ООО осуществляет доставку своего товара до покупателей (розничные торговые точки города). Для доставки используются грузовые автомобили, полученные ООО на основании договоров аренды с экипажем, заключенных с ИП. Какие документы должны быть у ООО для подтверждения расходов на оплату аренды автомобилей, кроме актов оказанных услуг по аренде от ИП?

ООО (общая система налогообложения) занимается оптовой торговлей пива. Осуществляет доставку своего товара до покупателей (розничные торговые точки города).
Для доставки используются грузовые автомобили, полученные ООО на основании договоров аренды с экипажем, заключенных с ИП.
Какие документы должны быть у ООО для подтверждения расходов на оплату аренды автомобилей, кроме актов оказанных услуг по аренде от ИП? По договору ИП сам ремонтирует, заправляет автомобили ГСМ, т.е. все эксплуатационные расходы ложатся на собственника. Путевые листы тоже ведет ИП.

Как можно понять, в данной ситуации ООО несет лишь расходы по аренде (арендная плата), поэтому для подтверждения расходов необходимы:

- договор аренды транспортного средства с экипажем. В договоре должны быть четко прописаны условия аренды, размер арендной платы, порядок расчетов, а также распределение обязанностей по содержанию и эксплуатации (в вашем случае - на арендодателе);

- акт приема-передачи транспортного средства. Этот документ подтверждает фактическую передачу автомобиля от ИП арендатору (ООО) и его приемку. В акте желательно указать состояние автомобиля, комплектацию и наличие документов;

- акт возврата транспортного средства. Оформляется при окончании срока аренды или расторжении договора, подтверждая возврат имущества;

- платежные поручения или выписки по банковским счетам. Подтверждают факт оплаты арендных платежей ИП;

- счета-фактуры. Если ИП является плательщиком НДС, он обязан выставить счет-фактуру на сумму арендной платы. Это необходимо для принятия НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Также необходимо получить копия свидетельства ИП о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) и ОГРНИП для подтверждения его статуса.

Кроме того, ООО-арендатору целесообразно требовать копии путевых листов у ИП-арендодателя. Эти документы подтверждают:

- факт использования автомобиля в служебных целях;

- маршрут движения;

- время использования;

- регулярность поездок.

Отсутствие путевых листов (или их копий) может стать основанием для отказа налоговых органов в признании расходов по налогу на прибыль, так как не будет доказана связь расходов с деятельностью, приносящей доход.

См.:

- Вопрос: Организация А осуществляет продажу дизельного топлива, находится на общей системе налогообложения. Для перевозки грузов организация А заключила договор аренды транспортного средства с экипажем с организацией Б и договор на организацию транспортных услуг с организацией В. Для подтверждения транспортных расходов с организацией В для налогового учета по НДС и прибыли достаточно ли иметь счет-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную (ТОРГ-12) и транспортную накладную, утвержденную постановлением Правительства от 15.04.2011 N 272? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2015 г.);

- Вопрос: Организация планирует арендовать грузовое транспортное средство без экипажа у индивидуального предпринимателя. В стоимость аренды будут включаться все расходы, включая техническое обслуживание, текущий ремонт, топливо. Какими документами организация должна подтверждать расходы по аренде? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, ноябрь 2025 г.);

- Вопрос: Организация планирует арендовать грузовой автомобиль у индивидуального предпринимателя. Стоимость топлива будет входить в стоимость оказанных услуг. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в целях бухгалтерского и налогового учета? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, ноябрь 2025 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подкопаев Михаил

Ответ прошел контроль качества

18 августа 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.