• Увеличение масштабов бизнеса – растет география деятельности компании, ассортимент товаров или услуг, а также клиентская база.
• Оптимизация налогообложения – юридические лица в компании используют разные налоговые режимы, совершают сделки с целью снижения налоговых обязательств и увеличения прибыли.
• Систематизация управления – в рамках компании или группы компаний устанавливаются общие стратегии и политики, организуется однородность операций и действий, что сокращает время и затраты на управление.
• Синергия бизнеса – создание группы компаний или новых юрлиц позволяет наладить совместную работу в рамках бизнеса. Они имеют разные компетенции и ресурсы, которые можно использовать для достижения общих целей.
• Диверсификация рисков – стратегия, которая используется холдингами и компаниями с несколькими юрлицами для управления рисками. Ресурсы распределяются по разным сферам деятельности, компенсируется нестабильность в одной области за счет других.

Несмотря на все преимущества реорганизации, появление новых юридических лиц влечет за собой определенные сложности, особенно в HR-департаменте.

В статье мы расскажем, с какими проблемами сталкиваются сотрудники отдела персонала в холдингах и как навести порядок в кадровом документообороте при помощи LDM.КЭДО.

Ключевые проблемы кадрового документооборота в холдинге

В ходе реорганизации значительно меняется структура компании. Поэтому необходимо учесть все законодательные требования и наладить рабочие процессы, в том числе в кадровом делопроизводстве при работе с данными по сотрудникам, оформленным сразу в нескольких юрлицах. Задача HR-департамента – упорядочить и систематизировать кадровый документооборот. Однако реализация усложняется в силу нескольких факторов.

Появление сотрудников, работающих по совместительству

При наличии таких специалистов важно корректно учитывать отпускные периоды во всех юрлицах, к которым они прикреплены. В противном случае может возникнуть ситуация, когда у сотрудника к моменту увольнения накопились неиспользованные дни отпуска, за которые работодатель должен заплатить денежную компенсацию.  При неисполнении работник может подать жалобу в Трудовую инспекцию и получить дополнительную выплату.

Также по таким специалистам нередко приходится дублировать информацию. Необходимо вести несколько календарей отпусков, формировать несколько заявлений на отпуск и издавать несколько приказов. А если в компании целый штат сотрудников, работающих по совмещению, нагрузка на HR-департамент растет, что повышает риск возникновения ошибок.

Отсутствие единого подхода в кадровом документообороте

В холдинге разные юридические лица могут иметь собственные формы и процедуры для организации кадровых документов, из-за чего процессы оформления и учета сотрудников усложняются. Например, одни используют бумажный документооборот, другие – электронный, а у кого-то и вовсе иной шаблон трудового договора. Такой подход создает сложности при централизованном управлении кадрами и повышает риск возникновения ошибок, к примеру, при переводе сотрудников между юридическими лицами.

Несколько учетных записей для работы с разными юрлицами

Даже если в компании уже внедрена система кадрового электронного документооборота, сотрудникам и HR-специалистам зачастую приходится использовать несколько учетных записей для работы с кадровыми документами, относящимися к разным юридическим лицам холдинга. Из-за этого увеличивается время на переключение между системами, появляются трудности в управлении паролями и доступами, снижаются эффективность работы и безопасность данных.

Проблема получения данных из 1С

Многие сотрудники отдела кадров ведут всю зарплатную документацию в 1С. Системы КЭДО могут обмениваться данными с 1С, но в случае холдингов приходится работать с несколькими системами. Далеко не каждый КЭДО может интегрироваться сразу с несколькими 1С.ЗУП. Также не все системы одновременно поддерживают импорт и экспорт данных. Внедрив такое решение, невозможно полностью автоматизировать все процессы в компании. В любом случае придется загружать или выгружать документы вручную, что также усложняет ведение кадрового документооборота.

Наводим порядок в документообороте с помощью LDM.КЭДО

LDM.КЭДО – это полнофункциональная система для обмена кадровыми электронными документами между работодателем и сотрудниками. 

Она позволяет оптимизировать работу холдинга и минимизировать финансовые издержки руководителю компании. 

Все данные в системе хранятся в безопасности. Документы не теряются, вовремя согласовываются и соответствуют всем законодательным требованиям. 

Например, отпускные периоды сотрудников, работающих по совмещению, контролируются. Следовательно, ситуация, когда у специалиста накапливаются неиспользованные дни отпуска, за которые работодателю придется заплатить денежную компенсацию, не возникает. 

Также за счет автоматизации кадровых процессов повышается производительность персонала и эффективность работы холдинга в целом.  

В решении, реализованном на платформе LDM, предусмотрены сквозные процессы, которые упрощают и оптимизируют работу с документами по нескольким юрлицам.

Единое рабочее пространство позволит HR-специалистам:

• видеть на рабочем столе данные всех юрлиц, не переключаясь между аккаунтами;
• работать с несколькими юридическими лицами в едином окне сообщений;
• собрать все документы связанных организаций в одном месте с возможностью фильтрации;
• взаимодействовать с сотрудником, который прикреплен к разным юрлицам, в едином окне;
• в виджете «Отсутствующие сотрудники» собрать все отпуска, отгулы и командировки персонала;
• настраивать одновременное подключение и импортировать в систему сразу из нескольких 1С оргструктуру компании, информацию о должностях сотрудников и документы. Также доступен экспорт заявлений, данных работника и его позиций из личного дела.

• наличие единой учетной записи для каждого работника, который прикреплен к нескольким юридическим лицам;
• возможность самостоятельно менять пароли – раньше пользователям приходилось обращаться за этим к администратору;
• отображение в карточке сотрудника рабочих позиций по разным юрлицам;
• по истечению срока действия электронной подписи сотрудник заранее получает уведомление, что исключает вероятность забыть о продлении сертификата.