Порядок исправления электронной первички учреждения разрабатывают самостоятельно

© iakovenko / Фотобанк 123RF.com

Ответственные лица организаций бюджетной сферы, которым поручено оформление первичных учетных документов, по определению наделены высокой ответственностью. Однако даже самые добросовестные работники нередко допускают ошибки и неточности. И если в обычной жизни "что написано пером, того не вырубишь топором", в при оформлении документов бухгалтерского учета исправления возможны. Об этом, в частности, говорит Стандарт "Концептуальные основы": исправления в первичные документы вносятся по согласованию с лицами, составившими и / или подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений.

Однако в настоящее время, когда организации бюджетной сферы перешли или находятся в процессе перехода на формирование первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронными подписями, частым становится вопрос: "Как внести исправления в электронный документ?".

Нормативными правовыми актами не установлен порядок внесения исправлений в электронные документы после того, как он был сформирован и закончил свой путь по маршруту подписания. И не случайно: внести исправления в электронный документ, подписанный электронной подписью, нельзя, – это повлечет нарушение его целостности.

Поскольку регламент внесения корректировок в электронную "первичку" не определен, такой порядок учреждению необходимо разработать самостоятельно и закрепить в графике и правилах документооборота. При разработке указанного порядка считаем возможным ориентироваться на практику внесения исправлений в электронные документы, формы которых не являются унифицированными для бюджетной сферы (например, на практику внесения исправлений в УПД).

Также нельзя игнорировать механизмы корректировки информации, отраженной в электронной документе, прямо предусмотренные Методическими указаниями по применению унифицированных форм, утвержденными Приказом № 61н. Например, аннулирование ранее начисленных доходов в связи с выявленной ошибкой производится путем создания нового электронного документа – Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432) с типом операции "03 00"