Какие материальные ценности и как отражать на забалансовом счете 27

Передача спецодежды или служебных ноутбуков сотрудникам в личное пользование – вечная головная боль бухгалтера-бюджетника. Стоит ошибиться в проводках или вовремя не отразить факт хозяйственной жизни согласно электронному документу по Приказу № 61н, и при первой же ревизии учреждению гарантирован штраф.

Разбираемся, как обуздать строптивый забалансовый счет 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", защитить имущество и соблюсти методологию Стандартов.

Четыре железных критерия: что отправлять на забаланс?

На счет 27 отправляется форменное обмундирование, спецодежда, основные средства и иное имущество, которое выдается сотруднику (включая постоянных "удаленщиков") в постоянное персональное пользование. Чтобы объект правомерно попал на забаланс, должны выполняться следующие условия:

1. Только для одного: имущество закрепляется персонально (коллективный доступ исключен).
2. Строго по должности: выдача привязана к должностным обязанностям.
3. Все по закону: нормы обеспечения (сколько и на какой срок) закреплены локальным или ведомственным актом.
4. Свободный территориальный режим: должностные инструкции предполагают использование вещей в том числе вне стационарного рабочего места и за пределами учреждения (например, дома).

Внимание, ловушка! Имущество, выданное лицам, которые не являются сотрудниками учреждения (например, спортивная форма обучающимся), на счете 27 не учитывается. Для них в учетной политике может вводится специальный дополнительный забалансовый счет.

Объекты-исключения: что нельзя отражать на забалансе?

На счете 27 не учитывается имущество:

• выдаваемое сотрудникам временно в связи с какими-либо разовыми поручениями или заданиями (телефон и ноутбук на время командировки, спецодежда на один день);
• находящееся в помещениях (кабинетах) и используемое в течение рабочего дня, но закрепленное на постоянной основе за ответственными лицами (мебель, оргтехника).

Также не следует учитывать за балансом выданные по нормативу запасы, относящиеся к потребляемым – например, дерматологические средства индивидуальной защиты (кремы, эмульсии, гели, спреи), смывающие средства. Казалось бы, вышеуказанные критерии при выдаче такого имущества сотрудникам соблюдаются... Но в данной ситуации речь идет уже не о контроле за сохранностью, целевым использованием и движением материальных ценностей, а о соблюдении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, что не относится к сфере бухгалтерского учета.

Принятие к учету: правила для материалов и основных средств

Выдача любых ценностей оформляется Актом приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) и фиксируется в Карточке учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097) строго по балансовой стоимости. Но правила игры для материалов и основных средств кардинально различаются в части проводок:

• материальные запасы при выдаче в личное пользование всегда списываются с баланса на расходы/затраты. Контроль за ними до окончания срока носки/использования продолжается исключительно на счете 27;
• основные средства списывать при их выдаче в личное пользование с баланса (счет 101 ХХ) или забалансового счета 21 запрещено! Оформляется лишь внутреннее перемещение (смена ответственного лица), и параллельно объект ставится на забалансовый контроль по счету 27.

Запрет на внутреннее перемещение: прямая передача имущества, выданного в личное пользование, от одного сотрудника другому с отражением внутреннего перемещения на забалансовом счете 27 действующими нормативными правовыми актами и иными документами в области бухучета госфинансов не предусмотрена. Имущество выдается строго по нормам обеспечения, установленным соответствующим правовым актом, конкретному сотруднику. Для передачи этого имущества другому лицу объект должен быть предварительно возвращен в место хранения от первоначального получателя и только потом официально выдан новому сотруднику.

Жизненный цикл имущества: "возвратное", "невозвратное" и "с условием"

Локальный порядок учреждения должен четко делить имущество на категории, иначе путаницы при списании не избежать:

1. Возвратное: выдается на определенный срок, остается собственностью учреждения и подлежит обязательной сдаче в место хранения по окончании срока носки/использования, при увольнении, переводе на другую должность или плановой модернизации техники;

Внимание: Основные средства – всегда возвратные по умолчанию, если нет специального ведомственного нормативного акта, устанавливающего данное условие.

2. Невозвратное: выдается без условия возврата (например, нательное белье или перчатки), так как быстро утрачивает защитные/потребительские свойства или не может передаваться другим по соображениям гигиены. По окончании срока носки/эксплуатации, при увольнении или переводе сотрудника вещи остаются у него, а счет 27 уменьшается. Но с соблюдением процедур внутреннего контроля – то есть с привлечением комиссии учреждения;
3. Невозвратное с условием: материалы признаются невозвратными только при соблюдении всех условий, установленных локальным актом. Например, определено, что имущество не подлежит возврату по истечении срока носки/эксплуатации. А если сотрудник уволился или перевелся на другую должность досрочно? Имущество автоматически переходит в статус возвратного, и сотрудник обязан вернуть вещи в место хранения.

Финал забалансового учета

Выбытие со счета 27 происходит с указанием той стоимости, по которой объекты ранее принимались к забалансовому учету. Но для бухгалтера важна причина такого выбытия, и дальнейшая последовательность действий распределяется по трем сценариям:

Сценарий 1. Списание невозвратного имущества

Истек срок носки/эксплуатации или уволился/перевелся сотрудник? Бухгалтер ждет комиссионный акт и отражает уменьшение счета 27 – вещь не возвращается.

Сценарий 2. Возврат на склад и экспертиза комиссии

Если по регламенту имущество возвратное, в силу вступает обязательное правило: сначала физический возврат в место хранения, и только потом – вердикт о пригодности. Напрямую со счета 27 списывать вещи в "утиль" нельзя!

1. Фиксируется возврат материальных ценностей – уменьшение счета 27;
2. Возврат основных средств отражается как внутреннее перемещение по балансовому счету 101 00 (если стоимость более 10 000 руб.) или забалансовому счету 21 (если стоимость до 10 000 руб. включительно);
3. Материальные запасы обязательно восстанавливаются на балансе в корреспонденции со счетом 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами";
4. "Вторая жизнь вещей": Если телефоны, планшеты, ноутбуки, форма или обувь, иные бывшие в употреблении запасы еще пригодны для эксплуатации, их чистят, дезинфицируют, ремонтируют и выдают повторно. Списанию подлежит только полностью непригодное к эксплуатации имущество.
5. Перед окончательным списанием комиссия путем проведения инвентаризации анализирует объекты на соответствие критериям актива. В случае несоответствия объект списывается с баланса (в дебет счета 0 401 10 172)/с забалансового счета 21 и принимается к учету на забалансовый счет 02 до момента уничтожения/утилизации.

Сценарий 3. Хищение, недостача или гибель

Имущество сгорело при пожаре, украдено или утеряно и отсутствует возможность установить местонахождение? Необходимо списать объект с забаланса (уменьшение счета 27). Не забудьте в отношении основных средств списать их стоимость еще и со счета 101 00/счета 21. Одновременно по факту установления недостачи/хищения, то есть при наличии оснований предъявить требования о возмещении ущерба, на балансе отражается сумма ущерба на счете 209 7Х "Расчеты по ущербу нефинансовым активам" в корреспонденции с кредитом счета 401 40 172 "Доходы будущих периодов от операций с активами", 401 10 172 "Доходы от операций с активами"

Шпаргалка для бухгалтера: пошаговый алгоритм работы со счетом 27

Шаг 1. Проверьте "основы".

Убедитесь, что в локальном порядке обеспечения прописан конкретный перечень имущества. предоставляемого "в личное пользование", нормы выдачи и статус (возвратное/невозвратное).

Шаг 2. Зарегистрируйте факт выдачи и отразите бухгалтерские записи.

Отразите передачу имущества сотруднику в пользование. Зафиксируйте операцию в соответствующем регистре учета.

Для материалов: спишите со счета 105 00 на расходы (401 20 272 или 109 ХХ 272 или 110 ХХ 272). Одновременно отразите объекты на счете 27.

Для основных средств свыше 10 тыс. руб.: отразите внутреннее перемещение по счету 101 00 и сделайте запись по счету 27.

Для малоценных основных средств до 10 тыс. руб. включительно: отразите смену ответственного лица по забалансовому счету 21 и параллельно сделайте запись по счету 27.

Шаг 3. Отразите плановое списание невозвратного имущества.

Когда наступит дата окончания срока носки/эксплуатации материалов, возьмите их "на контроль" – списать их стоимость со счета 27 необходимо на основании своевременно оформленного решения комиссии. Вещь на склад не возвращается, балансовых проводок нет.

Шаг 4. Отразите возврат имущества на склад.

При увольнении, переводе или окончании срока носки/эксплуатации возвратные вещи принимаются от сотрудника ответственным лицом. Помните: прямая передача между коллегами запрещена!

По факту возврата уменьшите счет 27. Отразите перемещение основных средств по счету 101 или 21 – смену ответственного лица. В части возвращенных материалов обязательно восстановите их на балансе.

Шаг 5. Привлеките комиссию для оценки состояния возвращенного имущества.

Есть сомнения в пригодности имущества для дальнейшего использования в деятельности учреждения? Организуйте инвентаризацию – пусть возвращенные вещи осмотрит профильная комиссия.

Если имущество пригодно для эксплуатации (после стирки/чистки/ремонта), продолжайте их учет в общем порядке. В части матзапасов – на балансе до повторной выдачи.

Если имущество полностью изношено и не соответствует критериям актива, спишите его за баланс на счет 02 до момента его уничтожения.

Забалансовый счет 27 только кажется тихой гаванью, скрытой от глаз проверяющих. На самом деле для ревизоров этот участок – один из самых любимых при поиске методологических ошибок. Имущество госсектора, которое выдается сотрудникам "на руки", требует от бухгалтерской службы предельной концентрации, жесткого контроля локальных нормативов и строгого соблюдения регламентов.

Своевременно актуализируйте порядок учреждения, регламентирующий условия и норматив выдачи/возврата имущества, не забывайте отправлять б/у вещи на чистку/в ремонт для повторного использования и никогда не списывайте возвратные активы в обход баланса и без участия комиссии. Тогда ваши забалансовые хроники всегда будут в идеальном порядке, сохранность имущества и эффективность его использования под контролем, а любые проверки контролирующих органов пройдут для учреждения легко и бесконфликтно.