Оформление руководителем учреждения служебной записки в отношении самого себя

Как оформить служебную записку (казенное учреждение) на возмещение расходов по найму жилого помещения (командировочные расходы) сверх установленной нормы? Такие расходы, как и иные расходы, производятся с разрешения руководителя. Если сам руководитель пишет служебную записку на такие расходы, то на чье имя оформляется такой документ?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Когда руководитель учреждения сам едет в командировку, документы, связанные с направлением в командировку и возмещением расходов, подписываются им самим. Соответственно, служебная записка на возмещение расходов сверх установленных норм составляется руководителем на имя руководителя и подписывается с обеих сторон одним и тем же лицом.

Обоснование позиции:

В силу ст. 275 ТК РФ трудовой договор с руководителем государственного (муниципального) учреждения заключается на основе типовой формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 12.04.2013 N 329. В указанной форме органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) именуются работодателями руководителей государственных учреждений субъектов РФ. Тем не менее с точки зрения законодательства статус органов государственной власти субъектов РФ (органов местного самоуправления) в данной форме определен некорректно.

Согласно части четвертой ст. 20 ТК РФ под работодателем понимается физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

На сегодняшний день отсутствуют положения федерального законодательства, которые предусматривали бы, что соответствующие органы власти выступают непосредственно работодателями руководителей государственных (муниципальных) учреждений.

Следовательно, работодателями таких руководителей в силу части четвертой ст. 20 ТК РФ, как нам представляется, будут являться те учреждения, которые они возглавляют.

То обстоятельство, что в данном случае назначение на должность этих руководителей и заключение с ними трудовых договоров производится органом власти, не придает данному органу статуса работодателя. Заключая трудовой договор с руководителем учреждения, уполномоченный орган власти лишь осуществляет одно из полномочий работодателя, являясь его представителем и не вступая при этом в непосредственные трудовые отношения с руководителем (смотрите часть шестую ст. 20 ТК РФ).

Вывод о том, что работодателями руководителей государственных и муниципальных учреждений являются возглавляемые ими учреждения, а не органы власти, выполняющие в отношении таких учреждений функции и полномочия учредителей, подтверждается судебной практикой (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 14.12.2018 N 34-КГ18-17, определение Ленинградского областного суда от 23.11.2016 N 33-6527/2016).

Руководитель учреждения, являясь представителем работодателя-учреждения в отношениях с другими работниками (часть шестая ст. 20 ТК РФ), в то же время является и работником возглавляемого им учреждения (ст. 20, 273 ТК РФ).

Таким образом, полагаем, когда руководитель учреждения сам едет в командировку, документы, связанные с направлением в командировку и возмещением расходов, подписываются им самим, как и в отношении других работников (см. также Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании "Гарант")). О правомерности издания приказов руководителем в отношении самого себя говорится также в письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ и консультациях специалистов Роструда (ответ с портала "Онлайнинспекция.РФ").

На наш взгляд, аналогичный подход должен применяться и в отношении иных кадровых документов, издаваемых и подписываемых руководителем в отношении самого себя как работника организации (в частности, служебной записки). Соответственно, служебная записка на возмещение расходов сверх установленных норм составляется руководителем на имя руководителя и подписывается с обеих сторон одним и тем же лицом.

В заключение отметим, что иной порядок может быть закреплен в трудовом договоре с руководителем, в уставе учреждения или в иных локальных нормативных актах (например, издание приказов в отношении руководителя осуществляется учредителем).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

29 мая 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.