Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Работодатель оплачивает работнику проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно. Работник поехал на сессию и вернулся обратно на личном транспорте (1000 км от места работы). Работник представил чеки на бензин. Обязан ли был работодатель в данном случае оплатить проезд к месту учебы и обратно, учитывая, что все условия для выплаты компенсации соблюдаются? Если был обязан, то как документально оформить выплату компенсации?

Работодатель оплачивает работнику проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно. Работник поехал на сессию и вернулся обратно на личном транспорте (1000 км от места работы). Работник представил чеки на бензин.
Обязан ли был работодатель в данном случае оплатить проезд к месту учебы и обратно, учитывая, что все условия для выплаты компенсации соблюдаются? Если был обязан, то как документально оформить выплату компенсации?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Работодатель обязан оплатить проезд работника к месту учебы любым транспортом, в том числе и личным.
В локальном нормативном акте организации следует отразить способ определения стоимости проезда работника на личном транспорте, перечень необходимых документов, представляемых работником.
Для возмещения расходов работнику следует представить справку-вызов от учебного заведения, чеки ККТ автозаправочных станций (копии чеков) на оплату ГСМ, копии документов на автомобиль.

Обоснование позиции:
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ плательщик налога на прибыль организаций (далее - налог на прибыль) вправе при налогообложении прибыли уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Пункт 13 ст. 255 НК РФ позволяет налогоплательщику учесть в составе расходов на оплату труда расходы в виде среднего заработка, сохраняемого в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.
Главой 26 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) предусмотрены гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением.
Согласно ст. 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.
В свою очередь, в соответствии с абзацем девятым ст. 173 ТК РФ работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно.
Также оплачивается проезд к месту учебы и обратно работникам, осваивающим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ)*(1).
В обязательном порядке гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (часть первая ст. 177 ТК РФ)*(2).
Порядок оплаты стоимости проезда, в том числе виды транспорта, проезд на которых работником подлежит оплате, приведенные нормы трудового законодательства не регламентируют, позволяя работодателю конкретизировать эти условия в локальных нормативных актах (ст. 8 ТК РФ).
Таким образом, при условии соответствия расходов критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, работодатель вправе при налогообложении прибыли уменьшить полученные доходы на сумму расходов по оплате проезда к месту учебы и обратно работника, который обучается по специальности, соответствующей трудовым обязанностям, в составе расходов на оплату труда (смотрите также письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-03-04/1/389).
Порядок оплаты проезда к месту учебы и обратно законодательством не предусмотрен.
Нормативно не закреплен и перечень подтверждающих стоимость проезда документов, которые должен представить работодателю обучающийся работник. Полагаем, что в общем случае для возмещения сотруднику расходов в общем случае представляется справка-вызов от учебного заведения (часть четвертая ст. 177 ТК РФ. утвержденная приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368) и первичные документы, подтверждающие расходы работника на проезд к месту учебы и обратно.
Кроме того, полагаем, что работодатель может оплатить расходы работника на проезд, подтверждаемые впоследствии проездными документами, до его отъезда к месту учебы либо компенсировать понесенные им расходы после его возвращения с учебы.
Ввиду того, что способ проезда к месту обучения в трудовом законодательстве не уточняется, организация вправе компенсировать стоимость проезда сотрудникам, добирающимся до места учебы и обратно на личном транспорте. Так, из буквального толкования части третьей ст. 173 ТК РФ следует, что работодатель обязан оплатить проезд работника к месту учебы любым транспортом (в том числе и личным)*(3). Расходы при этом должны быть разумными (проезд должен оплачиваться по целесообразному маршруту).
Как было отмечено в решении Североморского городского суда Мурманской области от 25.04.2012 N 2-693/2012 (с текстом можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://docs.pravo.ru/document/view/42348070/?&), учебный отпуск является одним из видов дополнительно оплачиваемых отпусков по смыслу части 1 ст. 116 ТК РФ, а также средством, с помощью которого обеспечивается осуществление предоставленных работникам гарантий и компенсаций в области социально-трудовых отношений (ст. 164 ТК РФ). Таким образом, право на возмещение расходов по проезду к месту нахождения учебного заведения и обратно гарантировано законодателем. При этом ограничений по использованию видов транспорта для проезда во время использования дополнительного отпуска и по порядку подтверждения понесенных работником расходов положения ст. 173 ТК РФ не содержат. Более того, возможность использования личного транспорта к месту проведения отпуска и обратно в целом допускается трудовым законодательством, а именно положениями ст. 325 ТК РФ для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В разрешении спора суд применил по аналогии Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее - Правила) (утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455). В частности, в п. 8 Правил установлено, что компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
С учетом изложенного полагаем, что, поскольку порядок оплаты проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно нормативными правовыми актами не определен, организации целесообразно его установить в локальном нормативном акте.
В данном документе следует отразить, каким образом производится оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно, способ определения стоимости проезда работника на личном транспорте, перечень необходимых документов, представляемых работником.
Например, организация может установить, что стоимость проезда будет определяться исходя их нормативного расхода ГСМ, установленного изготовителем. Для подтверждения факта несения затрат могут быть представлены чеки ККТ автозаправочных станций (копии чеков) на оплату ГСМ на даты, предшествующие или совпадающие с началом и концом учебного отпуска, копии документов на автомобиль.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Вопрос: По какому коду вида расходов (КВР) следует провести расходы по оплате проезда к месту учебы работнику, совмещающему работу и обучение? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2019 г.)
- Энциклопедия решений. Документы, необходимые для предоставления учебного отпуска работникам, совмещающим работу с получением образования;
- Путеводитель по кадровому делу: Время отдыха. Отпуска. Учебный отпуск (подготовлен экспертами компании "ГАРАНТ").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

Ответ прошел контроль качества

27 июня 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Кроме того, локальными актами самой организации могут быть установлены дополнительные компенсации работникам, совмещающим работу и учебу (часть шестая ст. 173, часть шестая ст. 174, часть третья ст. 176 ТК РФ).
*(2) Указанные гарантии и компенсации также могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.
*(3) Указанная норма неоднократно толковалось и судами как устанавливающая обязанность работодателя производить оплату проезда или компенсацию проезда обучающемуся работнику (смотрите, например, решение Полярнозоринского районного суда Мурманской области от 22.10.2010 по делу N 2-904/2010, с текстом которого можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://polzori.mrm.sudrf.ru/modules.php?name=docum_sud&id=367; решение Туруханского районного суда Красноярского края от 02.06.2011 по делу N 2-176/2011, с текстом которого можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://turuh.krk.sudrf.ru/modules.php?name=docum_sud&id=604).