Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО ''СБЕР А". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО ''СБЕР А". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
На электронную почту общества от бывшего работника поступил запрос о предоставлении документов, информации. Ответ на запрос работник просит направить ему по электронной почте, поскольку в настоящее время находится за границей, "Почтой России" получить письмо также не имеет возможности. Запрос подписан работником на бумажном носителе и отсканирован для направления.
Правомерно ли будет направить ответ общества на запрос бывшего работника по электронной почте? Какие действия необходимо совершить, чтобы направить такой ответ по электронной почте?
Если работник продублирует свой запрос, на котором проставит свою электронную подпись, то работодатель может направить ответ по электронной почте работника? Должны ли документы быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя? Или достаточно подписать их на бумаге и сделать сканы?
В соответствии с частью первой ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику в том числе копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Указанная норма распространяется также и на граждан, трудовой договор с которыми уже прекращен, если их запрос касается документов, связанных с периодом трудовой деятельности у данного работодателя.
Как следует из ст. 62 ТК РФ, для получения копий документов, связанных с работой, работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением.
Вопрос о том, может ли работник подать заявление о выдаче копий документов, связанных с работой, в электронной форме, долгое время являлся спорным. С 22 ноября 2021 года вопрос о применении электронного документооборота в сфере трудовых отношений урегулирован в статьях 22.1-22.3 ТК РФ. Согласно части десятой ст. 22.3 ТК РФ заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота.
Учитывая закрепление законодателем этого правила именно в ст. 22.3 ТК РФ в качестве специального по отношению к общей норме ст. 62 ТК РФ, полагаем, что правом на подачу заявления в электронном виде обладают только те работники, которые взаимодействуют с работодателем посредством электронного документооборота.
Соответственно, бывший работник в любом случае подать такое заявление в электронном виде не может. Специалисты Роструда РФ также отмечают, что заявление о предоставлении документов, связанных с работой, должно быть передано работодателю лично, через уполномоченного представителя либо посредством обычной почтовой связи, но не по электронной почте (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3, ответ 4, ответ 5 с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").
Направление сканов заявлений на адрес электронной почты письменной формой обращения работника не является (смотрите решение Центрального районного суда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 11.12.2018 по делу N 2-4236/2018, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 04.02.2020 по делу N 33-652/2020).
Следовательно, работодатель не обязан исполнять запрос бывшего работника, поступивший по электронной почте в виде скана заявления, так как он не соответствует требованиям ст. 62 ТК РФ. Полагаем, что указанный подход должен применяться и в ситуации, когда бывший работник направляет по электронной почте заявление, подписанное электронной подписью, поскольку нормы ст. 22.3 ТК РФ, регулирующие использование электронной подписи в кадровом документообороте, не распространяются на бывших работников как на участников системы электронного документооборота (смотрите ответ 6 Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").
По нашему мнению, обязанность предоставить документы возникнет у работодателя, когда соответствующее заявление будет направлено бывшим работником, находящимся за границей, на бумажном носителе международной почтой, курьерской доставкой или через доверенное лицо в РФ.
Вместе с тем считаем, что работодатель вправе (но не обязан) удовлетворить просьбу работника и предоставить необходимые ему документы в формате электронной копии (скан-копии) заверенных копий затребованных документов. Риск возникновения каких-либо трудовых споров, а также привлечения работодателя к ответственности, на наш взгляд, будет являться минимальным (апелляционное определение СК по административным делам Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 20.07.2022 по делу N 33а-2481/2022).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бездеткина Дарья
Ответ прошел контроль качества
3 сентября 2026 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
