Отказ работника от ознакомления с документами в системе электронного документооборота

Между работником и работодателем заключено соглашение об электронном документообороте, в соответствии с которым работник обязан ежедневно проверять наличие входящей корреспонденции и ознакамливаться с ее содержимым в течение одного рабочего дня с момента его направления.
Будет ли работник считаться ознакомленным с направленным ему через ЭДО документом, если он не проставил электронную подпись в ознакомлении в указанный срок? Нужно ли при наличии такого условия составлять акты об отказе от подписания документов или иной аналогичный документ? Должен ли он содержать подписи свидетелей?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Если в установленный соглашением об ЭДО срок (1 рабочий день) работник не ознакомился с направленным ему документом (не проставил электронную подпись), то нет законных оснований считать его ознакомленным с этим документом.

Трудовым законодательством не предусмотрены действия работодателя в случае отказа работника от ознакомления с документами в системе ЭДО. При отказе работника ознакомиться с ними считаем возможным зафиксировать факт отказа в соответствующем акте в присутствии не менее двух свидетелей, с указанием даты и подписи свидетелей. 

Обоснование позиции:

Действительно, в законе оговорено право утверждения работодателем порядка осуществления электронного документооборота (далее - ЭДО) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (часть третья ст. 22.2 ТК РФ). Обязательных требований к его содержанию в законе не установлено, однако отмечено, что он может предусматривать, в частности, сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления.

Полагаем, что при такой организации документооборота единственным предусмотренным законом способом установить факт ознакомления работника с документами в системе ЭДО является использование им электронной подписи.

Соответственно, если в установленный соглашением об ЭДО срок (один рабочий день) работник не ознакомился с направленным ему документом (не проставил электронную подпись), то нет законных оснований считать его ознакомленным с этим документом.

Трудовым законодательством не предусмотрены действия работодателя в случае отказа работника от ознакомления с документами в системе ЭДО. При отказе работника ознакомиться с ними считаем возможным зафиксировать факт отказа в соответствующем акте в присутствии не менее двух свидетелей, с указанием даты и подписи свидетелей (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда).

В п. 35 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 (далее - Постановление Пленума N 2) разъяснено, что неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей может заключаться в нарушении требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п.

Следовательно, если в установленный соглашением об ЭДО срок (один рабочий день) работник не подписал и не направил отказ от подписания электронного документа, то это является основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192, 193 ТК РФ. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим 

Ответ прошел контроль качества 

28 сентября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.