Возможно ли получение работниками расчетных листков путем направления на электронную почту на основании их заявления и оформления согласия на получение расчетного листка по электронной почте, если электронного документооборота в учреждении нет?

Возможно ли получение работниками расчетных листков путем направления на электронную почту на основании их заявления и оформления согласия на получение расчетного листка по электронной почте? Либо направление обезличенного расчетного листка работнику (без Ф.И.О., должности)?
В коллективном договоре и положении об оплате труда имеются пункты: "При выплате заработной платы работодатель извещает каждого работника в письменной форме и/или в электронном виде (по его заявлению)". Электронного документооборота в учреждении нет.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Ознакомление с расчетными листками исключительно в электронном виде возможно только при условии введения электронного документооборота или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками. Если работодателем не принято решение о переходе на ЭДО, расчетные листки должны оформляться на бумажном носителе.

Обоснование позиции:

Часть первая ст. 136 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя при выплате заработной платы информировать работника о ее составных частях, об иных начисленных ему суммах и произведенных удержаниях. По смыслу части второй ст. 136 ТК РФ такое информирование осуществляется через выдачу работникам расчетных листков (см. письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459).

Как указывал Роструд в письме от 18.03.2010 N 739-6-1, порядок выдачи расчетных листов законодательством не установлен, поэтому такой порядок может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка. На право работодателя самостоятельно определять порядок извещения работников о составных частях заработной платы в рамках ЛНА указывает и Минтруд России (письмо от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296).

Минтруд России ранее не считал нарушением ст. 136 ТК РФ извещение работника о составных частях заработной платы посредством отправки ему расчетного листка по электронной почте, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Данная позиция находила свое подтверждение и в судебной практике (смотрите апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2017 N 33-17642/2017).

Однако, на наш взгляд, такая позиция утратила свою актуальность с появлением в трудовом законодательстве в 2021 году норм об электронном документообороте (статьи 22.1-22.3 ТК РФ). Теперь по смыслу ТК РФ документы, в отношении которых трудовое законодательство устанавливает необходимость соблюдения их письменной формы, в том числе и расчетный листок, по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе. Возможность ознакомления с документом исключительно в электронном виде теперь имеется только при условии введения ЭДО или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками (ст. 312.3 ТК РФ).

Об этом же свидетельствует письмо Минтруда РФ от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296: извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1-22-3 ТК РФ.

Причем, даже если в организации введен ЭКДО, это не дает возможности направлять документы, в отношении которых закон требует соблюдения письменной формы, по электронной почте, потому что такой порядок взаимодействия между сторонами посредством ЭКДО законом не предусмотрен (смотрите письмо Минтруда России от 24.11.2023 N 14-6/ООГ-7353, ответ 1, ответ 2 специалистов Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Отметим, что раньше позиция о допустимости выдачи расчетных листков путем их направления на электронную почту встречалась и среди специалистов Роструда (смотрите ответ 3, ответ 4, ответ 5, ответ 6 с портала "Онлайнинспекция.РФ"), однако в последние годы инспекторы в основном придерживаются озвученной выше позиции Минтруда о недопустимости информирования работников о составных частях заработной платы в электронном виде без введения ЭКДО (ответ 7, ответ 8, ответ 9, ответ 10, ответ 11 с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина

Ответ прошел контроль качества

28 мая 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.