Справка

В целях обеспечения мониторинга и анализа использования средств федерального бюджета на геологическое изучение недр и воспроизводства минерально-сырьевой базы Российской Федерации приказываю:

1. Внедрить разработанную за счет средств федерального бюджета в рамках государственного контракта от 26 февраля 2006 г. N ОМ-05-34/2 автоматизированную систему "Минерал-Финансы".

2. Возложить на Управление финансово-экономического обеспечения (Айвазова) организацию внедрения АС "Минерал-Финансы".

3. Утвердить прилагаемый Временный регламент информационного взаимодействия территориальных органов Федерального агентства по недропользованию по наполнению АС "Минерал-Финансы".

4. Управлению геологических основ, науки и информатики (Липилин), Управлению геологии нефти и газа, подземных вод и сооружений (Хлебников), Управлению геологии твердых полезных ископаемых (Михайлов), территориальным органам Роснедр руководствоваться указанным в пункте 3 настоящего приказа Временным регламентом.

5. Управлению финансово-экономического обеспечения (Айвазова) проанализировать практику применения Временного регламента и в срок до 01.08.2008 г. подготовить предложения по его совершенствованию.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Монастырных О.С.

Руководитель

А.А. Ледовских

Приложение

к приказу Федерального агентства

по недропользованию

от 16 января 2008 г. N 7

Временный регламент информационного взаимодействия территориальных органов Федерального агентства по недропользованию по наполнению АС "Минерал-Финансы"

      График внедрения АС "Минерал-финансы" на 2008 год ............... 1
      Начало работы с АС "Минерал-Финансы" ............................ 2
        Регистрация ................................................... 2
        Рабочее место пользователя .................................... 2
        Обучение пользователей ........................................ 2
      Информационное наполнение АС "Минерал-Финансы" .................. 3
        Обязанности    представителей     территориальных   органов    по
информационному наполнению ............................................ 3
        Перечень документов, которые вводятся в АС .................... 3
        Сроки ввода документов ........................................ 4
        Требования к отсканированным версиям документов ............... 4
        Требования к электронным версиям документов ................... 4
        Общие правила ввода документов в АС ........................... 4
        Актирование работ с использованием АС "Минерал-Финансы" ....... 5
        Подготовка  отчетов об  использовании средств с использованием АС
"Минерал-Финансы" ..................................................... 8
      Особенности ввода некоторых типов документов .................... 9
        Государственные  контракты,   Дополнительные   соглашения  и   их
приложения ............................................................ 9
        Акты выполненных работ ....................................... 10
        Письма ....................................................... 10
        Протоколы .................................................... 10
        Форма СМ-1 (СМ-Первичная, УСМ) ............................... 11
        Форма 3-ГР ................................................... 11
        Информационные отчеты ........................................ 11
        Проектно-сметная документация ................................ 11

График внедрения АС "Минерал-финансы" на 2008 год

+-----------------------------------------------------------------------+
.                    Мероприятие                     .       Срок       .
+----------------------------------------------------+------------------.
.Регистрация представителей территориальных органов, .январь 2008 года  .
.организация рабочих мест в порядке, предусмотренном .                  .
.настоящим регламентом                               .                  .
+----------------------------------------------------+------------------.
.Обучение представителей территориальных органов в   .I квартал 2008    .
.порядке, предусмотренном настоящим регламентом      .года              .
+----------------------------------------------------+------------------.
.Подготовка отчетов об использовании средств         .с I квартала 2008 .
.федерального бюджета на воспроизводство             .и далее           .
.минерально-сырьевой базы с использованием АС        .                  .
."Минерал-Финансы" в порядке, предусмотренном        .                  .
.настоящим регламентом                               .                  .
+----------------------------------------------------+------------------.
.Ввод в АС "Минерал-Финансы" документов,             .начиная с января  .
.предусмотренных настоящим регламентом               .2008 года и далее .
+----------------------------------------------------+------------------.
.Переход на актирование работ по Государственным     .в течение 2008    .
.контрактам с использованием АС "Минерал-Финансы" в  .года              .
.порядке, предусмотренном настоящим регламентом      .                  .
+-----------------------------------------------------------------------+

Начало работы с АС "Минерал-Финансы"

Регистрация

Перед началом работы необходимо зарегистрировать представителей территориальных органов в качестве пользователей АС "Минерал-Финансы" (далее - "АС").

Рекомендуется регистрировать в качестве пользователей тех сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к документообороту, отчетам и актированию работ, выполняемых за счет средств федерального бюджета на воспроизводство минерально-сырьевой базы, а также имеют навыки пользования персональным компьютером (MS Office, Интернет).

Для регистрации необходимо почтой направить по адресу 117463 Москва, а/я 225 письмо на бланке организации за подписью руководителя, в котором для каждого представителя следует указать:

1) ФИО полностью

2) Занимаемая должность

3) Контактный телефон

4) Действующий адрес электронной почты

5) Характер обязанностей (документооборот, подготовка отчетов, актирование работ, другое).

Для ускорения процедуры копию письма предварительно следует отправить факсом на номер (495) 936-18-78 с пометкой "Минерал-Финансы".

После регистрации пользователям будут высланы по электронной почте инструкция по подключению и пользовательская документация.

Рабочее место пользователя

Рабочее место должно быть оснащено персональным компьютером среднего уровня с Internet Explorer 6.0 или выше, MS Office Excel 2000, MS Office Word 2000 или выше и монитором с разрешением не менее 1024x768.

Также необходимо подключение к интернету со скоростью не менее 128 килобит в секунду и возможностью использования протокола https.

Более детально системные требования рассмотрены в руководстве пользователя.

Обучение пользователей

Обучение пользователей проводится путем самостоятельного освоения присланной пользовательской документации (для сотрудников, имеющих навыки работы на персональном компьютере и знакомых с документооборотом это не должно потребовать больших усилий).

В случае каких-либо затруднений пользователи могут получить поддержку, обратившись по адресу электронной почты finance-support@mineral.ru.

Информационное наполнение АС "Минерал-Финансы"

Обязанности представителей территориальных органов по информационному наполнению

Ввод документов в систему

1. Сканирование и ввод в систему графических версий документов.

2. Ввод в систему электронных версий документов.

Актирование работ

1. Импорт первичных форм СМ-1, УСМ, протоколов перераспределения сметной стоимости, протоколов корректировки, протоколов перераспределения Компенсируемых затрат.

2. Подготовка Бланков актов выполненных работ.

3. Отправка Бланков актов выполненных работ Поставщикам, получение заполненных Актов выполненных работ.

4. Импорт Актов выполненных работ.

Отчеты об использовании средств

1. Ввод данных в Бланк отчета об использовании средств.

2. Использование автоматизированной проверки, встроенной в Бланк отчета об использовании средств.

3. Ввод собственных отчетов в систему

4. Импорт собственных отчетов

Перечень документов, которые вводятся в АС

Все документы, которые появляются в течение жизненного цикла объекта, должны вводиться в АС "Минерал-Финансы". Каждый документ должен быть представлен в системе в электронном виде (файл Excel, Word) и в виде скана (графический файл).

В систему должны регулярно вводиться следующие документы:

- Государственный контракт со всеми приложениями;

- Дополнительные соглашения со всеми приложениями;

- Соглашение о внесении изменений и дополнений в Государственный контракт;

- Общая сметная стоимость СМ-1 (далее СМ-Первичная);

- Уточненная общая сметная стоимость СМ-1 (далее УСМ);

- Сметно-финансовый расчет (СФР);

- Протокол перераспределения сметной стоимости (ППСС);

- Прочие протоколы;

- Акты выполненных работ;

- Отчеты об использовании средств федерального бюджета;

- Сводные отчеты об использовании средств федерального бюджета;

- Распределение лимита бюджетных обязательств;

- Платежные поручения;

- Акты сдачи-приемки;

- Окончательный акт сдачи-приемки (акт сдачи-приемки (без претензий));

- Форма 3-ГР;

- Проектно-сметная документация;

- Информационные отчеты;

- Приказы;

- Письма;

- Прочие документы, имеющие отношение к контракту.

Процесс ввода документов в АС описан в руководстве пользователя в разделах: Реестр документов, Актировка работ, Сметы и протоколы.

Сроки ввода документов

Документы после утверждения должны быть введены в систему в течение 2 рабочих дней. Рекомендуется вводить документы сразу после утверждения.

Требования к отсканированным версиям документов

Каждый документ после утверждения должен быть отсканирован и введен в систему. Отсканированная версия документа должна быть хорошо читаема, должны быть видны все печати и подписи. Сканы должны быть черно-белыми (без полутонов), в формате Tag Image File Format (файлы с расширением tif) со сжатием. Для документов, имеющих более одной страницы, рекомендуется использовать многостраничные файлы, либо объединять отдельные страницы в архив zip.

Рекомендуемый средний размер 1 страницы скана формата А4 - не более 80Кб.

Рекомендуемое разрешение - 200dpi.

Требования к электронным версиям документов

Текстовые документы (например, Государственный контракт, Акт сдачи-приемки, Протокол) должны быть представлены в формате Word. Табличные документы (например, Общая сметная стоимость, Акт выполненных работ, Протокол перераспределения сметной стоимости) должны быть представлены в формате Excel.

Электронный документ должен полностью соответствовать утвержденному документу. За исключением, на электронном документе могут отсутствовать дата подписания и номер документа, отсутствуют подписи и печати.

Для удобства работы с документами, рекомендуется называть документ таким образом, чтобы название содержало номер объекта по Плану финансирования (или номер контракта), название типа документа, номер документа.

Общие правила ввода документов в АС

1. В поле "Название документа" указывается полное оригинальное название документа. Никакие изменения в оригинальное название документа вносить нельзя (кроме исправления орфографических ошибок). Исключение составляют контракты и дополнительные соглашения (см. главу "Особенности ввода некоторых типов документов").

2. В поле "Оригинальный документ" помещается оригинальный электронный документ, полученный от организации-исполнителя. Никакие изменения в этот файл вносить нельзя. В поле "Электронный документ" помещается документ, если в него внесены изменения (например, пользователь адаптировал Акт выполненных работ, созданный не в системе, при подготовке к импорту).

Свои рабочие версии документов (т.е. версии в которых внесены временные изменения для текущей работы) нельзя хранить в базе данных. Все рабочие версии необходимо хранить на своем компьютере.

3. Галочка "Актуальность" по умолчанию стоит у всех документов. Снимать ее необходимо в том случае, если документ неактуален, т.е. вышел другой документ, отменяющий действие текущего. Во всех остальных случаях документ является актуальным.

4. Поле "Сделать" предназначено для записи действий, которые нужно провести с данным документом. Например: "Уточнить дату документа", "Сравнить электронный документ с бумажной версией" и т.п.

5. В поле "Внутренний комментарий" документа вносится информация, которая может быть необходима при дальнейшей работе с документом. В отличие от поля "Сделать" эта информация констатирует факт и не предполагает каких-либо действий.

6. Поле "Комментарий в отчет" зарезервировано для потенциальных комментариев, которые должны будут выводиться в формируемые отчеты. В данный момент это поле не используется.

Актирование работ с использованием АС "Минерал-Финансы".

Общая методика актирования работ с использованием АИС "Минерал-Финансы" представлена на рис. АР-Р1.

Рис. АР-Р1 Общая методика актирования работ

Операции по подготовке первой АДС по объекту и ее актуализации представлены в Табл. АР-Т1 и Табл. АР-Т2. Любые изменения в смете (появление СМ-Перв, если финансирование шло по СФР; УСМ; ППСС; Протоколов корректировки Компенсируемых затрат) должны быть отражены в системе перед созданием Бланка акта. Под изменением структуры сметы понимается: добавление новых видов работ, удаление имеющихся, изменение расценок и объемов работ. Период Акта выполненных работ должен быть меньше или равен периоду действия АДС.

Если актирование работ по объекту началось не с первого акта, то перед созданием бланка акта необходимо импортировать последний утвержденный акт по объекту.

Также необходимо учесть, что первой Действующей сметой по объекту могут быть: СФР, СМ-Перв, УСМ.

Таблица АР-Т1 Подготовка Действующей сметы

+-----------------------------------------------------------------------+
.Ситуация                      .Действия пользователя                   .
+------------------------------+----------------------------------------.
.Начался новый объект.         .1. Импорт СМ-Перв.                      .
.Имеется СМ-Перв.              .Период ДС: 01.04.2006-31.12.2006        .
.Период: 2 квартал 2006 года   .ДС полностью аналогична СМ-Перв.        .
.- 4 квартал 2006 года         .                                        .
+------------------------------+----------------------------------------.
.Появилась  УСМ.    Изменений в.1. Импорт УСМ.                          .
.структуре сметы не было.      .Период ДС: 01.01.2007-31.12.2007        .
.Период: 1 квартал 2007 года   .ДС полностью аналогична УСМ.            .
.- 4 квартал 2007 года         .                                        .
+------------------------------+----------------------------------------.
.Появился ППСС.                .1.   Импорт   ППСС.   Дата    вступления.
.Период: 3 квартал 2007 года   .01.07.2007                              .
.- 4 квартал 2007 года         .2. Дата окончания периода предыдущей  ДС.
.                              .автоматически изменяется на 30.06.2007. .
.                              .Период ДС: 01.07.2007-31.12.2007        .
.                              .ДС это СМ-Перв. с изменениями внесенными.
.                              .ППСС.                                   .
+------------------------------+----------------------------------------.
.Появилась УСМ. Были  изменения.Такая УСМ  не  привяжется  к  предыдущей.
.структуры сметы.              .смете. Поэтому перед импортом необходимы.
.Период: 1 квартал 2008 года   .дополнительные операции.                .
.- 4 квартал 2008 года         .1. Создание протокола корректировки.    .
.                              .2. Импорт протокола корректировки.  Дата.
.                              .вступления 01.01.2008.                  .
.                              .В результате этих действий в АС появится.
.                              .новая   ДС   с   периодом      один день.
.                              .(01.01.2008). Данная ДС будет аналогична.
.                              .предыдущей ДС с  изменениями  внесенными.
.                              .протоколом корректировки.               .
.                              .3. Импорт УСМ.                          .
.                              .Период ДС: 01.01.2008-31.12.2008        .
.                              .ДС полностью аналогична УСМ.            .
+------------------------------+----------------------------------------.
.Было изменение  Компенсируемых.1. Создание протокола  перераспределения.
.затрат   "по   факту"    актом.Компенсируемых затрат.                  .
.выполненных работ.            .2.  Импорт  протокола.  Дата  вступления.
.Данная   ситуация   возможно#,.01.04.2008.                             .
.если это последний акт в году,.3. Дата окончания периода предыдущей  ДС.
.но   не   последний     акт по.автоматически изменяется на 31.03.2007. .
.объекту,  и   итоговая   сумма.Период ДС: 01.04.2008-31.12.2008        .
.Компенсируемых       затрат не.ДС полностью аналогична СМ-Перв.        .
.меняется.                     .                                        .
.Период: 2 квартал 2008 года   .                                        .
.- 4 квартал 2008 года         .                                        .
+-----------------------------------------------------------------------+

Таблица АР-Т2 Подготовка Действующей сметы при СФР

+-----------------------------------------------------------------------+
.   .Ситуация                     .Действия пользователя                .
+---+-----------------------------+-------------------------------------.
.   .Начался новый объект. Имеется.1. Импорт СФР.                       .
.   .СФР.                         .Период ДС: 01.10.2006-31.12.2006     .
.   .Период:  Период:#  4  квартал.ДС полностью аналогична СФР.         .
.   .2006 года -  4  квартал  2006.                                     .
.   .года                         .                                     .
+---+-----------------------------+-------------------------------------.
.   .Появилась СМ-Перв.           .В данном случае СМ-Перв не привяжется.
.   .Период: 1 квартал 2007 года -.к   СФР.   Поэтому   перед   импортом.
.   .4 квартал 2007 года          .необходимы дополнительные операции.  .
.   .                             .1. Создание протокола корректировки. .
.   .                             .2.  Импорт  протокола  корректировки..
.   .                             .Дата вступления 01.01.2007.          .
.   .                             .В  результате  этих  действий    в АС.
.   .                             .появится новая  ДС  с  периодом  один.
.   .                             .день (01.01.2007).  Данная  ДС  будет.
.   .                             .аналогична    предыдущей     ДС     с.
.   .                             .изменениями   внесенными   протоколом.
.   .                             .корректировки.                       .
.   .                             .3. Импорт СМ-Перв                    .
.   .                             .Период ДС: 01.07.2007-31.12.2007     .
.   .                             .ДС это  СМ-Перв,  включающая  в  себя.
.   .                             .СФР.                                 .
+-----------------------------------------------------------------------+

Автоматизированная проверка правильности заполнения Акта выполненных работ проходит в два этапа:

- Первая проверка выполняется Бланком акта выполненных работ. При заполнении Бланка ячейки заполненные неправильно подсвечиваются красным цветом. Основные пользователи данной проверки - это Поставщики.

- Вторая повторная проверка выполняется при импорте Акта в систему. Основные пользователь# этой проверки - Заказчики. Эта проверка независима от первой.

Процесс импорта Общей сметной стоимости, Уточненной общей сметной стоимости, Протоколов перераспределения сметной стоимости, Протоколов корректировки, протоколов перераспределения Компенсируемых затрат описан в руководстве пользователя в разделе "Сметы и протоколы". Процесс формирования Бланков актов выполненных работ и импорта Актов выполненных работ описан в руководстве пользователя в разделе "Актировка работ".

Подготовка отчетов об использовании средств с использованием АС "Минерал-Финансы".

Общая методика работы с отчетами об использовании средств представлена на рис. ОИС-Р1.

Рис. ОИС-Р1 Общая методика работы с отчетами об использовании средств

Автоматизированная проверка правильности заполнения Отчетов проходит в два этапа:

- Первая проверка выполняется Бланком отчета. При заполнении Бланка ячейки заполненные неправильно подсвечиваются красным цветом, и в графе Диагностика появляется комментарий об обнаруженной ошибке. Основные пользователи данной проверки - Территориальные органы.

- Вторая повторная проверка выполняется при импорте. Основные пользователи этой проверки - Федеральное агентство по недропользованию и ИАЦ "Минерал". Данная проверка независима от первой.

Особенности ввода некоторых типов документов

Государственные контракты, Дополнительные соглашения и их приложения

1. В поле название документа название контракта всегда пишется по шаблону "Государственный контракт N <НОМЕР КОНТРАКТА> на выполнение работ по воспроизводству минерально-сырьевой базы для государственных нужд".

2. В поле название документа название дополнительного соглашения всегда пишется по шаблону "Дополнительное соглашение N <НОМЕР ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО СОГЛАШЕНИЯ> к Государственному контракту <НОМЕР КОНТРАКТА> от <ДАТА> на выполнение работ по воспроизводству минерально-сырьевой базы для государственных нужд"

3. При вводе в АС электронной версии, если Государственный контракт (или Дополнительное соглашение) и его приложения помещены в один файл, то в поле "Оригинальный документ" вводится весь файл без каких либо# изменений, при необходимости в поле "Электронный документ" вводятся вырезки из этого файла.

4. Документ "Соглашение о внесении изменений и дополнений в Государственный контракт" вносится в тип "Дополнительное соглашение".

5. Организация ФГУП "ВНИГНИ" в календарных планах ГРР указывает соисполнителей работ. В связи с тем, что в АС в форме ввода этапов календарных планах# ГРР отсутствует графа "Соисполнитель", соисполнитель указывается в графе "Этап" следующим образом:

Соисполнитель: непосредственно содержание этапа.

Например: ФГУП ВНИГНИ: Обобщение и анализ результатов ГРР на нефть и газ за счет средств федерального бюджета за 2005 г. по НГП и субъектам РФ.

6. Если в календарном плане ГРР указана только одна строка, то никаких галочек ("Итог", "Подитог") ставить не надо (т.к. эти галочки ставятся на те строки, которые получаются в результате суммирования других).

7. В некоторых календарных планах НИОКР, когда работы выполняет соисполнитель в качестве получателя НТПр указывается главный исполнитель. В таких ситуациях при вводе в АС в качестве получателя НТПр необходимо все равно указывать главного получателя.

Акты выполненных работ

В случае, если несколько актов помещены в один файл (Excel), то в поле "Оригинальный документ" вводится весь файл без каких-либо изменений, а в поле "Электронный документ" - после внесения необходимых изменений.

Письма

Письма обычно идут без названия. Поэтому в поле "Название" название вводится самостоятельно по первым или ключевым словам данного письма.

Протоколы

В поле "Внутренний комментарий" в данном типе документов рекомендуется указывать тип протокола. Под типом протокола понимается суть содержания протокола.

Примеры типов протоколов:

- утверждения проектно-сметной документации;

- изменения геологического задания;

- изменение контрактной цены;

- изменение сроков объекта;

- рассмотрение результатов работ за год;

- изменение названия организации, реквизитов;

- и др.

Форма СМ-1 (СМ-Первичная, УСМ)

Хотя общая сметная стоимость (СМ-Первичная) идет на весь срок объекта, при вводе в АС необходимо в качестве периода указывать только текущий год.

Форма 3-ГР

В тех случаях, когда форма 3-ГР представлена не полностью, а лишь фрагмент формы 3-ГР (из формы 3-ГР "вырван" лист относящийся к определенному объекту), в поле "Внутренний комментарий" делается пометка, что это фрагмент.

Информационные отчеты

В АС достаточно ввести электронную версию информационного отчета.

Проектно-сметная документация.

В АС достаточно ввести электронную версию и сканы "страниц с печатями".

Приказ Федерального агентства по недропользованию от 16 января 2008 г. N 7 "О внедрении автоматизированной системы учета и анализа использования средств федерального бюджета на геологическое изучение недр и воспроизводства минерально-сырьевой базы Российской Федерации "Минерал-Финансы"

Текст приказа официально опубликован не был