Переход организации к изданию приказов в электронном виде

Можно ли подписывать приказы организации в электронном виде? Как организовать электронный документооборот по подписанию приказов?

1. В силу п. 1 ст. 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись) (ч. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

На основании ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные акты и соглашения, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Нормативные акты и соглашения, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, приказы в организации могут издаваться в виде электронных документов, подписываемых электронными подписями.

Действующее законодательство не устанавливает определенного порядка введения в организации системы электронного документооборота. По нашему мнению, учитывая приведенные нормы, организации следует:

- издать локальный акт о введении такой системы, можно также разработать специальное положение;

- внести соответствующие изменения в документы организации, в частности в учетную политику организации;

- определить виды применяемых электронных подписей и порядок их использования;

- определить перечень документов, при подписании которых будет использоваться электронная подпись;

- утвердить формы соответствующих электронных документов;

- определить перечень лиц, уполномоченных на подписание документов электронной подписью.

При соблюдении указанных требований электронные документы организации могут использоваться для подтверждения фактов совершения хозяйственных операций (смотрите письма Минфина России от 23 августа 2022 г. N 03-03-06/1/82037, от 20 декабря 2017 г. N 03-03-06/1/85248, от 12 сентября 2017 г. N 03-03-06/1/58456, ФНС России от 20 февраля 2018 г. N ЕД-4-15/3372).

2. Определенные особенности предусмотрены действующим законодательством при введении электронного документооборота (в частности, издания приказов) в кадровой сфере. Согласно части первой ст. 22.2 ТК РФ право принятия решения о введении кадрового электронного документооборота принадлежит работодателю. Электронный документооборот (далее - ЭДО) вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (часть вторая ст. 22.2 ТК РФ). В указанный локальный акт должны быть включены следующие положения:

- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО;

- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;

- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также сведения о дате введения ЭДО, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Отдельно в законе оговорена необходимость утверждения работодателем порядка осуществления ЭДО - также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (часть третья ст. 22.2 ТК РФ). Обязательных требований к его содержанию в законе не установлено. Он может предусматривать:

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО (при необходимости);

- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, в отношении которых ведется ЭДО;

- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Ответ прошел контроль качества

25 февраля 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.