Руководитель ездил в командировку на собственной машине. Помимо чеков за проживание предоставил справку по операциям из онлайн-банка об оплате за проезд по платной дороге и чеки за ГСМ. Нужно ли дополнительно оформлять какой-то документ в таком случае в отношении автомобиля? Можно ли при возмещении расходов за ГСМ отнести их на счет 26 "Командировочные расходы" вместо счета 10.03.2?

Руководитель ездил в командировку на собственной машине. Помимо чеков за проживание предоставил справку по операциям из онлайн-банка об оплате за проезд по платной дороге и чеки за ГСМ. Нужно ли дополнительно оформлять какой-то документ в таком случае в отношении автомобиля? Можно ли при возмещении расходов за ГСМ отнести их на счет 26 "Командировочные расходы" вместо счета 10.03.2?

В соответствии со ст. 188 ТК РФ, использование личного имущества работника в интересах работодателя должно быть оформлено соглашением сторон трудового договора. В нем фиксируются характеристики автомобиля, порядок его использования, размер компенсации и перечень возмещаемых расходов (включая ГСМ, платные дороги и т.д.).

В приказе о направлении в командировку (по форме Т-9 или иной утвержденной в учреждении) необходимо прямо указать, что проезд к месту командировки осуществляется на личном автомобиле, с указанием его марки и государственного регистрационного номера.

Также издается приказ, устанавливающий размер компенсации (с учетом интенсивности использования имущества) и порядок возмещения расходов.

По возвращении руководитель должен представить авансовый отчет (по форме АО-1) с приложением всех подтверждающих документов: чеков с АЗС, квитанций об оплате платных дорог, служебной записки с указанием маршрута и пробега.

Поскольку бензин не приобретается организацией (через топливные карты или подотчет), а компенсируется сотруднику как возмещение его личных затрат, произведенных в интересах работодателя, то такие расходы могут отражаться напрямую на счетах затрат (например, 20, 26, 44), минуя счет 10 Материалы.

Смотрите, например, Вопрос: Сотрудники организации ездят в командировку на собственных автомобилях. Организация компенсирует им стоимость израсходованного бензина. Какими документами правильно оформить такие расходы, чтобы принять для налогового учета организации. Можно ли такой расход бензина учитывать сразу на затратный счет, не используя счет 10? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, июль 2025 г.).

Вопрос: Сотрудник едет в командировку на своем автомобиле. Что и как должно быть оформлено? Какие должны быть оформлены и составлены документы при отправлении сотрудника? Какие документы должен предоставить сотрудник по возвращении? А приказ о размере компенсации обязателен? Можно ли просто по чекам выплатить возмещение расходов? Что подразумевает приказ о размере компенсации, что в него включается? А соглашение об использовании личного транспорта также обязательно? Что в нем должно указываться? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, март 2026 г.);

Смотрите также Вопрос: Руководитель автономного учреждения едет в командировку на собственном автомобиле. Как оформить документы, чтобы возместить ему расходы на ГСМ? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, апрель 2026 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подкопаев Михаил

Ответ прошел контроль качества

26 мая 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.