При трудоустройстве работник отказывается предоставлять трудовую книжку, но предоставляет электронные сведения о трудовой деятельности. Однако отметка о предоставлении заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки отсутствует. Необходимо ли требовать трудовую книжку в бумажном варианте? Возможно ли отказать человеку в трудоустройстве при отсутствии трудовой книжки?

При трудоустройстве работник отказывается предоставлять трудовую книжку, но предоставляет электронные сведения о трудовой деятельности. Однако отметка о предоставлении заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки отсутствует.
Необходимо ли требовать трудовую книжку в бумажном варианте?
Возможно ли отказать человеку в трудоустройстве при отсутствии трудовой книжки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства и заключения трудового договора. Полагаем, что при непредставлении работником трудовой книжки целесообразно направить работнику уведомление о необходимости передачи трудовой книжки работодателю.

В случае ее отсутствия по письменному заявлению лица, поступающего на работу, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку. Отказать в приеме на работу соискателю без трудовой книжки работодатель не вправе.

Обоснование вывода:

С 1 января 2020 г. одновременно существуют два основных документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: трудовая книжка установленного образца (ст. 66 ТК РФ) и сведения о трудовой деятельности работника (часть первая ст. 66.1 ТК РФ).

При заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ). Если работник представил только сведения о трудовой деятельности, в которых отсутствует запись о переходе не электронную трудовую книжку, работодателю необходимо запросить у работника трудовую книжку. В случае отказа представляется целесообразным для работодателя направить работнику уведомление о необходимости передачи трудовой книжки работодателю.

При отсутствии трудовой книжки лицо, утратившее трудовую книжку, может выбрать один из вариантов действий, предусмотренных Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок). Первый вариант предусмотрен п. 27 Порядка, в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Третий вариант предусмотрен ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, в соответствии с которой формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. Роструд считает, что при непредставлении работником трудовой книжки (по причине утраты) или сведений о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае, по мнению Роструда, работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Из вопроса следует, что гражданин до трудоустройства в организацию уже работал по трудовому договору (трудоустройство в организацию не является для него первым). Следовательно, работодатель обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу (в заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки), оформить ему новую трудовую книжку в силу части пятой ст. 65 ТК РФ либо формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).

Однако специалисты Минтруда рассудили иначе (смотрите письмо Минтруда России от 03.06.2022 N 14-6/ООГ-3682).

В вышеуказанном письме говорится, что при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (часть первая ст. 65 ТК РФ). Сведения о трудовой деятельности могут быть получены в СФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели направляют в СФР сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Таким образом, в информационных ресурсах СФР хранятся сведения о застрахованном лице, в том числе о подаче им заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, что не позволит лицам, поступающим на работу, злоупотреблять правом.

При возникновении у работодателя обязанности по оформлению работнику трудовой книжки при трудоустройстве в соответствии с частью пятой ст. 65 ТК РФ работнику выдается дубликат трудовой книжки, который заполняется в соответствии с положениями Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н.

Мы же придерживаемся иной точки зрения.

Прежде всего отметим, что письма государственных органов, министерств и ведомств (в том числе Минтруда России) не являются источниками права непосредственного действия и не требуют от работодателей обязательного применения. Они не могут изменять или дополнять законодательство, носят разъяснительный характер и не являются обязательными к применению.

Кроме того, трудовое законодательство не устанавливает особого порядка заполнения трудовой книжки работника в случае отказа или невозможности оформить дубликат трудовой книжки. Отметим, что понятия "дубликат трудовой книжки" и "новая трудовая книжка" не равнозначны. Следует учитывать, что ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не содержат требований, возлагающих на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущей трудовой деятельности работника в новую трудовую книжку. При оформлении новой трудовой книжки работодатель должен руководствоваться Порядком, который не предусматривает внесение работодателем каких-либо сведений о трудовой деятельности работника до приема на работу. Аналогичное мнение высказывают и представители Роструда (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3 с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Отсутствие у сотрудника оригинала трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 12.04.2022 по делу N 11-4312/2022; ответ 1; ответ 2; ответ 3 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Таким образом, отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства и заключения трудового договора. Полагаем, что в ситуации отсутствия у работника трудовой книжки и/или невозможности оформить ее дубликат по заявлению работника работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. С согласия работника работодатель может формировать сведения о работнике в электронном виде (вести электронную трудовую книжку). Отказ в приеме не работу из-за отсутствия трудовой книжки неправомерен.

Обращаем внимание, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением других специалистов и мнением контролирующих органов.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Трудовая книжка;

- Энциклопедия решений. Электронная трудовая книжка;

- Энциклопедия решений. Отказ в приеме на работу.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

9 марта 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.