Сверхурочная работа: доказательства в суде

Работник требует оплатить сверхурочную работу, утверждая, что фактически работал по 18 часов в день, а работодатель ссылается на режим 2/2, графики смен, табели учета рабочего времени и полную выплату зарплаты.
1. Будут ли видеоматериалы, фотографии, копии журналов, табелей, локальных актов, сведения о наличии системы контроля и управления доступом (СКУД) и другие материалы без заверения иметь силу доказательств?
2. Какое значение может иметь копия журнала передачи смен с подписями о сдаче и приемке смен?
3. Какую оценку суд может дать таким доказательствам?
4. По каким основаниям можно возражать против приобщения этих доказательств?
5. Какие возражения по существу работодатель может заявить против этих доказательств?
6. Какая судебная практика есть по подобным спорам?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Материалы, на которые ссылается работник (видеоматериалы, фотографии, копии журналов, табелей, локальных актов, сведения о наличии СКУД и другие материалы), могут быть приобщены судом и оценены как доказательства. Но они не имеют заранее установленной силы: итоговая оценка будет зависеть от проверяемости материалов, их относимости к предмету спора и согласованности с другими доказательствами.

Наиболее рискованным для работодателя доказательством является журнал передачи смен, если подтвердится, что это внутренний документ общества, журнал велся регулярно, содержит даты, время и подписи, согласуется с иными материалами (в том числе с данными СКУД, видео, актами, показаниями). При этом даже такой журнал требует проверки по существу: что именно он фиксирует (рабочее время либо прием и сдачу поста, обход, передачу информации, получение ключей и иные сходные отметки).

Защиту работодателя разумно строить не на формальном возражении (копии и видео не доказательства), а на проверке источника, полноты и достоверности материалов и на споре о выводе истца. Даже при приобщении доказательств ответчик может указывать, что они подтверждают максимум отдельные факты присутствия, прохода и участия в событии, но не подтверждают систематическую работу по 18 часов в день за длительный период, выполнение трудовой функции в каждый спорный час, инициативу (или осведомленность) работодателя и корректный расчет.

Отдельно стоит требовать раздельного расчета и квалификации часов: сверхурочная работа, ночные часы, работа в выходные по графику и работа в нерабочие праздничные дни - это разные правовые режимы оплаты. Также имеет значение годичный срок обращения в суд по части 2 статьи 392 ТК РФ, если он пропущен.

Обоснование вывода:

Что должен доказать истец для взыскания сверхурочной работы. Поскольку спор инициирован работником, то и отправная точка для позиции работодателя - предмет доказывания по таким требованиям. Ниже кратко описано, какие обстоятельства должен подтвердить истец и какие элементы его версии обычно требуют проверки; от этого зависят возражения ответчика и оценка представленных доказательств.

Так, работнику был установлен режим два рабочих дня через два выходных с рабочим временем 08:00-20:00 и двумя перерывами по 30 минут. Перерывы для отдыха и питания в рабочее время не включаются, поэтому плановая продолжительность смены составляет 11 часов рабочего времени (статьи 91 и 108 ТК РФ).

Установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один год. При таком учете сверхурочной является работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (статьи 99 и 104 ТК РФ). Само по себе превышение плановой 11-часовой смены в отдельный день при суммированном учете требует уточнения: необходимо установить, было ли это фактической работой сверх смены, установленной графиком, и привело ли это к переработке сверх нормы рабочего времени за соответствующую часть учетного периода. Поэтому требуется сопоставление с графиком и нормой и установление фактически отработанных часов.

Если трудовые отношения прекращены до окончания учетного периода, вопрос о наличии сверхурочной работы может возникнуть уже на дату увольнения. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в письме от 21.05.2019 N 14-2/ООГ-3606 указывает, что в такой ситуации для определения сверхурочных часов следует рассчитать нормальную продолжительность рабочего времени за фактически отработанную часть учетного периода и сравнить ее с количеством фактически отработанных часов; превышение будет считаться сверхурочной работой и подлежит оплате по статье 152 ТК РФ. При расчете нормы учитываются периоды, когда работник фактически не работал (например, отпуск, временная нетрудоспособность), норма за учетный период уменьшается. Следует учитывать, что такие письма носят информационный характер и не являются нормативными правовыми актами, но отражают подход к расчету, который может быть использован сторонами в споре.

По смыслу статьи 99 ТК РФ сверхурочная работа - это работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя (в том числе по распоряжению, предложению или с ведома работодателя); в большинстве случаев требуется согласие работника, а продолжительность сверхурочной работы ограничена (часть 6 статьи 99 ТК РФ). Поэтому утверждение о регулярной работе по 18 часов в день на протяжении длительного периода предполагает детальную конкретизацию по датам и часам и проверку того, как именно организовывалась работа за пределами графика.

Истцу недостаточно доказать нахождение на территории работодателя или проход через СКУД: требуется подтвердить конкретные даты и часы работы, выполнение трудовой функции в это время, выход за пределы графика или нормы, связь работы с инициативой (или осведомленностью) работодателя и размер неоплаченных часов. В определении Верховного Суда РФ от 15.05.2023 N 5-КГ23-21-К2 дополнительно подчеркнуто, что сверхурочной является работа в пределах трудовой функции по инициативе (распоряжению, предложению или с ведома) работодателя, а работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени (статья 91 ТК РФ) и точный учет продолжительности сверхурочной работы (часть 7 статьи 99 ТК РФ); при споре суду необходимо оценивать и иные документы, содержащие сведения о фактической работе, а не ограничиваться табелем. Оплата сверхурочной работы производится по статье 152 ТК РФ и применяется и при суммированном учете (определение Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 27.12.2012 N АПЛ12-711). Ограничение продолжительности сверхурочной работы, установленное частью 6 статьи 99 ТК РФ (4 часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год), носит гарантийный характер и во взаимосвязи со статьей 152 ТК РФ не предполагает ограничения оплаты сверхурочной работы в случае несоблюдения работодателем этого ограничения (определение Конституционного Суда РФ от 19.12.2019 N 3363-О).

Важно разделять правовые режимы: ночные часы оплачиваются по статье 154 ТК РФ (ночное время - статья 96 ТК РФ), работа в выходной день или нерабочий праздничный день по статье 153 ТК РФ (статья 113 ТК РФ). Оплаченная (либо компенсированная днем отдыха) работа в выходные и праздничные дни не учитывается при определении сверхурочной, подлежащей повышенной оплате по статье 152 ТК РФ (часть 3 статьи 152 ТК РФ). Если одни и те же часы одновременно являются ночными и сверхурочными, доплаты применяются по обоим основаниям, что требует точной разбивки расчета по часам. Поэтому расчет должен быть разбит по датам, часам и основаниям.

Срок обращения: по части 2 статьи 392 ТК РФ действует годичный срок по требованиям о выплатах. Для требований о неначисленной доплате (в том числе по сверхурочной работе) срок, как правило, оценивается по каждому расчетному периоду исходя из того, что, получая заработную плату и расчетный листок без соответствующей доплаты, работник должен был знать о нарушении.

В определении Верховного Суда РФ от 21.05.2009 N 21-В09-5 разъяснено, что вывод о длящемся нарушении по смыслу пункта 56 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 (далее - постановление N 2) возможен при условии, что заработная плата начислена, но не выплачена; если же доплата за сверхурочную работу не начислялась, получая заработную плату без этой доплаты, работник не мог не знать о нарушении и такое нарушение не носит длящегося характера. Это важная правовая позиция для данной ситуации.

Последствия пропуска срока применяются судом при условии, что об этом заявлено ответчиком (пункт 5 постановления N 2). Этот вопрос может быть рассмотрен в предварительном судебном заседании; при очевидном пропуске без уважительных причин суд вправе отказать в иске без исследования иных обстоятельств (часть 6 статьи 152 ГПК РФ). При расчете срока учитывается дата фактического обращения в суд.

Общая оценка видео, копий документов и фотографий. Доказательствами по делу являются сведения о фактах, полученные в том числе из письменных доказательств, аудио- и видеозаписей (статья 55 ГПК РФ). Суд принимает только относимые доказательства и оценивает их по внутреннему убеждению, в совокупности; заранее установленной силы доказательства не имеют (статьи 59 и 67 ГПК РФ).

Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии; при споре о содержании и при невозможности сопоставления с оригиналом суд вправе оценить копии критически (статья 71 ГПК РФ; части 6 и 7 статьи 67 ГПК РФ). Поэтому, если истец ходатайствует о приобщении скриншотов, фотографий или распечаток, а оригинал документа (либо исходный файл) отсутствует, ответчику целесообразно возражать, указывая на невозможность проверки полноты и тождественности, и просить суд истребовать оригинал (полную версию) либо сведения, позволяющие идентифицировать источник и содержание документа. Если представить оригинал (полную версию) невозможно, следует просить суд оценить такие материалы критически с учетом частей 6 и 7 статьи 67 ГПК РФ.

Если истец утверждает, что скриншоты или фотографии сделаны с внутреннего документа работодателя, и суд обычно предлагает представить оригинал для сверки, ответчику важно действовать прозрачно: заранее выяснить, ведется ли такой документ, где он хранится и кто за него отвечает; при наличии представить в суд именно оригинал (или надлежаще заверенную копию) в объеме, относимом к спорному периоду (по возможности за весь спорный период), а не отдельные избранные страницы и одновременно пояснить назначение документа (в частности, фиксирует ли он рабочее время либо иные оперативные события). Если документ содержит сведения, не относящиеся к истцу, либо персональные данные третьих лиц, имеет смысл просить суд определить порядок исследования и при необходимости допустить представление копий с исключением неотносимых данных.

Если суд истребует такой документ (статья 57 ГПК РФ), непредставление оригинала без уважительных причин может иметь последствия, в частности этот факт будет оцениваться судом при проверке доводов сторон. Суд может сделать выводы и о недобросовестном поведении одной из сторон. Поэтому, если документ реально существует, в общем случае лучше исходить из его представления с одновременными пояснениями о назначении и пределах доказательственного значения.

Если оригинал объективно отсутствует (утрата, истечение срока хранения, документ не ведется), это следует сообщать письменно и подтверждать порядок хранения и меры поиска доступными внутренними документами и пояснениями ответственных лиц.

По аудио- и видеозаписям лицо, представляющее запись, должно указать, когда, кем и в каких условиях она сделана (статья 77 ГПК РФ). Если сторона ссылается на монтаж, искажение или фальсификацию, важно указывать конкретные признаки и при необходимости использовать процедуру заявления о фальсификации (статья 186 ГПК РФ) и ходатайствовать о назначении экспертизы (статья 79 ГПК РФ). Сам по себе довод "не предупреждал о записи" не гарантирует исключения: Верховный Суд РФ указал, что закон не содержит запрета на фиксацию информации, если запись телефонного разговора производится одним из лиц, участвовавших в этом разговоре, и касается обстоятельств, связанных с отношениями между сторонами (определение ВС РФ от 06.12.2016 N 35-КГ16-18). При споре о достоверности и целостности записи целесообразно ставить вопрос о проверке и при необходимости о назначении экспертизы.

К переписке и скриншотам применимы сходные подходы: важно идентифицировать отправителя и получателя, дату и время, а также источник. Нотариальный осмотр обычно наиболее надежен, но не является обязательным; для скриншотов существенны реквизиты (например, идентификаторы аккаунта или контакта, дата и время, при осмотре веб-страницы - адрес страницы) (пункт 66 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 15.11.2022 N 33).

Если доказательства представлены в заседании впервые и заранее не раскрывались, это само по себе обычно не ведет к отказу в приобщении, но дает основания возражать против немедленного исследования и просить время на ознакомление, подготовку возражений и при необходимости отложение (статьи 56, 57 и 169 ГПК РФ). При этом целесообразно просить суд обеспечить вручение (направление) копий и файлов другой стороне, чтобы у ответчика была реальная возможность подготовить письменные возражения и ходатайства.

Значение журнала передачи смен. Копия журнала передачи смен с подписями может иметь существенное доказательственное значение, если подтвердится, что журнал ведется работодателем (или уполномоченными лицами), содержит последовательные записи за спорный период и позволяет установить даты, время и участие истца.

Вместе с тем журнал передачи смен не тождествен табелю учета рабочего времени: он может фиксировать передачу поста, информации, имущества, результаты обхода и иные оперативные события, не совпадающие по смыслу с учетом продолжительности рабочего времени. Поэтому ключевое для защиты - установить назначение журнала и спорить с тем выводом, который истец из него делает.

Если представлены только фотографии отдельных страниц, возможно, следует указать на невозможность проверить полноту и контекст, наличие исправлений, сквозную нумерацию и подлинность подписей.

В практике встречаются дела, где кассация прямо указывала, что табели и расчетные листки не имеют заранее установленной силы, а сведения табеля могут быть опровергнуты иными достоверными и достаточными письменными доказательствами (например, определение Второго КСОЮ от 27.01.2026 N 88-2844/2026). В этом же деле кассационный суд обратил внимание на необходимость мотивированно оценивать оперативные журналы и иные письменные документы работника, а не ограничиваться ссылкой на табель и отсутствие приказов о сверхурочной работе. Этот риск работодателю важно учитывать при выборе позиции.

Значение СКУД. Из вопроса не следует однозначно, что у работодателя действительно функционирует СКУД именно в том виде, о котором заявляет истец, и что по ней формируются и сохраняются выгрузки за весь спорный период. До исследования материалов истца ответчику лучше не делать категоричных заявлений, но и нельзя формировать позицию в противоречии с фактическим устройством пропускного режима.

На практике имеет смысл заранее уточнить внутри организации: действует ли на объектах СКУД или иная система контроля доступа, кто администрирует, какие события фиксируются (вход, выход, отдельные зоны), формируются ли выгрузки и каковы сроки хранения. В процессуальной позиции безопаснее указывать, что истец ссылается на СКУД; ответчик после ознакомления с представленными материалами и с учетом фактического устройства режима даст пояснения о наличии или отсутствии данных, их полноте и назначении.

Если истец заявит ходатайство об истребовании данных, разумно просить суд конкретизировать запрос: какие точки доступа и события, за какой период, в каком формате, и исключить сведения, не относящиеся к истцу. Если данные за период не формируются или не сохраняются по установленным срокам, это следует пояснять через регламенты и фактические сведения о хранении, а не общими отрицаниями. Проще говоря, нужно подготовить письменные пояснения по делу, чтобы зафиксировать там свою позицию.

Если суд предложит ответчику представить документы или выгрузки, которые истец связывает со СКУД, один из вариантов - это представить то, что реально существует и может быть сформировано без искажения, и одновременно письменно пояснить назначение системы и пределы ее информативности для учета рабочего времени. Если запрошенные сведения объективно отсутствуют (например, система не используется, выгрузки за период не формируются, срок хранения истек), целесообразно сообщать об этом прямо и подтверждать порядок хранения и невозможность восстановления доступными внутренними документами и пояснениями ответственных лиц. Все ключевые пояснения и позиции лучше оформлять в письменном виде. При необходимости стоит просить суд ограничить объем предоставляемых данных периодом и событиями, относящимися к истцу, и предоставить разумный срок для подготовки и представления материалов.

По существу, данные СКУД чаще подтверждают доступ или нахождение на территории и сами по себе, как правило, не подтверждают выполнение трудовой функции и объем часов (если только локальные акты работодателя не придают этой системе значение учета рабочего времени). Так, в определении Третьего КСОЮ от 24.11.2025 N 88-19698/2025 суд указал, что сведения электронной проходной, фиксирующие время входов и выходов на территорию объекта, сами по себе не подтверждают выполнение трудовой функции по поручению работодателя и продолжительность такой работы; нахождение на территории объекта (в том числе на территории заказчика, где работает несколько организаций) не тождественно нахождению на рабочем месте. При этом распоряжение о контроле прибытия и убытия (об отметках у терминалов) не является распоряжением о привлечении к сверхурочной работе. Вместе с тем при ненадлежащем учете работодателя и при согласованности СКУД с другими доказательствами такие данные могут сыграть против работодателя. В определении Первого КСОЮ от 10.03.2026 N 88-6593/2026 суды признали данные СКУД доказательством работы за пределами установленного времени в совокупности с другими материалами и исходили из того, что учет рабочего времени велся ненадлежащим образом; при таких обстоятельствах суды указали, что при таких обстоятельствах на работодателя может быть возложена обязанность представить доказательства личной инициативы нахождения работников на работе сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

Видео, акты о пресечении краж и фото табелей. Видео обычно подтверждает отдельные эпизоды (присутствие, действия, участие в событии), но само по себе не подтверждает автоматически систематическую работу по 18 часов в день за длительный период. Сам факт нахождения на объекте не равен рабочему времени: он может включать ожидание, перемещения и перерывы; нужна привязка к трудовой функции и к конкретным часам расчета.

Если видеозаписи впервые представлены в заседании, целесообразно возражать против их немедленного исследования без предварительного просмотра, просить копию или носитель и время на ознакомление и письменные пояснения, при необходимости отложение.

Акты пресечения краж подтверждают конкретные события (дата, место, участие), но сами по себе, как правило, не подтверждают 18 часов работы в день или работу две недели подряд; по каждому акту важна связка с графиком, табелем, должностными обязанностями и расчетом.

Фото табелей и альтернативные табели без оригинала, подписей и подтвержденного источника требуют проверки: необходимо выяснять происхождение, наличие оригинала и связь с начислением заработной платы.

Возражения против приобщения доказательств. Возражения против приобщения уместны, если доказательство не относится к делу, не позволяет установить существенные реквизиты (дата, время, место, лицо), представлено фрагментарно или нечитаемо либо если заявляется получение доказательства с нарушением закона (часть 2 статьи 55 ГПК РФ).

Все возражения нужно конкретизировать, обосновывать.

На практике чаще имеет смысл не рассчитывать на исключение доказательств на стадии приобщения, а добиваться проверки: просить оригиналы и полные версии документов, исходные файлы и носители, сведения об условиях создания записи, время на ознакомление и подготовку письменных возражений, а при необходимости отложение (статьи 56, 57 и 169 ГПК РФ) и экспертизу (статья 79 ГПК РФ).

Возражения по существу. Ключевая линия возражений - спорить не с формой доказательств, а с выводом истца. Нахождение на объекте, проход через СКУД, подпись в журнале или участие в отдельном событии сами по себе, как правило, не подтверждают систематическую работу по 18 часов в день за длительный период и не заменяют доказательства инициативы (или хотя бы просто осведомленности) работодателя, выполнения трудовой функции и корректного расчета по конкретным датам и часам.

По журналу передачи смен, возможно, следует показывать его назначение (оперативная передача информации, поста, имущества и иные аналогичные действия). Но это нужно проверять, все зависит от содержания документа, контекста и пр. Вероятно, имеет смысл требовать оригинал и полную версию журнала, проверять подписи и контекст записей. По СКУД указывать, что это контроль доступа, а не учета рабочего времени (как правило, так и есть, но нужно проверять ЛНА организации) и что данные требуют сопоставления с графиками, табелями и служебными задачами.

По видео и актам настаивать на эпизодности: истец должен пояснить, какие именно часы он включает в расчет по каждому материалу и почему эти часы являются рабочими и подлежат оплате именно как сверхурочные.

Расчет требований должен быть детализирован по каждому дню (дата, начало и окончание, перерывы, основание, режим оплаты). Единая формула "18 часов в день" без разбивки и сопоставления с графиком и нормой при суммированном учете подлежит критической оценке. Следует отдельно проверять, не включены ли одни и те же часы одновременно в разные основания оплаты (например, сверхурочные часы в выходные дни) без правовой разбивки.

По инициативе работодателя: отсутствие письменного приказа - аргумент, но не решающий аргумент сам по себе. Если будет доказано устное распоряжение или работа с ведома работодателя, взыскание возможно; если же работник задерживался по собственной инициативе без поручения и контроля, это само по себе не должно автоматически квалифицироваться как сверхурочная работа. В пользу работодателя может работать подход, требующий доказать именно привлечение к работе работодателем, а не просто активность работника вне обычного времени. Так, в определении Второго КСОЮ от 18.09.2025 N 88-22554/2025 суды исходили из того, что электронная переписка, отчеты и выписки из программы учета рабочего времени подтверждают лишь выполнение работником отдельных действий вне установленного режима по собственной инициативе и не подтверждают распоряжений (поручений) работодателя о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени; дополнительно было учтено, что в период удаленной работы работник самостоятельно распределял рабочее время, а локальными актами работодателя такие виды работ не регламентировались.

Свидетелей со стороны компании к суду лучше готовить заранее. Целесообразно готовить показания табельщика, кадровой службы, бухгалтерии. Отдельно готовить копии документов (первичку и локальные акты) для того, чтобы предоставить все это в суд.

Что следует представить работодателю. Для защиты позиции работодателю важно представить согласованный комплект документов: трудовой договор, ПВТР и документы об ознакомлении, графики работы за спорный период, табели учета рабочего времени, расчетные листки и подтверждение их выдачи, платежные документы, справки о доходах, документы об увольнении и расчете. Нужно проверить согласованность графиков, табелей и расчетных листков (в частности, отсутствие отраженной сверхурочной работы при регулярной выдаче расчетных листков, как правило, усиливает позицию работодателя при отсутствии иных проверяемых доказательств переработки).

Если спор затрагивает СКУД и пропускной режим, следует представить положение о пропускном режиме, локальные акты о назначении системы, пояснения о том, что именно фиксируется и каковы сроки хранения. Если есть исходные данные (СКУД, видеонаблюдение, журналы событий), обеспечить сохранность и понятный порядок выгрузки и хранения.

Желательно подготовить письменный контррасчет по данным учета работодателя, а также расчет на случай, если суд признает доказанными отдельные эпизоды работы сверх графика, чтобы не оставлять суду единственным ориентиром расчет истца.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Сверхурочная работа (май 2026);

- Энциклопедия решений. Учет оплаты сверхурочной работы (май 2026);

- Энциклопедия решений. Доплата за сверхурочную работу при суммированном учете рабочего времени (май 2026);

- Энциклопедия судебной практики. Оплата сверхурочной работы (Ст. 152 ТК).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Константинов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

29 мая 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.