В каком первичном документе отразить ущерб по недостачам НФА

©  sherbakvolodymir / Фотобанк 123RF.com

Увы, но в ходе инвентаризации могут быть выявлены недостачи. При их обнаружении выбытие утраченного имущества отражается в учете на основании документов инвентаризации. Также проводится служебное разбирательство и при наличии оснований по возмещению ущерба, списание утраченного имущества отражается с признанием задолженности виновных и/или иных лиц, в том числе при наличии намерения субъекта учета предъявить требование по возмещению ущерба, а также оценочных значений ожидаемых поступлений от возмещения ущерба.

На первый взгляд, все просто. Согласно утвержденному Акту о результатах инвентаризации (ф. 0510463) при выявлении недостачи НФА в бухгалтерскую службу должны быть представлены соответствующие акты о списании объектов НФА, а также, при наличии основания для возмещения ущерба, причиненного ввиду утраты или порчи МЦ, – документы для отражения расчетов по суммам выявленных недостач, хищений, подлежащих возмещению виновными лицами.

В учете указанная информация до момента установления виновного лица или до момента признания виновным лицом суммы ущерба к возмещению отражается по дебету счета 209 70 "Расчеты по ущербу нефинансовым активам" и кредиту счета 0 401 40 172 "Доходы от операций с активами". Контрагентом же до момента установления виновного лица в целях учета признается лицо, ответственное за недостающее имущество. При этом признание расчетов по ущербам при выявлении недостачи имущества отражается в учете одновременно со списанием утраченного имущества.

Вместе с тем для признания расчетов по ущербу нужно оценить его размер, то есть определить показатель на соответствующем счете 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба – суммы денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов в оценочном значении. Обратите внимание, что размер ущерба не определяется по справедливой стоимости утраченного имущества.

Полномочие по определению суммы ущерба к возмещению при выявлении недостач НФА необходимо закрепить за конкретной комиссией: инвентаризационной комиссией, комиссией по поступлению и выбытию активов либо иной комиссией учреждения, назначенной для проведения проверки. Документами-основаниями для признания расчетов по ущербу – ожидаемых доходов будут являться составленные уполномоченной комиссией в произвольной форме документы, подтверждающие наличие оснований по возмещению ущерба, а также устанавливающие текущую восстановительную стоимость имущества на день обнаружения ущерба – размер оценочных значений ожидаемых поступлений от возмещения ущерба. Унифицированной формы документа, который должна оформить комиссия в целях определения размера причиненного ущерба, не установлено – Решение об оценке (ф. 0510442) в рассматриваемой ситуации формировать не требуется. Вместе с тем Методуказаниями к Приказу № 61н определено, что в целях отражения в учете расчетов по доходам согласно документу, являющемуся основанием для начисления суммы дохода, в качестве первичного учетного документа используется Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432). При этом доходы от возмещения ущерба, выявленного в связи с недостачей объектов НФА, исключением не являются. И не следует забывать, что Извещение (ф. 0510432) применяется всеми типами учреждений: казенными, бюджетными и автономными.

А значит, одновременно с отражением в учете списания утраченного имущества необходимо признать расчеты по ущербу и оформить Извещение (ф. 0510432). Но для определения суммы ущерба к возмещению может потребоваться время. Поэтому для своевременного отражения показателя на соответствующих счетах 209 70 при выявлении недостачи НФА в учетной политике рекомендуем закрепить следующую норму: суммы выявленных недостач, хищений признаются в составе расчетов по ущербу и иным доходам в оценочном значении ожидаемых поступлений, а именно в сумме балансовой стоимости утраченного имущества, если на дату завершения инвентаризации установить текущую восстановительную стоимость имущества – размер ожидаемых поступлений от возмещения ущерба – не удалось. Дальнейшее отражение в учете факта установления виновного лица и/или уточнение суммы ущерба осуществляется на основании документа, предоставленного уполномоченной комиссией. Так, с применением указанных положений, Федеральное казначейство решило для себя проблему своевременного признания ущербов в учете. Соответствующие операции, в том числе дальнейшие корректировки оценочного значения, следует отразить в учете с формированием новых Извещений (ф. 0510432) с типом (кодом статуса) операции "02 ХХ – уточнение начисления по ранее произведенным начислениям доходов, включая увеличение или уменьшение сумм начисленных доходов".

Кто именно формирует Извещение (ф. 0510432) согласно документам-основаниям, представленным комиссией, также следует закрепить в учетной политике/графике документооборота, поскольку прямо обязанности уполномоченной комиссии предоставлять указанный документ не установлено. Поэтому Извещение (ф. 0510432) может формироваться как ответственным лицом из состава уполномоченной комиссии, так и ответственным лицом бухгалтерской службы/ЦБ на основании представленных уполномоченной комиссией документов: решения комиссии о сумме ожидаемых поступлений от возмещения ущерба, результатов служебного расследования об установлении или неустановлении виновного лица или соответствующего решения суда.

Кстати, отражать в учете показатели в оценочном, а точнее в условном значении, приходится и при выявлении излишков. Ведь если на момент формирования Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) по итогам инвентаризации справедливая стоимость излишков, право на которые подтверждено/установлено, не определена, их придется принять к балансовому учету в условной оценке: 1 объект, 1 рубль. Аналогичным образом складывается ситуация, когда справедливая стоимость имущества, поступившего безвозмездно от иных правообладателей, за исключением организаций бюджетной сферы – например, по договору дарения, – не определена на момент возникновения права оперативного управления или собственности.