Организация, применяющая общий режим налогообложения, заключила договор на оказание услуг по ремонту принадлежащего ей автомобиля силами подрядчика. Какие документы следует оформить в данной ситуации для подтверждения расходов организации в целях налогообложения прибыли?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Согласно п. 1 ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.
Статьей 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Подрядные отношения регулируются главой 37 ГК РФ. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).
Из пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ следует, что отношения юридических лиц по данному договору должны быть оформлены договором подряда, заключенным в письменной форме.
В случае если ремонт автомобиля осуществляет специализированная сервисная мастерская, следует иметь в виду, что в качестве договора на оказание услуг (выполнение работ) по ремонту такой подрядчик может предложить использовать заказ-наряд. Оформляя отношения таким способом, мастерская руководствуется Правилами оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств (утверждены постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 N 290, далее - Правила). Однако данные Правила регулируют отношения между исполнителем работ по ремонту автотранспортных средств и физическим лицом. Отношения между юридическими лицами регулируются ГК РФ. Поэтому, при использовании заказа-наряда (иного подобного документа) не требуется составления отдельного письменного договора только в том случае, если заказ-наряд (или иной документ) содержит все существенные условия договора подряда (виды и объем выполняемых работ - ст. 702 ГК РФ).
При проведении ремонта силами подрядчиков, помимо самого договора, документальным подтверждением понесенных расходов будут являться документы, подтверждающие его исполнение.
Так, из п. 2 ст. 720 ГК РФ вытекает необходимость составления акта или иного документа, подтверждающего приемку выполненных работ заказчиком (приемо-сдаточный акт). Унифицированная форма акта выполненных работ по текущему ремонту автотранспорта законодательством не утверждена, поэтому такой акт составляется в произвольной форме с соблюдением обязательных реквизитов, перечисленных в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).
По окончании ремонта также может быть оформлен акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3, утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 (далее - Постановление N 7)). Этот акт, согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, служит для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Форма N ОС-3 подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Отметим, что заполнение формы N ОС-3 является обязательным при проведении капитального ремонта (служит основанием для изменения первоначальной стоимости объекта). По нашему мнению, заполнять или не заполнять форму N ОС-3 при текущем ремонте каждая организация решает самостоятельно в зависимости от характера произведенного ремонта.
Если подрядчику для выполнения работ передаются какие-либо материалы (запчасти), то возникает необходимость оформления накладной на отпуск материалов на сторону по форме N М-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71).
По окончании ремонта данные о нем вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6, утверждена Постановлением N 7).
Документальным подтверждением факта оплаты будет являться корешок приходно-кассового ордера (форма КО-1, утверждена Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) и чек ККМ либо соответствующее платежное поручение.

К сведению:
Обращаем Ваше внимание, что в случае оплаты ремонта наличными денежными средствами подрядчик не обязан выдавать чек ККМ, если он находится на ЕНВД (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон N 54-ФЗ)). В этом случае вместо кассового чека может быть выдан документ, подтверждающий прием наличных денежных средств, с указанием следующих сведений (п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ):
- наименование документа;
- порядковый номер документа, дату его выдачи;
- наименование для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);
- идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
- наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
- сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
- должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.
Здесь хотелось бы отметить, что называть данный документ товарным чеком некорректно, так как товарные чеки используются именно при продаже товаров (ст. 493 ГК РФ), в данном же случае речь идет о выполняемых работах.

По поводу составления дефектной ведомости прежде всего отметим, что такого документа действующее законодательство не упоминает. Ранее составление дефектной ведомости предусматривал п. 69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н, однако в соответствии с приказом Минфина России от 24.12.2010 N 186н этот пункт утратил силу. Также дефектная ведомость упоминается в ряде подзаконных актов, однако все они носят только рекомендательную силу (смотрите, например, Отраслевые дорожные нормы ОДН 218.0.006-2002, утвержденные распоряжением Минтранса России от 03.10.2002 N ИС-840-р). Унифицированной формы данного документа, соответственно, не существует.
Дефектная ведомость составляется при повреждении или поломке объектов основных средств. В ней указываются перечень выявленных дефектов объекта и рекомендации по их устранению. По сути, дефектная ведомость является документом, обосновывающим необходимость проведения ремонта имущества и его объем. Эту функцию может выполнить любой иной документ, в котором будут перечислены выявленные дефекты оборудования, например, в случае ремонта автомобиля - форма N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования ", утвержденная Постановлением N 7.
Пункт 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ обязывает организации при ведении учета использовать первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и лишь при отсутствии такой формы в данных альбомах разрешает использование документа, составленного в произвольной форме. С учетом приведенной нормы, считаем, что использование формы ОС-16 является предпочтительнее использования дефектной ведомости.
Считаем также, что для обоснования экономической целесообразности проведенного ремонта, помимо акта ОС-16, нелишним будет составить смету расходов, а также издать приказ, который подпишет руководитель, о направлении автомобиля в ремонт.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

26 октября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.