Обязательно ли надо брать у сотрудника заявление на перенесение отпуска по его желанию?

Сотрудник работает по графику сменности. В графике отпусков на 2024 год им была запланирована дата отпуска 01.05.2024 (с чем он лично ознакомлен под роспись еще в 2023 году в листе ознакомления), но согласно сменному графику отпусков он пошел в отпуск не с 01.05.2024, как было запланировано, сотрудник при предварительном опросе о предоставлении отпуска устно сообщил, что в отпуск он пойдет с 06.05.2024, т.к. 02.05.2024-03.05.2024 у него смены, затем выходные 04.05.2024-05.05.2024, а с 06.05.2024 он пойдет в отпуск (с графиком сменности сотрудник был ознакомлен, как и полагается, за месяц и лично подписал график на май, где было указано, что отпуск будет с 06.05.2024). Был издан приказ от 02.04.2024 о предоставлении отпуска сотруднику с 06.05.2024 (с приказом сотрудник ознакомлен под роспись тоже 02.04.2024). В приказе указан график отпусков на 2024 год и сменный график работы. Т.е. сотрудник был уведомлен через приказ о дате начала своего отпуска за месяц вперед (приказ был издан через достигнутое устное соглашение сторон, т.е. сотрудник лично устно выразил свое волеизъявление).
Обязательно ли надо было брать у сотрудника заявление на перенос отпуска?

Возможность переноса отпуска на другой срок по соглашению сторон прямо Трудовым кодексом РФ не предусмотрена. Однако запрета на это в законе нет. В ст. 19 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, предусмотрено, что перенесение отпуска допускается по соглашению нанимателя и работника. Это позволяет утверждать, что в любой ситуации еще не начавшийся отпуск по договоренности сторон может быть перенесен на другой срок. О том, в какой форме должно быть выражено согласие каждой из сторон на перенесение отпуска работника на другое время, Правила не уточняют.

Например, когда отпуск переносится по причине несвоевременной его оплаты или несвоевременного предупреждения о времени начала этого отпуска, работник оформляет письменное заявление на перенос отпуска в виде отдельного документа (часть вторая ст. 124 ТК РФ).

Во всех остальных случаях, когда требуется согласие работника на перенос отпуска, такое согласие может быть получено в любой форме, удобной сторонам в конкретной ситуации. Например, когда отпуск переносится по производственной необходимости (часть третья ст. 124 ТК РФ), достаточно отметки о согласии работника, поставленной на приказе, а когда сам работник выступает с инициативой переноса отпуска, он пишет заявление об этом. Оформление работником заявления в письменном виде мы считаем наиболее безопасным способом оформления предложения работника о перенесении отпуска на другой срок.

В то же время, ввиду отсутствия запрета на устное выражение работником своего желания по перенесению отпуска на другое время, утверждать, что в рассматриваемом случае работодатель нарушил требования законодательства или права работника, предоставив отпуск в удобное для работника время, мы не можем. Ввиду того, что при ознакомлении с графиком сменности, в котором дни 2 и 3 мая были отражены как рабочие, а также с приказом о предоставлении отпуска с 6 мая, работник свое несогласие с указанными в нем датами не выразил, полагаем, можно говорить, что соглашение о перенесении отпуска на другое время фактически было достигнуто сторонами, и при таких обстоятельствах отсутствие заявления работника о перенесении отпуска на другой срок не должно повлиять на этот вывод.

Однако при наличии спора с работником или проверяющими органами такую позицию работодателю, скорее всего, придется защищать в суде. Доказательством того, что работник действительно предложил в устной форме должностному лицу работодателя предоставить ему отпуск с 6 мая, могут являться показания свидетелей, присутствовавших при таком разговоре.

Отметим, что мы высказали свое экспертное мнение по вопросу, которое может не совпадать с мнением контролирующих органов и других специалистов. К сожалению, официальные разъяснения или судебную практику по данному вопросу нам обнаружить не удалось.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

14 февраля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.