Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право 1. Каков срок хранения судовой роли (список членов экипажа)? Где должна храниться судовая роль: на судне или в офисе собственника? 2. Обязан ли работодатель в личных делах уволенных сотрудников хранить диплом об образовании или квалификационные свидетельства, являющиеся персональными данными?

1. Каков срок хранения судовой роли (список членов экипажа)? Где должна храниться судовая роль: на судне или в офисе собственника?
2. Обязан ли работодатель в личных делах уволенных сотрудников хранить диплом об образовании или квалификационные свидетельства, являющиеся персональными данными?

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень) утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Дополнительно разработана инструкция по его применению, которая действует (далее - Инструкция).
Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (пп. 2.1, 2.2 Инструкции), в то же время детально не прописывает названия данных документов. Исходя из п. 4.3 Инструкции сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лети 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Заметим, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п. 4.10 Инструкции).
Так, указание на вид документа списки работников содержат:
Раздел 1.3. Организационные основы управления: позиция 42 - штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) - срок хранения 50/75 лет.
Раздел 4.2. Учет оплаты труда - позиция 298 - списки работников - срок хранения -5 лет.
Раздел 7.2. Нормирование и оплата труда:
позиция 400 - Тарификационные списки (ведомости) работников - срок хранения 50/75 лет;
позиция 405 - Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации - срок хранения -5 лет.
Раздел 8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации: позиция 498 - списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации - срок хранения - 3 года.
Вместе с тем из п. 5 ст. 26 Кодекса внутреннего водного транспорта Российской Федерации от 07.03.2001 N 24-ФЗ (КВВТ РФ) следует, что судовая роль является документом, содержащим сведения о количестве и составе экипажа судна лица. В п. 4 ст. 14 КВВТ РФ указано, что судовая роль ведется в соответствии с правилами*(1), установленными федеральным органом исполнительной власти в области транспорта. Однако данные правила не содержит указания сроков и места хранения судовой роли. Пункт 4 ст. 14 КВВТ РФ указывает только срок и место хранения судового журнала.
Таким образом, полагаем, что в рассматриваемом вопросе работодателю необходимо определить, к какому разделу Перечня относится документ с названием "судовая роль" (список членов экипажа), и на основании этого определить срок хранения данного документа.
2. Прежде всего отметим, что в отношении работников коммерческой организации трудовое законодательство не предусматривает обязательное ведение работодателем личного дела и не регламентирует состав его документов (смотрите также вопрос 1 и вопрос 2 вопрос 3, вопрос 4, вопрос 5 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Таким образом, ввиду отсутствия законодательного требования ведения личных дел работников коммерческой организации работодатель в такой ситуации по своему усмотрению принимает решение как о необходимости ведения личных дел, так и о составе документов, включенных в них.
При этом в любом случае должны учитываться положения ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) в части обеспечения сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. В соответствии со ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся в организациях не менее 75 лет со дня создания, а начиная с 2003 года - не менее 50 лет со дня создания. Согласно п. 3 ст. 3 указанного закона документами по личному составу являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Как показывает судебная практика, к таковым относятся: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, должностные инструкции, списки работников (смотрите, например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2012 N 14АП-8771/11).
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными (далее - ПД) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ). Под обработкой персональных данных понимается в том числе хранение и уничтожение персональных данных. Уничтожением персональных данных признаются в том числе действия, в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных*(2).
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов (смотрите ответы на вопрос 6, вопрос 7, вопрос 8 специалистов Роструда с информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ). Однако обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N 152-ФЗ.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Одним из принципов обработки персональных данных является ограничение их обработки достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (чч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
По общему правилу, установленному ч. 7 ст. 5 Закона N 152-ФЗ, хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
В силу ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом N 152-ФЗ или другими федеральными законами.
Кроме того, согласно ч. 5 ст. 21 Закона N 152-ФЗ если сохранение персональных данных не требуется для целей обработки персональных данных, оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить их в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных. Для этого оператору предоставляется срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных данным законом или другими федеральными законами. При отсутствии возможности уничтожить персональные данные в 30-дневный срок, установленный в ч. 4 или в ч. 5 ст. 21 Закона N 52-ФЗ, оператор должен их блокировать и обеспечить их уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами (ч. 6 ст. 21 Закона N 152-ФЗ)*(3).
Таким образом, если в рассматриваемом случае срок хранения персональных данных работника специально не оговорен работодателем и работником (например, в отдельном соглашении) и цели обработки персональных данных работника еще не достигнуты работодателем, уничтожать персональные данные работника работодатель не должен. Обязанность по уничтожению персональных данных уволенного работника наступит тогда, когда цель обработки этих персональных данных будет достигнута работодателем, или раньше, если работник обратится к работодателю с отзывом своего согласия на обработку его персональных данных.

К сведению:
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13).
При этом отметим, что при приеме на работу сотрудник предоставляет диплом и другие документы о квалификации, только если его работа требует специальных знаний. Работник кадровой службы (либо иное уполномоченное лицо) вносит данные в личную карточку, а затем возвращает документ сотруднику (абзац 6 ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
Поскольку закон не требует хранить копии документов об образовании, полагаем, что не следует хранить копии диплома в личном деле сотрудника. Роскомнадзор может посчитать, что работодатель хранит избыточную информацию о работнике (п. 2 ст. 86 ТК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Ответ прошел контроль качества

25 ноября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите приказ Министерства транспорта РФ от 26 февраля 2018 г. N 72 "Об утверждении Правил ведения судовой роли на судах внутреннего водного транспорта"; приказ Министерства транспорта РФ от 26 февраля 2018 г. N 72 "Об утверждении Правил ведения судовой роли на судах внутреннего водного транспорта".
*(2) Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
*(3) Порядок уничтожения персональных данных изложен в ответе на Вопросе: В организации периодически возникает ситуация с утилизацией персональных данных на бумажном носителе. Каков порядок утилизации персональных данных? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.)