Оформление длительного отсутствия работника. Может ли работодатель составлять один акт за месяц с указанием дней отсутствия?

В связи с отсутствием работника с 08.10.2024 на рабочем месте организация направила запрос в МВД о проведении розыска. По информации отдела Министерства внутренних дел РФ доследственный материал проверки по факту безвестного исчезновения работника был направлен в отдел УМВД России. У работодателя есть подтверждающая информация об отсутствии работника из организации МВД.
Как правильно вести учет времени отсутствия на рабочем месте? Нужно ли продолжать составлять каждый день акты об отсутствии? Можно ли составить один акт за месяц с указанием дней отсутствия? Верно ли, что в табеле учета рабочего времени отсутствие работника нужно отражать с использованием кода НН (неявка по невыясненным причинам)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Акт об отсутствии работника на рабочем месте фактически является способом фиксации свидетельских показаний, подтверждающих отсутствие работника на работе. Оформлять подобные акты можно на протяжении всего времени отсутствия работника. При этом требование по ежедневному оформлению таких актов в трудовом законодательстве отсутствует, поэтому работодатель может их оформлять через определенные им промежутки времени.

Обоснование вывода:

По смыслу подп. "а" п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ основным признаком прогула является отсутствие уважительных причин неявки сотрудника на работу (определение Курского областного суда от 07.02.2017 N 33-176/2017). При этом нормативные правовые акты не содержат исчерпывающего перечня таких причин. Соответственно, в каждой конкретной ситуации работодателю (а в случае спора - суду) необходимо самостоятельно оценить уважительность той или иной причины. Судебная практика свидетельствует о том, что уважительным поводом для отсутствия на работе могут признаваться совершенно разные обстоятельства (определение Омского областного суда от 20.10.2004 N 33-3509, определения Московского городского суда от 28.05.2012 N 11-8108 и от 02.08.2012 N 11-15949).

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности допускается в случаях, когда работодатель установил конкретную вину работника и доказал ее в установленном порядке. Если возникает спор о законности увольнения, бремя доказывания факта совершения работником прогула лежит на работодателе (п. 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2, далее - Постановление N 2). Соответственно, увольнять сотрудника за прогул целесообразно только при наличии у работодателя данных, подтверждающих неуважительность причин отсутствия сотрудника на работе (смотрите также письмо Роструда от 11.07.2006 N 1074-6-1, ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Отметим, предусмотренный трудовым законодательством порядок применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ) в принципе не возлагает на работодателя обязанность издавать какой-либо документ, фиксирующий факт совершения работником проступка. Само по себе отсутствие документов, фиксирующих проступок работника, не является нарушением процедуры привлечения его к дисциплинарной ответственности (определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.08.2011 N 33-12897/2011, определение Кировского областного суда от 12.07.2012 N 33-2160). В частности, нет необходимости издавать акт об отсутствии работника на рабочем месте при прогуле (определение СК Челябинского областного суда от 01.09.2011 N 33-9495/2011).

Однако если работодатель не будет располагать документом, фиксирующим факт прогула, это может создать для него трудности в доказывании правомерности привлечения работника к дисциплинарной ответственности. В то же время с этой целью работодатель может прибегнуть к любым другим доказательствам. Например, данным пропускной системы, материалам видеофиксации и т.д. (смотрите, например, определение Московского городского суда от 22.04.2019 N 33-18889/2019, определение Красноярского краевого суда от 25.01.2012 N 33-376, решение Кандалакшского районного суда Мурманской области от 24.10.2011 N 2-1112).

Что же касается акта, то он фактически является способом фиксации свидетельских показаний, подтверждающих отсутствие работника на работе, что также в дальнейшем может быть использован для доказывания совершения работником прогула. Каких-либо требований к наименованию такого документа, его составителям и подписантам, срокам и периодичности его издания закон не устанавливает. Обязанность составлять такой документ в отношении каждого рабочего дня отсутствия работника отдельно законом также не предусмотрена. Соответственно, на наш взгляд, нет никаких препятствий для того, чтобы составить такой документ в отношении всего периода отсутствия работника на работе или через определенные им промежутки (решение Пролетарского районного суда г. Твери Тверской области от 27.03.2018 N 2-372/2018, решение Кандалакшского районного суда Мурманской области от 24.10.2011 N 2-1112). Главное, чтобы подписанты акта действительно могли подтвердить факт отсутствия работника на работе в течение каждого дня соответствующего периода.

Факт отсутствия сотрудника следует зафиксировать в табеле учета рабочего времени, для чего в нем ставится отметка "неявка по невыясненным причинам" (НН), которая затем, когда точно станет известна причина отсутствия, меняется на соответствующую отметку. С момента фиксации в кадровых документах отсутствия работника на рабочем месте имеются все основания не начислять отсутствующему работнику заработную плату.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Срок со дня обнаружения проступка;

- Энциклопедия решений. Срок со дня совершения проступка;

- Энциклопедия решений. Порядок увольнения за прогул;

- Вопрос: Сотрудник организации не выходит на работу уже более десяти месяцев. Неоднократно были направлены заказные письма с уведомлением, которые были возвращены. Было направлено письмо в МВД с просьбой оказать содействие в поиске сотрудника. В ответе МВД сообщает о проведении беседы о необходимости явиться на работу для оформления документов и о том, что данный сотрудник имеет склонность к употреблению спиртных напитков. Исходя из ответа МВД и устных сведений, имеющихся у работодателя, подтверждается неуважительность причин отсутствия. Может ли работодатель уволить сотрудника за прогул? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2017 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

11 декабря 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.