Нужно ли в бюджетном учреждении при возврате аванса прошлого года отражать перенос задолженности на счет 209 34, если договор не расторгнут?

Бюджетное учреждение в декабре 2024 года внесло аванс за отопление за декабрь 2024 года в сумме 137 860,16 руб. При этом по факту за декабрь 2024 года выставлен счет-фактура на меньшую сумму - 124 321,02 руб. В связи с этим на 01.01.2025 в бухгалтерском учете образовалось дебиторская задолженность по счету 206 23. Коммунальная организация после обращения учреждения 14.02.2025 вернула денежные средства. Договор был расторгнут 20.02.2025.
Нужно ли отразить записи по переносу задолженности: Дебет 4 209 34 564 Кредит 4 206 23 664? Если да, то какой датой?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Считаем, что задолженность следует перенести на счет 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат".

Дату переноса для рассматриваемой ситуации учреждение определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике. Такой датой может быть, к примеру, дата направления учреждением обращения поставщику о возврате денежных средств.

Обоснование вывода:

В соответствии с положениями п. 202 Инструкции N 157н на счете 206 00 "Расчеты по выданным авансам" учитываются расчеты учреждения по предоставленным в соответствии с условиями заключенных договоров (контрактов), соглашений авансовым выплатам (кроме авансов, выданных подотчетным лицам). Показатель дебиторской задолженности по данному счету по состоянию на отчетную дату означает, что учреждение ожидает от контрагента выполнения своих обязательств (поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг).

В свою очередь, счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" предназначен, в частности, для учета расчетов по суммам предварительных оплат, не возвращенным контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда (п. 220 Инструкции N 157).

В случае если поставка товаров, выполнение работ и оказание услуг не предполагаются, договор расторгнут либо подлежит расторжению, начата претензионная работа, то дебиторская задолженность учреждения, образовавшаяся в рамках расходных операций финансового года на счете 206 00 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам", подлежит переносу на счет 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" датой начала претензионной работы, датой расторжения контракта либо датой принятия решения о его расторжении, с указанием в 15-17 разрядах аналитического счета учета соответствующего кода элемента видов расходов (п. 109 Инструкции N 174н).

В том случае, если такая дебиторская задолженность не была погашена до окончания того финансового года, в котором она образовалась, она подлежит переносу на счет 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат", в 15-17 разрядах аналитического счета учета которого указывается код АнКВИ 510 "Поступление денежных средств и их эквивалентов" (п. 69.4.1 Порядка N 82н, п. 14.3 Приложения N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 29.11.2024 NN 02-06-06/120378, 07-04-05/02-35262).

Исходя из вышеизложенных положений, в законодательстве имеется прямое указание на перенос сумм предварительных оплат на счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" только в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда. Если же договор не был расторгнут, но учреждение не ожидает от контрагента поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг в рамках данного договора, обязанности переносить задолженность на счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" в такой ситуации у учреждения нет.

Вместе с тем повторимся, что на счете 206 00 "Расчеты по выданным авансам" учитываются расчеты учреждения, в рамках которых от контрагента ожидается выполнение обязательств (поставка товаров, выполнение работ, оказание услуг).

Кроме того, стоит отметить, что авансовые платежи подлежат обязательному контролю со стороны учреждения. В целях исполнения условий договора учреждением должна проводиться работа по истребованию выполнения условий договора или осуществления возврата денежных средств, в том числе досудебное урегулирование взаиморасчетов. В результате претензионной работы учреждением может быть принято решение о взыскании задолженности.

Соответственно, если исполнение договора (поставка товара, выполнение работ, оказание услуг) не предполагается, считаем, что в бухгалтерском учете учреждения необходимо отразить перенос задолженности со счета 206 00 "Расчеты по выданным авансам" на счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" в момент ее признания подлежащей возврату денежными средствами.

В свою очередь, момент признания авансовых платежей, подлежащих возврату, учреждение определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике (например, это дата направления требования поставщику о возврате денежных средств, дата получения информации об отказе исполнителя выполнять обязательства по договору, иные условия).

В рассматриваемой ситуации возврат дебиторской задолженности осуществлен должником на основании обращения учреждения, следовательно, можно предположить, что бюджетным учреждением проводилась работа, направленная на истребование возврата денежных средств. В таких обстоятельствах считаем, что задолженность учреждения следует отразить в учете с использованием счета 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" в соответствии с п. 109 Порядка N 174н.

При этом необходимо оценить, в какой момент у учреждения возникла обязанность отразить задолженность на счете 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат", поскольку рассматриваемая задолженность относится к прошлым отчетным периодам.

Полагаем, что для данной ситуации такой датой может быть, к примеру, дата направления обращения поставщику о возврате денежных средств. Если обращение было направлено учреждением в 2025 г., то перенос задолженности на счет 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" будет отражен в бухгалтерском учете также в 2025 г.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Учет операций по возврату бюджетному и автономному учреждению дебиторской задолженности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Четина Ирина

Ответ прошел контроль качества

2 апреля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.