Какой электронной подписью можно работник и работодатель смогут подписывать все документы в рамках ЭКДО?

В организации планируется переход на электронный кадровый документооборот с использованием информационной системы работодателя.
Какой универсальный вид цифровой подписи следует выбрать работодателю отдельно для работодателя и для работников, чтобы работодатель и работники вправе были подписывать абсолютно все виды кадровых и локальных документов в электронном виде, за исключением трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Чтобы представитель работодателя имел возможность подписывать в информационной системе работодателя любые документы, в отношении которых может вестись электронный документооборот в трудовых отношениях, ему необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись.

Работник для этих целей может использовать одну из следующих подписей:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. 

Обоснование вывода:

Отношения в области использования электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Статья 5 данного закона выделяет в качестве видов электронной подписи простую электронную подпись и усиленную электронную подпись. Последняя, в свою очередь, делится на неквалифицированную (далее - УНЭП) и квалифицированную электронные подписи (далее - УКЭП). Отличительные признаки данных видов подписей также раскрываются в указанной выше статье.

Использование электронного документооборота в трудовых отношениях (далее - электронный кадровый документооборот; ЭКДО) регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Вопрос о видах электронных подписей, которые могут применяться в рамках ЭКДО работниками и работодателями, раскрывается в частях первой-седьмой ст. 22.3 ТК РФ.

Так, согласно части первой ст. 22.3 ТК РФ при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров о получении образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется УКЭП. При подписании иных документов посредством информационной системы работодателя работодателем могут использоваться и иные виды электронных подписей: УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, а также УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (часть третья ст. 22.3 ТК РФ). Под последней в Трудовом кодексе понимается УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством РФ порядке (часть вторая ст. 22.3 ТК РФ).

Таким образом, для того, чтобы представитель работодателя имел возможность подписывать в информационной системе работодателя любые документы, в отношении которых может вестись ЭКДО, ему необходимо иметь УКЭП, поскольку некоторые документы могут быть подписаны со стороны работодателя только ей.

Работником же, как указано в части четвертой ст. 22.3 ТК РФ, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора о получении образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя могут использоваться:

• УКЭП;
• УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании иных документов работником, помимо этого, может использоваться простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (часть пятая ст. 22.3 ТК РФ).

Однако опять же чтобы иметь возможность подписывать в информационной системе работодателя все документы, в отношении которых может вестись ЭКДО, работнику необходимо иметь одну из подписей, перечисленных в части четвертой ст. 22.3 ТК РФ. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел 

Ответ прошел контроль качества 

10 октября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.