Реклама
Erid F7NfYUJCUneTUwwQWoJf

Представьте ситуацию, вас назначили ответственным за внутренние нормативные акты компании – политики, положения, инструкции, стандарты, а точнее – за регламентирующие документы (РД), которые лежат в основе всех процессов деятельности организации.

Теперь ваша основная задача – управлять полным жизненным циклом регламентирующих документов: от инициирования и разработки до утверждения и актуализации.

Уже в первые дни становятся заметны уязвимости, работать с которыми может оказаться непросто. Что с этим делать и можно ли найти единый инструмент для качественного управления регламентирующими документами – разберем в статье.

Основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться:

• разработка документа;
• отсутствие ответственных лиц;
• поиск и идентификация документов;
• длительные и ресурсозатратные процессы согласования и ознакомления;
• несвоевременная актуализация и устаревание документов.

Шаг 1. Задача: утвердить документ о порядке работы с РД

Частая ситуация – в компании нет документа, который задает общий порядок работы с регламентирующей базой. Это серьезная проблема, которая означает, что на предприятии нет методологии работы с РД, а документы рождаются стихийно и, чаще всего, по внезапному требованию руководителя или в спешке перед проверкой. Созданные таким образом регламентирующие документы характеризуются следующими проблемами:

1. Они просто не работают, так как созданы формально.
2. Сотрудники часто не помнят, что такие вообще есть, поэтому документация лежит мертвым грузом.

Основной причиной отсутствия единого документа о порядке работы может быть недостаточная проработанность подходов к созданию таких документов. В этом случае компании требуется методология разработки и выстраивания процессов работы.

Если вам хочется гораздо больше узнать о лучших практиках при работе с РД, рекомендуем обратиться к экспертному онлайн-курсу.

Шаг 2. Создать единый реестр регламентирующих документов и централизовать хранение

После утверждения документа о порядке работы с РД вы практически неизбежно столкнетесь с проблемой их разрозненного создания и хранения. Ответить на вопрос, где находятся все действующие РД, бывает сложно: единого реестра часто нет, а информация распределена по подразделениям и электронным хранилищам.

Документы могут храниться в бумажном виде, в устаревших или неактуальных информационных системах, на локальных дисках и в почте сотрудников.

В результате:

• нет понимания, какие регламентирующие документы вообще существуют;
• невозможно быстро найти нужный документ в нужный момент;
• возникает риск несанкционированного доступа к документам.

Выходом из сложившейся ситуации станет централизация хранения и ведение единого реестра регламентирующих документов с использованием цифрового решения. Это поможет устранить разрозненность, зафиксировать перечень действующих РД, обеспечить быстрый доступ к актуальным версиям и контролировать права пользователей.

Шаг 3. Назначить кураторов и выстроить маршруты согласования

На следующем этапе обычно проявляется еще один пробел: в компании возникает потребность в обновлении или разработке новых важных регламентирующих документов (например, положения о контроле качества продукции), но не определено, кто за них отвечает.

Это приводит к сложностям:

• непонятно, к кому обращаться по вопросам изменения документа;
• время уходит на поиск ответственных и затянутое согласование.

Чтобы работа стала управляемой, необходимы кураторы РД. Это сотрудники, которые владеют информацией о том:

• какие документы по их направлению уже действуют в компании;
• какие документы устарели и требуют актуализации;
• кому поручить разработку или обновление конкретного документа;
• какие подразделения и должностные лица должны участвовать в согласовании и утверждении.

Если таких кураторов нет, ответственность размывается: поручения назначаются ситуативно, сроки срываются, а качество страдает.

Еще один важный момент – продуманный маршрут согласования. Если документ не согласован со всеми подразделениями, вовлеченными в процесс, при внедрении возникнут конфликты, невыполнимые требования и формальное исполнение. При подготовке важно оценить:

• какие участки процесса затрагивает документ и какие риски несет его внедрение;
• кому будут поставлены обязанности и контрольные точки по документу;
• кто должен согласовывать документ обязательно, а кто – при необходимости.

Отдельный риск – отсутствие механизма замещения. Если согласующий в отпуске или на больничном, согласование может остановиться на неопределенный срок. Поэтому маршруты должны учитывать не только список участников, но и правило замены согласующих.

Когда в компании определены кураторы регламентирующих документов, формализованы маршруты согласования и правила замещения, процесс разработки и актуализации налаживается.

Закрепить этот порядок и сделать его устойчивым помогает цифровое решение. С ним получится закреплять кураторов, настраивать типовые маршруты согласования с учетом ролей и замещений, отслеживать сроки. В результате компания не будет тратить время на поиск ответственных и ручное сопровождение согласований, получит предсказуемый, прозрачный процесс работы с регламентирующими документами.

Шаг 4. Определить порядок ознакомления с документами и контроль исполнения

Для компаний с распределенной филиальной сетью, множеством подразделений и значительной численностью персонала, процесс ознакомления с регламентирующими документами становится трудоемким и слабо управляемым. На это уходит время, внимание и ресурсы.

Регламентирующий документ должен быть доведен до сотрудников, которых он касается, в определенные сроки, с обязательной фиксацией факта ознакомления. В любой спорной ситуации компания должна иметь возможность подтвердить, что требования были доведены до исполнителей, но, если сотрудника не ознакомили с документом или ознакомление не подтверждено, рассчитывать на исполнение и применение требований рискованно – и с управленческой, и с правовой точки зрения.

На практике процесс часто организован неэффективно: документ утвержден, но затем длительное время “раздается“ вручную, подписи собираются месяцами, а статус ознакомления проверить сложно.

В крупной территориально распределенной организации, когда часть сотрудников работает в офисе и ожидает электронный доступ, часть – на производственных площадках и должна знакомиться на бумаге, проблема может усиливаться. Чтобы она не стала хронической, важно формализовать сам порядок ознакомления. Для каждого документа заранее стоит определить круг должностей и сотрудников, которые обязаны с ним ознакомиться, сформировать списки, листы согласований.

На практике эти задачи удобно решать за счет цифровизации. Для каждого документа заранее формируются списки должностей и сотрудников, с которыми нужно провести обязательное ознакомление, используются электронные листы согласования и листы ознакомления, а статус исполнения автоматически фиксируется и выводится в отчеты. В решении “Регламентирующие документы“ от Directum этот процесс уже заложен: система рассылает уведомления, собирает подтверждения (в том числе с учетом распределенной структуры компании) и позволяет быстро проверить, кто и когда ознакомился с документом.

Шаг 5. Разработать систему актуализации документов

Для управления жизненным циклом РД важно учитывать сроки, версионность, хранение.

Сроки действия регламентирующих документов разные: документы могут пересматриваться с фиксированной периодичностью (1, 3, 5 лет).

На практике возникают ситуации, когда действующий регламентирующий документ перестает соответствовать требованиям: выходит внешний нормативный правовой акт, вводит новые правила и отменяет часть прежних положений. В таком случае нужно оперативно подготовить новую редакцию внутреннего документа, а прежнюю версию вывести из действия.

Именно такие изменения показывают, что недостаточно однажды разработать и утвердить РД, важно обеспечивать его актуальность, фиксировать изменения и своевременно менять статус – особенно если документов много, и они создавались в разные годы разными подразделениями.

Управление жизненным циклом не заканчивается выводом документа из действия. Большинство РД подлежит обязательному архивному хранению, в том числе после вывода из действия. При этом важно сохранить целостность, воспроизводимость и юридическую значимость документов на протяжении всего нормативного срока хранения.

Итоги работы

Управлять регламентирующими документами вручную можно, но требует значительных ресурсов и отвлекает сотрудников от их основных обязанностей.

Но выстраивание эффективной работы с РД перестает быть трудозатратной задачей, когда у вас появится надежный инструмент, который позволит моментально создавать актуальные версии и удобно знакомить сотрудников с ними онлайн.

Такой помощник сэкономит время, исключит рутинные поиски и устранит дублирование. Все станет проще: обучение новичков будет проходить быстрее, актуализация документов выполняться вовремя, а кадровые изменения не приведут к потере знаний.

Решение “Регламентирующие документы“ поможет выстроить порядок на практике и соберет работу в единый контур на всех этапах жизненного цикла:

• Создание и обновление: сотрудники запрашивают разработку/обновление, кураторы принимают решение.
• Согласование и подпись: полное сопровождение процессов – от маршрутизации документов до их электронного подписания.
• Обучение и ознакомление: удобная база знаний ознакомления.
• Поиск и учет: единый реестр всех регламентирующих документов организации.
• Актуализация: автоматическое напоминание о сроках обновления, сравнение старых и новых редакций.
• Автоматизированное управление улучшает доступность, снижает риски и повышает эффективность работы с регламентирующими документами.

Внедрите решение, который избавит от рутинных проблем и создаст прозрачную, управляемую систему работы. Сохраните время и ресурсы и задайте компании четкий вектор к росту.