Как бюджетному учреждению списать дебиторскую задолженность по неустойке (штрафы, пени) со счета 209 41?

Как бюджетному учреждению списать дебиторскую задолженность по неустойке (штрафы, пени) со счета 209 41? Счет 209 41 учитывается как доход текущего года (401 10).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Дебиторская задолженность списывается с балансового учета на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, сформированного по результатам инвентаризации.

Дебиторская задолженность списывается в дебет счета 0 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами". В течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности ее учет осуществляется на забалансовом счете 04 "Сомнительная задолженность".

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 221 Инструкции N 157н суммы задолженности по штрафам, пеням, неустойкам, начисленным за нарушение условий договоров на поставку товаров (работ, услуг), отражаются по дебету счета 209 41 "Расчеты по доходам от штрафных санкций за нарушение условий контрактов (договоров)". Суммы задолженности по штрафам, пеням, неустойкам, начисленным за нарушение условий договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, иных санкций, отражаются по дебету счета 2 209 41 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от штрафных санкций за нарушение условий контрактов (договоров)" и кредиту счета 2 401 10 141 "Доходы от штрафных санкций за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)", 2 401 40 141 "Доходы будущих периодов от штрафных санкций за нарушение законодательства о закупках, нарушение условий контрактов (договоров)" (п. 109 Инструкции N 174н).

Отметим, что дебиторская задолженность по доходам учреждения, которая отражена на балансовых счетах учета в корреспонденции со счетами учета доходов будущих периодов, не может быть признана безнадежной к взысканию (равно как и сомнительной). В дальнейшем возможно следующее развитие событий по такой дебиторской задолженности:

- признание доходов будущих периодов доходами текущего отчетного периода при наличии оснований и уже после этого признание задолженности сомнительной или безнадежной к взысканию при соблюдении условий, предусмотренных положениями БК РФ (смотрите также подп. "а" п. 7 Стандарта "Учетная политика...");

- уменьшение числящейся дебиторской задолженности "обратной" проводкой в связи с уточнением суммы задолженности по решению суда, либо в связи с неустановлением виновных лиц (п. 110 Инструкции N 174н).

В свою очередь, дебиторская задолженность по доходам учреждения текущего года списывается с балансового учета по одному из двух оснований:

- несоответствие дебиторской задолженности критериям признания актива (предприняты все меры по ее взысканию) (п. 339 Инструкции N 157н, п. 36, 47 Стандарта "Концептуальные основы...", смотрите также письма Минфина России от 25.10.2019 N 02-07-10/82363, от 14.07.2017 N 02-08-10/45171). В этом случае задолженность признается сомнительной (п. 11 Стандарта "Доходы");

- признание дебиторской задолженности безнадежной к взысканию.

Отметим, что решение о списании дебиторской задолженности с балансового учета принимается комиссией по поступлению и выбытию активов, постоянно действующей в учреждении (п. 339 Инструкции N 157н).

При этом порядок признания задолженности в качестве безнадежной к взысканию или сомнительной необходимо закрепить в учетной политике или оформить отдельным локальным актом учреждения (смотрите также п. 4 раздела II методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 N 02-06-07/62480).

При разработке соответствующего документа бюджетное учреждение может руководствоваться положениями cт. 47.2 БК РФ, Общих требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 06.05.2016 N 393, по составу документов, необходимых для принятия решения о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет и о ее списании (письмо Минфина России от 14.07.2017 N 02-08-10/45171), а также положениями п. 7 Стандарта "События после отчетной даты", которые устанавливают основания для признания долгов безнадежными.

Помимо перечня оснований для принятия решений о списании задолженности, установленный учреждением порядок должен содержать:

- порядок взаимодействия должностных лиц учреждения в целях принятия решения;

- перечень документов, подтверждающих обстоятельства, послужившие основанием для принятия решения;

- сроки принятия и порядок документального оформления принятого решения.

В свою очередь, в соответствии с п. 110 Инструкции N 174н суммы, списанные с балансового учета в связи с приостановлением согласно законодательству Российской Федерации предварительного следствия, уголовного дела или принудительного взыскания, а также в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу и иным доходам" и дебету счета 0 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 "Сомнительная задолженность".

Отметим, что учет задолженности, списанной с баланса, ведется на забалансовом счете 04 в течение срока возможного возобновления согласно законодательству процедуры взыскания задолженности. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженность, списанная с балансового учета учреждения и признанная безнадежной ко взысканию, к забалансовому учету не принимается (п. 339 Инструкции N 157н).

Также обратим внимание, что основанием для признания задолженности по доходам сомнительной может быть, например (смотрите письмо Минфина России от 30.11.2023 N 02-06-07/115365):

- информация, поступившая от судебных приставов, об отсутствие должника по месту государственной регистрации или возврат корреспонденции при досудебном урегулировании сложившейся задолженности;

- информация о начале процедуры банкротства юридического лица, несостоятельности физического лица;

- информация об отзыве лицензии (лицензий) у должника, являющегося кредитной или страховой организацией;

- информация о смерти должника (объявлении умершим, признании безвестно отсутствующим) и отсутствием достоверной информации о правопреемстве (наследниках);

- информация об утрате должником - физическим лицом дееспособности;

- информация о приостановлении осуществляемого в отношении должника исполнительного производства (принудительного взыскания);

- информация о приостановлении предварительного следствия или уголовного дела, в отношении должника.

В то же время бухгалтерская служба списывает дебиторскую задолженность на основании первичного документа, оформленного на основании решения комиссии. Документы, подтверждающие обоснованность решения комиссии (его соответствие критериям списания задолженности, предусмотренным законодательством и локальными актами), оцениваются профильными специалистами (членами комиссии). Именно члены комиссии несут ответственность за законность этого решения.

При этом порядок документального оформления операций по списанию задолженности устанавливается в учетной политике, учитывая, что по общему правилу сначала проводится инвентаризация.

Так, учреждением оформляются Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468), Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Для оформления решения о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам оформляется Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436). Акт (ф. 0510436) формируется на основании данных Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф. 0510468).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Списание дебиторской задолженности (для бюджетной сферы);

- Энциклопедия решений. Счет 04 "Сомнительная задолженность" (для бюджетной сферы);

- Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Четина Ирина

Ответ прошел контроль качества

28 ноября 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.