Особенности архивирования документов в организациях

РЕКЛАМА
Erid: F7NfYUJCUneRHyWh1b4X

© Архивный Эксперт

Многие организации активно переходят с бумажного документооборота на электронный. Говорит ли это о том, что все бухгалтерские, кадровые, управленческие и другие бумаги исчезнут из оборота? Разумеется, нет. Вопрос архивирования бумажных документов, не утратит актуальности еще долго, поэтому в нем нужно ориентироваться и понимать важные моменты.

Почему компании уделяют столько внимания архиву?

Архивирование документов – жизненно важный процесс в деятельности любой организации, независимо от ее статуса: действующей или находящейся в процессе ликвидации. И в первом, и во втором случаях хранение документации требует системного подхода, ведь только так можно обеспечить удобство работы с нужной информацией и соблюдение требований законодательства.

Особенности архивирования в действующих компаниях и при ликвидации

Архивирование документов в действующей компании и в организации, которая находится на этапе ликвидации или банкротства, имеет разные цели и осуществляется тоже по-разному. В первом случае часть документации находится в делопроизводстве. При банкротстве или ликвидации кадровые документы подготавливаются и передаются на государственное или муниципальное хранение.

Зачем архивировать бухгалтерские документы действующей компании?

Независимо от формы собственности организации, в бухгалтерии обязательно будут такие документы, как счета на оплату, счета-фактуры, товарные накладные, бухгалтерские справки и пр. Со временем их придется архивировать, а целей у такого мероприятия несколько:

• навести порядок в бумагах; 
• систематизировать их;
• освободить место для новых документов; 
• собрать всю документацию в одном месте перед налоговой проверкой;
• создать электронный архив для получения удаленного доступа и быстрого поиска документов. 

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов. Поэтому в настоящее время все чаще многие предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным документам.

Архивирование при ликвидации

Ликвидация компании – процесс, включающий в себя большое количество организационных и юридических процедур. Одной из них является подготовка и передача кадровой документации на государственное или муниципальное хранение. Несоблюдение этого требования может создать сложности для лиц, ответственных за ликвидацию, и привести к нежелательным последствиям.

Передавая кадровые документы в архив, ликвидатор или конкурсный управляющий организации решает такие задачи:

• защита прав сотрудников – предоставление архивных данных для начисления пенсии, получения социальных выплат, подтверждения опыта работы;
• минимизация юридических рисков при ликвидации компании

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приема-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п., оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные с 2003 года, хранятся 50 лет.

Работайте с архивом правильно. Документы могут потребоваться бывшим сотрудникам компании даже через десятки лет. Распространенные причины обращения в архив за кадровыми документами – это судебные разбирательства, досрочный выход на пенсию, расчет пенсии, подтверждение стажа работы.

Что общего в действующей и ликвидируемой компаниях?

И в первом, и во втором случаях невозможно подготовить и передать в архив документы, не проверив их наличие. И, если чего-то не окажется, документы придется восстанавливать.
Второй общий момент – правильное оформление дел. Профессиональный подход к архивированию позволит избежать проблем и каких-либо вопросов в будущем.
Грамотная работа с архивом позволит руководителю организации соблюсти законодательные требования и избежать ответственности.

Когда целесообразно привлекать специалистов?

Привлечение архивных компаний целесообразно в нескольких случаях:

• объем документации для архивирования – большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
• требуется экспертная оценка документов, с целью правильного хранения и уничтожения документов.
• организация создает электронный архив; кроме объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО и покупка профессиональных сканеров;
• документы передаются на сторону, например, на хранение в гос. архив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях от компании "Архивный Эксперт" можно по телефону: +7 (495) 226-16-67, на сайте: archivexpert.ru или отправив запрос на info@archivexpert.ru.

Справка о компании:

Компания "Архивный Эксперт" – профессионал в области архивной деятельности, оказывает комплексные услуги по архивированию документов с 2012 года.