При предоставлении отпуска без сохранения заработной платы вправе ли работодатель впоследствии требовать подтверждения причины, указанной в заявлении?

Согласно действующим нормам трудового законодательства работодатель вправе предоставить отпуск без сохранения заработной платы сотруднику на основании его письменного заявления. Вправе ли работодатель впоследствии требовать с сотрудника подтверждение оснований его отсутствия на рабочем месте, указанных в заявлении сотрудника? Например, сотрудник написал, что просит предоставить один день 03.03.2025 для посещения медицинского учреждения, или написал по семейным обстоятельствам. Должен ли сотрудник по требованию руководства подтверждать документально посещение медицинского учреждения или наступление семейных обстоятельств (например, по семейным обстоятельствам он ездил в другой город на похороны дальнего родственника)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется на основании заявления независимо от предъявления работником подтверждающих документов. В заявлении работник должен пояснить работодателю причины отпуска и постараться убедить его в их уважительности.

Обоснование вывода:

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работникам в соответствии со ст. 128 ТК РФ. Как следует из этой нормы, такие отпуска делятся на те, которые работодатель может предоставить работнику (часть первая ст. 128 ТК РФ), и те, которые он предоставить обязан (часть вторая ст. 128 ТК РФ).

Особенность отпуска, предоставляемого по закону, заключается в безусловной обязанности работодателя предоставить такой отпуск работнику при наличии его просьбы. Спектр случаев предоставления отпуска достаточно широк, они установлены целым рядом статей ТК РФ и других федеральных законов.

Прежде всего, перечень отдельных категорий работников, имеющих право на отпуск без сохранения заработной платы, приводится в части второй статьи 128 ТК РФ*(1). Но, как мы поняли из вопроса, работник не относится к льготным категориям, которым работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы.

Для предоставления отпуска без сохранения заработной платы во всех случаях необходимо письменное заявление работника (части первая и вторая ст. 128 ТК РФ). Согласно части первой статьи 128 ТК РФ отпуск по заявлению работника может быть предоставлен работникам по их просьбе по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Законодатель не приводит примеров ни семейных обстоятельств, ни иных уважительных причин, при наступлении которых работник вправе получить такой отпуск. Не устанавливается законом и его продолжительность. Всё это определяется по соглашению между работником и работодателем.

При этом законодатель не установил каких-либо требований к порядку предоставления отпуска без сохранения заработной платы, за исключением необходимости подачи работником соответствующего заявления (смотрите, например, ответ 1; ответ 2; ответ 3 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

В пользу данного вывода говорит и тот факт, например, что формулировка абзаца шестого части второй ст. 128 ТК РФ не налагает на работника каких-либо ограничений в части выбора срока использования отпуска по указанным обстоятельствам. Как следствие, отпуск в связи с рождением ребенка или заключением брака может предоставляться и до наступления указанных событий (смотрите, например, апелляционное определение Верховного Суда Республики Татарстан от 17.01.2013), что само по себе исключает возможность предъявления работником каких-либо подтверждающих документов до начала отпуска.

Таким образом, заявление с указанием причины необходимости предоставить указанный отпуск является достаточным основанием для предоставления отпуска без сохранения заработной платы (определение Кемеровского областного суда от 17.08.2012 N 33-7790, определения Архангельского областного суда от 20.11.2017 N 33а-6455/2017, от 01.10.2015 N 33-5238/2015). В связи с этим полагаем, что работодатель не наделен правом требовать от работника предъявления каких-либо документов в подтверждение обстоятельств, на которые работник ссылается как на основание для получения отпуска, а отсутствие таких документов не освобождает работодателя от необходимости предоставить указанный отпуск.

Тем не менее в разъяснениях специалистов Роструда можно встретить указание на право работодателя требовать подтверждения обстоятельств, на которые ссылается работник для получения отпуска без сохранения заработной платы (в том числе после использования самого отпуска, если на дату его начала у работника необходимых документов не было).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

3 марта 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Более подробно смотрите материалы:

- Энциклопедия решений. Категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы;

- Энциклопедия решений. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы;

- Энциклопедия решений. Оформление отпуска без сохранения заработной платы;

- Энциклопедия решений. Отпуск без сохранения заработной платы;

- Примерная форма заявления на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).