Д – количество календарных дней отпуска.

При этом показатель Н для каждого месяца нужно рассчитать отдельно:

Н = 29,3 : КД x КО, где:
Н – количество календарных дней в неполном календарном месяце;
КД – количество календарных дней в месяце;
КО – количество отработанных в этом месяце календарных дней.

Полученные результаты по показателю Н за каждый неполный месяц затем следует суммировать, а полученный итог подставить в формулу для расчета среднего заработка.

Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении можно найти в материале "Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры" системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Напомним, что средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы). При этом из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законом (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск), за исключением предусмотренных ТК РФ перерывов для кормления ребенка;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законом (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Умножить вычисленный средний дневной заработок на количество неиспользованных дней отпуска. Это и будет положенная работнику сумма компенсации.

Вместе с тем увольняющийся работник вправе предпочесть компенсации сам отпуск. В этом случае он должен представить работодателю письменное заявление о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением – воспользоваться этим правом не могут лишь сотрудники, которых увольняют за виновные действия (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). При этом днем увольнения считается последний день отпуска, а последним днем работы – день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда Российской Федерации от 25 января 2007 г. № 131-О-О). Это необходимо, чтобы работодатель мог надлежащим образом исполнить свою обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым сотрудником.

Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Это возможно, когда сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).

Кроме того, при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год компенсацию можно получить за часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Если же работник, которому положен ежегодный основной оплачиваемый 28-дневный отпуск, не использовал его в прошлом году, в текущем он все равно не сможет получить компенсацию вне зависимости от того, сколько дней отпуска у него накопилось. Это связано с тем, что, как было указано выше, правом на замену части отпуска денежной выплатой могут воспользоваться только те сотрудники, которым предоставляется удлиненный или дополнительный отпуска.

Вместе с тем есть ряд нюансов, которые важно иметь в виду.

Во-первых, чтобы получить компенсацию, работник должен написать письменное заявление. Заменить сотруднику часть отпуска компенсацией по своей инициативе работодатель не вправе.

Во-вторых, подавший соответствующее заявление сотрудник не должен относиться ни к одной из следующих категорий:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет;
• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (если вопрос касается компенсации за ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях).

Указанным сотрудникам запрещается выплачивать компенсацию даже по их просьбе. Но и здесь есть свое исключение. Оно касается работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Часть их ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает 7 календарных дней, на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения, коллективных договоров, а также письменного согласия сотрудника, оформленного в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией (ст. 117 ТК РФ).

При этом даже если все указанные выше условия соблюдены, предоставление компенсации за часть отпуска – право, а не обязанность работодателя. Поэтому он вправе отказать сотруднику в его просьбе. Если же руководство все же решило удовлетворить просьбу работника, замену отпуска денежной компенсацией необходимо оформить в виде приказа работодателя, изданного в свободной форме. Главное, отразить, за отпуск в каком именно рабочем году предоставляется компенсация. В данном случае средний заработок для выплаты компенсации исчисляется точно так же, как и для компенсации за неиспользованный отпуск.

Отметим, 25 июля 2022 года в ТК РФ появилась норма, позволяющая Правительству РФ при введении специальных мер в сфере экономики устанавливать особенности правового регулирования трудовых отношений в отдельных организациях, их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах, в том числе порядок и условия привлечения к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени, в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. В частности, Постановлением Правительства РФ от 1 августа 2022 г. № 1365 утверждены особенности правового регулирования трудовых отношений в отдельных организациях оборонно-промышленного комплекса, их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах. Ими допускается перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска работника без его согласия при нарушении организацией срока (или возникновении риска нарушения срока) исполнения госконтракта. При этом отпуск должен быть предоставлен работнику не позднее 18 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, либо часть отпуска, превышающая 21 день, по заявлению работника может подлежать замене денежной компенсацией (подп. "д" п. 1 ст. Особенностей).

Документы по теме:

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы"
• Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169  

Последняя актуализация: 18 июля 2023 г.

Если у вас остались вопросы, напишите нам: editor@garant.ru – мы постараемся вам помочь. Или обсудите волнующие вас вопросы на форуме.