Новости и аналитика Аналитические статьи Переводим бизнес на удаленку. Советы экспертов

Переводим бизнес на удаленку. Советы экспертов

Переводим бизнес на удаленку. Советы экспертов
VitalikRadko / Depositphotos.com

С целью предупреждения распространения коронавирусной инфекции федеральные и региональные органы власти призвали работодателей перевести работников на дистанционный режим работы, если для этого есть технические и организационные возможности. А для этого необходимо перестроить бизнес-процессы. Как это сделать оперативно и без потерь – советы наших экспертов.

МНЕНИЕ

Борис Попов
Фото: личный архив автора

Борис Попов, директор по развитию бизнеса Vinteo, эксперт по технологиям видеокоммуникаций:

"В сложившихся условиях экстренного перевода сотрудников на удаленную работу в выигрышной ситуации оказались компании и учреждения, уже использующие профессиональные решения видеоконференцсвязи (далее – ВКС) в бизнес-процессах.

Быстро подобрать решение ВКС и не прогадать с выбором поможет чек-лист:

  1. Определить задачи, для которых будет использоваться видеоконференцсвязь в организации или сформулировать проблемы, которые возникли с использованием имеющейся системы.

    Требуется ли организовать простое общение по видео нескольких сотрудников между собой или нужно обеспечить высокое качество коллективной работы с максимальным эффектом присутствия, создать виртуальную офисную среду и учесть отраслевые особенности компании (например, необходимость проведения оперативных межведомственных совещаний по всей стране, демонстрация материалов в хорошем качестве и т.д.). Или необходимо расширить имеющуюся систему ВКС, поскольку ее функционала стало не хватать при резко возросшей нагрузке?

  2. Оценить существующую инфраструктуру корпоративной сети ВКС.

    Нужно быстро создать сеть с нуля или система ВКС в компании существует, но ее нужно модернизировать? Так, для построения сети ВКС впервые, решения небольших задач, организации общения не более 50-100 абонентов, прекрасно подойдет функционал упрощенного решения класса web-конференций. А вот для масштабирования существующей сети, с необходимостью подобрать новое оборудование (или программное решение), совместимое с имеющимся, сможет справиться только решение профессионального класса.

  3. Прицениться к имеющимся на рынке продуктам, с учетом долгосрочной перспективы.

    Решение ВКС профессионального класса, способное обеспечить интеграцию с любым другим оборудованием и обширный дополнительный функционал, не может стоить дешево. Даже отечественные продукты потребуют значительных инвестиций (например, средний проект может начинаться от 3 млн руб.) Упрощенное решение для вебконференций обойдется в 3-4 раза дешевле профессионального, но желательно уже сейчас понимать долгосрочные цели бизнеса – экономия сегодня может вылиться в дополнительные инвестиции при необходимости расширить функционал (например, при затянувшемся карантине), а недорогой продукт классом ниже просто не даст этого сделать.

  4. Узнать о тестировании, акциях и дальнейшей поддержке. Действенный способ проверить решение – поставить пилотный продукт ВКС на базовую сеть организации (или демо-сеть) и протестировать его работу в реальных условиях, чтобы в полной мере оценить весь функционал. В сегодняшних реалиях многие вендоры ВКС пойдут навстречу и обеспечат выгодные условия тестирования и приобретения решений. Также важно узнать, как будет происходить обслуживание системы ВКС после покупки – в идеале, заказчик должен получить качественную местную поддержку от специалистов, хорошо знакомых с работой российских проектов".

 

МНЕНИЕ

Никита Цаплин
Фото: личный архив автора

Никита Цаплин, управляющий партнер RUVDS.com:

  1. "Сначала необходимо сделать очевидное: установить общие правила для всей команды и распорядок дня. Так, мы, например, ввели общие для всех правила:
  • время, в которое все сотрудники должны быть онлайн в корпоративном менеджере slack: обычно мы начинаем работу в 12 часов и заканчиваем в 20-21 часа;
  • установили, что считается за прогул: недоступность по телефону более двух часов;
  • договорились о стендапах в 12 и 20 часов: на первых устанавливаются задачи, на последнем нужно написать краткий отчет, что получилось сделать, а что нет.
  1. Вторым шагом должен стать вопрос безопасности, а именно возможной кражи переписок с клиентами. Поэтому у всех внутренних сервисов реализованы:
  • двухфакторная аутентификация по сертификату;
  • логин/пароль к чувствительным ресурсам;
  • право руководства моментально лишить доступа конкретного сотрудника.
  1. Затем необходимо разобраться с сотрудниками каждого отдела (у нас это отделы маркетинга и разработки, техническая поддержка, системные администраторы, бухгалтерия) и что нужно, чтобы они эффективно могли работать из дома.

Руководство, отделы маркетинга и разработки всегда могли работать удаленно. Для этого им нужны просто ноутбуки, корпоративный мессенджер и платформа Zoom для видеосвязи.

Сохранить старое расписание и график работы технической поддержки – дело несложное: у нас жесткие стандарты времени ответа. Удаленная работа никак не будет нарушать темп — руководитель поддержки просматривает тикеты и проверяет время ответа точно так же, как и в офисе. Технически обеспечить работу поддержки еще проще: достаточно переадресовывать все звонки прямо на мобильные телефоны сотрудников.

Работа системных администраторов никогда не зависела от физического доступа к оборудованию, так как серверы и информационная инфраструктура не были привязаны к офису: у всех серверов есть особенный удаленный интерфейс управления, гораздо более функциональный, чем классический. Из железа в офисе есть только управляющий сервер, но он дублируется в двух дата-центрах — в случае проблем дубликаты сразу начнет работу. На случай массового отключения электричества, к серверам автоматически подключается дизельный генератор.

Мы провели внеочередные учения по переключению питания на дизель, а договоры на поставку топлива позволит флагманскому ЦОД штатно работать в течение недели апокалипсиса, если он случится.

Как и обычно, в дата-центрах круглосуточно дежурят наши инженеры.

Значительная часть наших клиентов — юридические лица, а значит, им нужна стабильно работающая бухгалтерия. Большая часть документооборота у нас и так автоматизирована: в личном кабинете можно скачать договор, акты и акты сверок с печатью. Некоторым клиентам все же требуются оригиналы, и мы придумали, как исправно их предоставлять: бухгалтер будет распечатывать и подписывать документы дома и отправлять почтой или курьером.

С входящей бумажной корреспонденцией мы решили вопрос таким образом: договорились с охраной офиса и нашими постоянными курьерами. Первые будет собирать корреспонденцию, направлять эти документы курьерской службой на подпись, затем принимать обратно в офис".

Источник: ГАРАНТ.РУ

Читайте также:

"Удалёнка" – как сохранить непрерывность процессов и коммуникаций "Удалёнка" – как сохранить непрерывность процессов и коммуникаций

Рассказываем как создать собственный виртуальный офис за несколько минут, сохранить все бизнес-процессы и коммуникации в условиях, когда на это не хватает ни времени, ни денег. Реклама 

Работодателю частично возместят расходы на зарплату работникам, уволенным из других организаций

Минтруд России предлагает доплачивать работодателям за трудоустройство уволенных другими организациями граждан

Глава Минтруда России озвучил планы по поддержке населения в сфере занятости.

Задержали зарплату или уволили из-за COVID-2019? Роструд и ФНС России уже едут к вам!

Задержали зарплату или уволили из-за COVID-2019? Роструд и ФНС России уже едут к вам!

Михаил Мишустин поручил усилить контроль за жалобами граждан на обиды и притеснения, учиненные работодателем в связи с мерами, принимаемыми в целях противодействия распространению новой коронавирусной инфекции.

Новые рекомендации по борьбе с коронавирусом – теперь от Минтруда России

Новые рекомендации по борьбе с коронавирусом – теперь от Минтруда России

Они напомнили, что организациям надлежит ограничить командировки и массовые деловые мероприятия, проводить дезинфекцию, естественную вентиляцию помещений, организовать входную термометрию, отстранять от работы лиц с симптомами заболевания, установить график посещения столовых и т. п.

Банк России рекомендует банкам проводить дезинфекцию банкоматов

Банк России рекомендует банкам проводить дезинфекцию банкоматов

А полученные от клиентов деньги выдерживать в течение 3-4 дней.