Какой счет нужно выбрать для начисления отпускных – 401 50 или 401 60

В разгар сезона отпусков бухгалтеры учреждений сталкиваются с необходимостью правильно классифицировать расходы на оплату ежегодных отпусков. Если речь идет не о начислении отпускных с применением счетов 401 20 или 109 00, то периодически возникает вопрос: какой счет использовать – 401 50 "Расходы будущих периодов" или 401 60 "Резервы предстоящих расходов"? Поэтому необходимо понимать принципиальную разницу в порядке применения этих счетов.

Счет 401 50 "Расходы будущих периодов" используется для учета затрат, которые уже были начислены, но фактически относятся к будущим отчетным периодам. В контексте отпускных это ситуация, когда сотрудник уходит отдыхать авансом, то есть за рабочий год, который он еще не отработал полностью (см. также письма Минфина России от 16 августа 2019 г. № 02-06-10/62943, от 5 июля 2017 г. № 02-06-10/34914). Такие начисления отражаются по дебету счета 401 50 и кредиту счета 302 00.

Счет 401 60 "Резервы предстоящих расходов" предназначен для равномерного включения в финансовый результат обязательств, точная сумма или срок исполнения которых на момент отчетной даты неизвестны. Применительно к отпускам, резерв создается для оценки общей величины обязательств учреждения перед всеми сотрудниками по заработанным, но неиспользованным дням отпуска, а также по будущим компенсациям за них. Обязанность формировать такой резерв установлена Стандартом "Выплаты персоналу" (см. также письма Минфина России от 30 ноября 2020 г. № 02-06-07/104576, от 7 марта 2018 г. № 02-07-10/14688).

Чтобы избежать нарушений при расчетах, рекомендуем следующее:

1. Проверить положения учетной политики. Убедитесь, что в локальном документе закреплены порядки признания и списания расходов будущих периодов (счет 401 50) и формирования и использования резервов предстоящих расходов (счет 401 60). Таковы требования федеральных стандартов.
2. Анализировать основание для выплаты. При каждом начислении отпускных необходимо четко определять, за какой период предоставляется отпуск:

• за будущий неотработанный период - используем счет 401 50;
• для погашения обязательства по уже отработанному времени (в рамках созданного ранее резерва) – применяем счет 401 60.

Эту проверку можно осуществлять в качестве одного из мероприятий внутреннего контроля. Такой порядок действий позволит учреждению обеспечить достоверность бухгалтерской отчетности и защитит от претензий со стороны контролирующих органов.