По графику документооборота, действующего в муниципальном учреждении, табель учета рабочего времени за первую половину месяца (с 1 по 15 число) должен представляться в бухгалтерию 10 числа соответствующего месяца; табель за вторую половину (с 16 по последнее число месяца) - 25 числа. Какую дату ставить в строке формирования и подписания табеля за первую половину и за весь месяц?

Согласно части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. В муниципальных учреждениях для этих целей применяется табель учета рабочего времени по форме 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Этим же приказом утверждены и методические указания по заполнению табеля.

Данная форма содержит поле "дата формирования документа". Что именно следует считать датой формирования документа, в методических указаниях не поясняется. В экспертной среде можно встретить мнение о том, что в данном поле следует указывать последний день отчетного периода (Табель учета рабочего времени (В.В. Никитин, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2019 г.)). Однако такое указание представляется бессмысленным: информация о дате окончания периода, за который заполняется табель, и так указывается в заголовочной части документа.

Некоторые авторы, присоединяясь к мнению о необходимости указания в поле "дата формирования документа" последнего дня отчетного периода, приравнивают эту дату к итоговой дате заполнения табеля (Табель учета рабочего времени: правила оформления (Л. Куревина, журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2020 г.)). Но это представляется неверным. В соответствии с методическими указаниями количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы отражается работником, ответственным за ведение табеля, в сроки, установленные порядком документооборота учреждения. То есть заполнение табеля "день в день" обязательным не является, табель может быть окончательно заполнен и позднее последнего дня отчетного периода. И в этом смысле указание в качестве даты формирования табеля именно даты его закрытия, которая может и не совпадать с последним днем учетного периода, представляется куда более логичным.

Вместе с тем возможно и еще одно предположение. Согласно методическим указаниям табель открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. В связи с чем в качестве даты формирования табеля может выступать дата его открытия, а не закрытия. К сожалению, в отсутствие каких-либо разъяснений органов власти или судебной практики по данному вопросу затруднительно однозначно говорить о том, какая из описанных точек зрения является более корректной.

Что же касается даты подписания документа, которая указывается в нижнем левом углу табеля, то в ней следует указывать именно дату, когда документ был фактически подписан лицом, на которое возложено ведения табеля. Эта подпись ставится уже после того, как табель был заполнен (смотрите методические указания). Опять же напомним, что поскольку информация в табель вносится в сроки, установленные порядком документооборота учреждения, он может быть окончательно заполнен и, соответственно, подписан позже окончания отчетного периода.

В соответствии с методическими указаниями табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы. Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию табеля определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота. Таким образом, работодатель действительно вправе определить, что табель представляется в бухгалтерию два раза в месяц, и установить конкретные даты такой передачи. Однако ситуация, при которой табель должен быть заполнен и передан в бухгалтерию до окончания отчетного периода, нам представляется недопустимой. В этом случае фактически лицо, ответственное за ведения табеля, должно внести в него информацию за будущие периоды, которой объективно не может располагать. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел 

Ответ прошел контроль качества 

13 июля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.