Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Каким документом установить порядок, сроки выплаты и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику оборудования, программно-технических средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием? Как правильно отразить это в локальном нормативном акте и трудовом договоре? Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать, что размер возмещения расходов составляет фиксированную сумму и не требует подтверждающих документов?

Каким документом установить порядок, сроки выплаты и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику оборудования, программно-технических средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием? Как правильно отразить это в локальном нормативном акте и трудовом договоре? Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать, что размер возмещения расходов составляет фиксированную сумму и не требует подтверждающих документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок, сроки выплаты и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием, могут быть установлены любым из указанных документов: коллективным договором, локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.
Каких-либо обязательных требований к порядку, сроку выплат, а также к их размеру, трудовое законодательство не содержит. Условия выплаты компенсации и возмещения расходов устанавливаются по усмотрению сторон трудовых отношений. В частности, может быть предусмотрено, что размер возмещения расходов составляет фиксированную сумму и не требует подтверждающих документов.

Обоснование вывода:
Особенности регулирования труда дистанционных работников установлены главой 49.1 ТК РФ. В частности, ст. 312.6 ТК РФ предусматривает, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. В случае, если с согласия или ведома работодателя и в его интересах работник использует для выполнения трудовой функции принадлежащие ему или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Исходя из буквального толкования указанных норм, порядок, сроки выплаты и размеры компенсации и возмещения расходов законодательством не регламентированы, они могут быть установлены в любом из названных документов. Соответственно, определение указанных положений, к примеру, только в локальном нормативном документе работодателя будет соответствовать закону. Таким локальным нормативным актом, к примеру, может быть "Положение о дистанционной работе". При этом, по мнению представителей Роструда, порядок выплаты компенсации и возмещения расходов может быть предусмотрен коллективным договором или локальным актом, а конкретные сроки и размеры - трудовым договором или дополнительным соглашением к нему*(1).
Отметим, что положения ст. 312.6 ТК РФ устанавливают два вида выплат: компенсацию за использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием. Следует различать указанные понятия. Так, под компенсацией понимается денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Иными словами, применительно к рассматриваемой ситуации компенсация выплачивается работнику в связи с выполнением работы в дистанционном режиме и обусловлена исключительно дистанционным характером работы. Под возмещением расходов в указанной ситуации подразумевается покрытие расходов работника, к примеру, на использование сети Интернет, амортизацию оборудования, технических средств, оплату электроэнергии, мобильной связи и пр. Перечень возмещаемых расходов не является закрытым. Это могут быть любые расходы работника, связанные с использованием личного или арендованного имущества для выполнения работы дистанционно.
По нашему мнению, в локальном нормативном акте, коллективном договоре, трудовом договоре можно определить как конкретную сумму компенсации за использование дистанционным работником личного или арендованного имущества, так и определить алгоритм расчета указанной компенсации, к примеру, в зависимости от количества используемого оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного или арендованного оборудования, различных технических средств, в том числе и расходов на использование сети Интернет, амортизацию оборудования, оплату электроэнергии, то может быть предусмотрено предоставление каких-либо документов, подтверждающих фактическое несение расходов и их размер*(2). В то же время не имеется и запрета на установление фиксированного размера возмещения расходов. Вместе с тем следует иметь в виду, что расходы, связанные с использованием имущества, должны быть возмещены сверх компенсации, и размер компенсации должен быть разумным*(3).
Относительно порядка выплаты сумм компенсации и возмещения расходов отметим, что исходя из особенностей регулирования труда дистанционных работников, он может быть аналогичен порядку выплаты заработной платы, к примеру, путем перечисления в кредитную организацию, указанную в заявлении работника. Сроки выплаты также могут совпадать со сроками выплаты заработной платы либо отличаться от них. В частности, может быть установлено, что выплаты осуществляются, к примеру, с периодичностью в три месяца, полгода либо один год.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Павлова Наталия

Ответ прошел контроль качества

29 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите вопрос-ответ 1, размещенный на информационном портале "Онлайнинспекция РФ".
*(2) Смотрите вопрос-ответ 2, размещенный на информационном портале "Онлайнинспекция РФ".
*(3) Смотрите вопрос-ответ 3, размещенный на информационном портале "Онлайнинспекция РФ".