Работникам зарубежного филиала работодатель раз в год возмещает расходы по проезду от места проживании до места работы и обратно - на время ежегодного отпуска, что прописано в трудовом договоре. По возвращении из отпуска каждый работник сдает авансовый отчет, и далее расходы на приобретение билетов возмещаются перечислением на карту сотрудника. Есть ли налоговые риски, когда один сотрудник оплачивает билеты и за себя, и за коллегу? Какие дополнительные документы следует приложить к авансовым отчетам сотрудников?

Работникам зарубежного филиала работодатель раз в год возмещает расходы по проезду от места проживании до места работы и обратно - на время ежегодного отпуска, что прописано в трудовом договоре. По возвращении из отпуска каждый работник сдает авансовый отчет, и далее расходы на приобретение билетов возмещаются перечислением на карту сотрудника. Есть ли налоговые риски, когда один сотрудник оплачивает билеты и за себя, и за коллегу? Какие дополнительные документы следует приложить к авансовым отчетам сотрудников?

Считаем, что в данном случае к авансовому отчету второго сотрудника прилагаются письменные пояснения сотрудника об оплате проезда за счет выданных ему под отчет средств вторым сотрудником (с приложением копии кассового чека).

Каких-либо разъяснений по оформлению документов для такой ситуации не обнаружено. Как и примеров судебной практики, связанных с претензиями контролирующих органов в отношении признания отсутствия документального подтверждения использования подотчетным лицом выданных ему денежных средств (например, отсутствует судебная практика о начислении НДФЛ на сумму подотчетных средств, которые переданы другому сотруднику, отчитавшемуся по ним).

Отметим, что для похожих случаев, которые не урегулированы законодательно, Минфин России указывает на возможность установления порядка расчетов с подотчетными лицами коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (наймодателя). Например, установить правила оформления авансовых отчетов и подтверждающих документов в Приказе руководителя.

Смотрите, например, Вопрос: Как оформить авансовые отчеты двум сотрудникам, которые совершили покупку одного оборудования? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подкопаев Михаил

Ответ прошел контроль качества

3 марта 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.