Порядок ведения книги покупок и книги продаж в электронном виде

Если книга продаж ведется в электронном виде, то все входящие в нее счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью руководителя и главного бухгалтера и могут не распечатываться? Чтобы вести Книгу покупок в электронном виде, все входящие в нее счета-фактуры должны быть получены от организации посредством электронного документооборота? Может ли одновременно Книга продаж вестись в электронном виде, а Книга покупок в бумажном?

Согласно п. 1 Правил ведения книги покупок и п. 1 Правил ведения книги продаж книги покупок и продаж ведутся на бумажном носителе либо в электронном виде.

Выбор способа ведения книги покупок и книги продаж (на бумажном носителе или в электронном виде) осуществляется организацией самостоятельно и должен быть закреплен в учетной политике. Законодательство не содержит запрета на ведение книги продаж в электронном виде, а книги покупок на бумажном (или наоборот).

В книге покупок и книге продаж регистрируют бумажные или электронные счета-фактуры (п. 2 Правил ведения книги покупок, п. 2 Правил ведения книги продаж).

Если книга покупок и книга продаж ведется в электронном виде, то она должна вестись по формату, утвержденному ФНС России (в силу п. 9 ст. 169 НК РФ). Электронный формат книги покупок и продаж утвержден Приказом ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/547@.

Если счет-фактура составлен в электронном виде, то подлинником является именно электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Распечатанный экземпляр такого документа является лишь его копией. Соответственно, если книга продаж ведется в электронном виде, счеты-фактуры в электронной форме должны подписываться УКЭП руководителя и главного бухгалтера (или иных уполномоченных лиц). При этом, если счет-фактура подписан электронной подписью, необходимости в его распечатке не возникает.

Распечатывать и хранить на бумажном носителе книги покупок или продаж в случае, если они ведутся в электронном виде, не нужно. При передаче в инспекцию, если это необходимо, книги в электронном виде, ее подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (ИП) или уполномоченного лица. Если не представляете книгу в налоговый орган, подписывать ее не нужно (п. 24 Правил ведения книги покупок, абзац 2 п. 22 Правил ведения книги продаж, письмо ФНС России от 24.01.2019 N ЕД-4-15/1044). Таким образом, распечатывать и сшивать в бумажном виде книги покупок и продаж нужно только в том случае, если организация в соответствии с учетной политикой приняла решение вести их в бумажном виде.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

17 марта 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.