Новости и аналитика Новости Централизация учета: организовываем документооборот

Централизация учета: организовываем документооборот

Централизация учета: организовываем документооборот
kchungtw / Depositphotos.com

Продолжаем серию репортажей об опыте централизации полномочий по ведению учета и составлению отчетности государственных учреждений на примере ГКУ МО "Централизованная бухгалтерия Московской области". Сегодняшний - пятый по счету - материал этого проекта посвящен, пожалуй, самому объемному сегменту в работе централизованной бухгалтерии и обслуживаемых учреждений - документообороту.

Какая из сторон наделяется полномочиями по первоначальному созданию электронного документа? Как распределить роли по заполнению документов между сотрудниками учреждений и работниками ЦБ?

Зоны ответственности обслуживаемого учреждения и ЦБ в отношении всех обрабатываемых документов, а также сроки исполнения тех или иных действий с документами устанавливаются в Графике документооборота, который является обязательной и неотъемлемой частью договора на обслуживание.

На практике График документооборота ЦБ МО формируется следующим образом:

  1. Для каждого документа устанавливается порядок:
    1. создания;
    2. проверки;
    3. отражения в учете;
    4. формирования конечного дела по документу.
  2. Для каждой из этих процедур указывается ответственная сторона - обслуживаемое учреждение или ЦБ, а также сроки ее исполнения.
  3. Процедура проверки также содержит указание на форму представления первичного учетного документа: в электронном виде, скан-копия, наличие прилагаемых документов.

Вот как это выглядит на примере некоторых документов:

Этапы документооборота,
распределение ответственности в работе с документом,
сроки исполнения и др.

Первичные документы -
основания для совершения операций с наличными денежными средствами (выписки из приказов, в т.ч. о командировках, заявление на выдачу аванса, и т.п.)

План ФХД и изменения к нему

Извещение о проведении закупки

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА

Ответственный за выписку документа

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

Срок создания

Не позднее 11:00 следующего рабочего дня после выписки документа

В течение 5 рабочих дней после доведения до учреждения средств на принятие и/или исполнение обязательств

По мере совершения операций

Ответственный за ввод первичного документа в ГИС ЕИСБУ

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

Сотрудник ЦБ

Ответственный за предоставление первичного учетного документа для отражения в учете

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТА

Порядок представления первичного учетного документа

В электронном виде (скан-копия)

В электронном виде

В электронном виде

Срок представления документа

Не позднее 13:00 следующего рабочего дня после выписки документа

В течение 1 рабочего дня с момента получения скан-копии документа

По мере совершения операций

Ответственный за проверку

Сотрудник ЦБ

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

ОТРАЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА В УЧЕТЕ

Исполнитель

Сотрудник ЦБ

Сотрудник учреждения

Сотрудник ЦБ

Срок исполнения

Не позднее 17:00 следующего рабочего дня после поступления документа

В течение 5 рабочих дней с момента получения скан-копии документа

Не позднее следующего дня представления документа в ЦБ

ФОРМИРОВАНИЕ КОНЕЧНОГО ДЕЛА ПО ДОКУМЕНТУ

Исполнитель

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

Сотрудник учреждения

 

Обратите внимание на несколько важных моментов, связанных с распределением обязанностей между ЦБ и обслуживаемыми учреждениями:

  1. Операции с наличными денежными средствами
  2. Полномочия по ведению кассовых операций с наличными денежными средствами должны осуществляться сотрудниками обслуживаемого учреждения и не могут быть переданы ЦБ. Как в таком случае будут распределяться обязанности сотрудников ЦБ и обслуживаемого учреждения, учитывая, что по договору о бухгалтерском обслуживании в функции ЦБ входит начисление и своевременное обеспечение работников учреждения заработной платой, которая может выдаваться в том числе наличными? В отношении Платежной ведомости в Графике документооборота зоны ответственности разделены следующим образом:

    • полномочия ЦБ: создание документа, ввод данных ГИС ЕИСБУ, проверка документа, обработка операций по перечислению безналичных денежных средств;
    • полномочия учреждения: обработка операций по выдаче наличных денежных средств через кассу, формирование дел и передача в архив.
  3. Операции с активами
  4. Справедливая стоимость определяется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. Поэтому ответственность за определение справедливой стоимости лежит на сотрудниках обслуживаемого учреждения.

    Аналогично принятие решения о соответствии имущества понятию "актив" в рамках проведения годовой инвентаризации является обязанностью обслуживаемого учреждения. Далее документы передаются в ЦБ для отражения в учете.

  5. Работа с контрактами
  6. Контроль за проектами контрактов на соблюдение правил документального оформления фактов хозяйственной жизни в функции ЦБ не входит. Этим занимается специализированная служба (подразделение) учреждения. В то же время, если при осуществлении контроля поступающих через информационную систему документов сотрудники ЦБ видят несоответствие примененных при заключении контрактов кодов КОСГУ факту хозяйственной жизни или Плану ФХД, они уведомляют об этом сотрудников обслуживаемого учреждения и указывают на необходимость внесения изменений в План ФХД.

  7. Формирование конечного дела по документу

Исходя из специфики организации централизованного учета, обязанность по формированию конечного дела по документу всегда будет возлагаться на сотрудников обслуживаемого учреждения.

В каком объеме предоставлять доступ к базам данных ЦБ сотрудникам обслуживаемых учреждений?

Для корректной работы сотрудников централизованной бухгалтерии и обслуживаемого учреждения в единой базе электронных документов доступ к конкретным электронным документам и базе электронных документов в целом осуществляется согласно закрепленным полномочиям сотрудников. Каждый сотрудник входит в базу под своей учетной записью, для которой прописаны права.

Рассмотрим на примере наделения сотрудников обслуживаемого учреждения и ЦБ правами в отношении Актов на списание (ф. 0504104050410505041430504144, и пр.):

Операции с документом

Права доступа

Создание и изменение документа

Сотрудник учреждения

Проведение документа

Сотрудник ЦБ

Как видим, полномочий на проведение Акта на списание у учреждения нет. Поэтому после создания документа сотрудник учреждения передает его сотруднику ЦБ. Сотрудник ЦБ производит реквизитный контроль документа и впоследствии проводит его в учете. Если же документ не проходит проверку, то сотрудник ЦБ его отклоняет с указанием причин.

Для отлаженной работы в части предоставления доступа необходим администратор. Эту роль может выполнять, к примеру, начальник ЦБ.

Документы по теме:

Бюджетный кодекс Российской Федерации

Читайте также:

ФНС России опубликовала инструкцию по получению квалифицированную электронную подпись

ФНС России рассказала, как получить квалифицированную электронную подпись

Те налогоплательщики, кто имеет личный кабинет на сайте налоговой службы, могут в нем направить электронную заявку на получение КСКПЭП со всеми заполненными реквизитами.

Отсрочка введения нового порядка применения электронной подписи

Отсрочка введения нового порядка применения электронной подписи

В течение 2022 года могут применяться сертификаты электронных подписей, выданные удостоверяющими центрами, аккредитованными после 1 июля 2020 года. Артем Барсегян, эксперт службы правовой и налоговой поддержки компании "Гарант", подготовил обзор.

Специальный сервис ФНС России расскажет о принятых обеспечительных мерах

Специальный сервис ФНС России расскажет о принятых обеспечительных мерах

В нем содержится информация о наложении ареста на имущество, о запрете на отчуждение (передачу в залог) без согласия налогового органа, об имуществе, находящемся в залоге у налогового органа.

Налоговую отчетность можно сдать без участия операторов электронного документооборота

Налоговую отчетность можно сдать без участия операторов электронного документооборота

Большинству налогоплательщиков предоставлена возможность представления налоговой и бухгалтерской отчетности, кроме декларации по НДС, с УКЭП через сайт ФНС России.