Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право В организации планируется кадровый документооборот на внутреннем портале (заявления работников об оформлении отпусков, запрос документов, связанных с работой, ознакомление с кадровыми приказами). Какой электронной подписи работнику в этом случае будет достаточно: простой, неквалифицированной или квалифицированной? В каких документах между работниками и работодателем указать условие об использовании электронной подписи?

В организации планируется кадровый документооборот на внутреннем портале (заявления работников об оформлении отпусков, запрос документов, связанных с работой, ознакомление с кадровыми приказами).
Какой электронной подписи работнику в этом случае будет достаточно: простой, неквалифицированной или квалифицированной? В каких документах между работниками и работодателем указать условие об использовании электронной подписи?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в локальном нормативном акте работодателя будет регламентирована возможность направления и получения документов (заявления работников об оформлении отпусков, запрос документов, связанных с работой, ознакомление с кадровыми приказами) через кадровый документооборот на внутреннем портале в системе ЭДО, то это допустимо.
Использование электронной подписи в кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами. Это может быть регламент (приказ) о порядке учета, хранения и использования электронной подписи. В случае принятия данных актов и ознакомления с ними сотрудников организации документы, подписанные электронной подписью, будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
В локальном нормативном акте работодатель определяет, какой вид электронной подписи используется: простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись, усиленная квалифицированная электронная подпись.

Обоснование вывода:
Как следует из положений п. 2 ст. 160 ГК РФ, электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон. В настоящее время вопросы использования электронной подписи, в том числе в трудовых отношениях, урегулированы Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) и Трудовым кодексом (глава 49.1). Более того, сейчас на законодательном уровне ярко выражена тенденция развития именно ЭДО: смотрите Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой".
Для внедрения электронного кадрового документооборота работодателю необходимо разработать и утвердить документы, которые сделают процедуру использования электронной подписи легитимной.
В организации должен быть принят локальный нормативный акт - регламент участников электронного взаимодействия. В этом документе необходимо указать, что в компании используется электронный документооборот и действия работника в системе электронного документооборота несут юридические последствия. Здесь же описывается вид электронной подписи, принятый в организации. Работники должны быть ознакомлены с данным регламентом, что должно подтверждаться собственноручной "живой" подписью.
В дополнительных соглашениях к трудовому договору необходимо прописать порядок обмена электронными документами для текущих сотрудников, а при приеме новых работников включать согласие в трудовой договор.
Хотим обратить внимание, что Трудовым кодексом РФ установлены случаи, когда работники должны быть ознакомлены с документами под подпись.
В силу ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме работника на работу (до подписания трудового договора) ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись (ст. 68, ст. 193 ТК РФ). Ознакомить работника под подпись необходимо и с приказом о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Под подпись работник должен быть предупрежден о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников (ст. 180, ст. 292, ст. 296 ТК РФ).
Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 ТК РФ).
О времени начала отпуска работники также должны быть извещены под подпись (ст. 123 ТК РФ).
Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ), от работы в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 113 ТК РФ).
Полагаем, что и в этих случаях факт ознакомления, уведомления работников в системе электронного документооборота должен подтверждаться электронной подписью работника. В противном случае (в отсутствие соответствующего бумажного носителя) работодателю будет сложно доказать, что работник уведомлен (предупрежден, извещен) об определенных событиях или ознакомлен с приказами работодателя, другими документами.
Остальные кадровые документы, распоряжения работодателя не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, графика сменности (работы), графика отпусков, расчетных листков, служебного поручения.
На наш взгляд, поступление подобных документов в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации является надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием независимо от подтверждения электронной подписью.
Отметим, что в правоприменительной практике не сформировалось единого подхода по вопросу применения системы электронного документооборота.
Довольно часто на такую возможность указывают представители Роструда (смотрите, например, ответы на вопрос 1, вопрос 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Так, например, одни суды при введении в организации системы электронного документооборота считают надлежащим ознакомлением работника с приказами (распоряжениями) работодателя поступление таких документов в систему (определение Орловского областного суда от 29.03.2019 N 33-751/2019, определение Московского городского суда от 14.09.2018 N 4г-10976/2018, определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.08.2015 N 33-11593/2015).
Также в судебной практике имеются примеры признания правомерности такого порядка ознакомления работников с локальными нормативными актами (смотрите, например, решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани Республики Татарстан от 16.01.2014 N 2-1091/14, определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126).
Есть пример, когда ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, признано допустимым (смотрите определение Московского областного суда N 33-8606/2014).
Но есть и противоположные примеры, которые указывают, что электронный документооборот допускается только с дистанционными работниками (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 07.08.2019 N 33-8084/2019). Аналогичное мнение можно встретить и среди консультаций Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Электронный документооборот в кадровых вопросах (И. Ульянова, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2020 г.);
- Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее (В. Александрова, журнал "Трудовое право", N 7, июль 2018 г.);
- Внедрение электронного кадрового документооборота: сущность, риски, возможности (Т.А. Вартаньянц, В.П. Старокожева, журнал "Социально-трудовые исследования", N 1, январь-март 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина

Ответ прошел контроль качества

27 октября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.