В организации есть водители-экспедиторы, они работают на автотранспорте, который принадлежит организации. Им руководство собирается назначить ежемесячную компенсацию за разъездной характер работы в размере от 800 до 1000 руб. Какие документы необходимо составить в организации, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Компенсации выплачиваются для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. В результате выплаты компенсаций работник не получает экономической выгоды, так как ему возмещаются уже понесенные им в интересах работодателя затраты. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому компенсационные выплаты оплатой труда не являются.
Такие компенсационные выплаты, установленные организацией в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом затраты должны быть документально подтверждены, иначе они не могут признаваться компенсационными (а являются доплатой к заработной плате) и подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ.
Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Кроме того, могут быть установлены дополнительные выплаты, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.

Обоснование вывода:
ТК РФ не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной (смотрите письмо Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482). Стороны трудового договора самостоятельно, в зависимости от конкретных условий выполнения работы определяют, относится ли та или иная работа к разъездной (письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).
Согласно ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора. Как следует из вопроса, характер работы в рассматриваемом случае предполагает выполнение работниками своей трудовой функции в различных местах, что отражено в трудовых договорах с работниками.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (в соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК РФ). На такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, так как рассматриваемые служебные поездки не признаются командировками (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639, от 15.02.2017 N 03-04-06/8562). Во время служебной поездки работника, то есть выполнения им трудовой функции, ему начисляется заработная плата в обычном размере.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, перечень которых является открытым, поскольку позволяет возместить расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Так, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Как видим, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает два вида выплат:
- возмещение расходов, которые возможно подтвердить документально (проезд, проживание, иные расходы),
- и выплаты в возмещение допрасходов, которые работник несет в связи с проживанием вне дома, которые документально подтвердить можно не всегда, но которые зависят от количества дней, проведенных в разъездах, на наш взгляд, это суточные.
Так, из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что выплата суточных производится при проживании работника в связи с выполнением работ вне места постоянного жительства. Если работник ежедневно возвращается домой, то работодатель не обязан производить выплату указанных сумм.
По нашему мнению, документальным подтверждением факта выплаты суточных могут служить следующие документы:
- коллективный договор (соглашение), локальные нормативные акты, в которых определен перечень должностей и категорий работников, чья работа носит разъездной характер;
- трудовые договоры, определяющие размеры и порядок возмещения расходов, понесенных работниками в связи со служебными поездками;
- приказы о направлении в служебные поездки;
- проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т.п. Смотрите Вопрос: Кадровый документооборот при разъездном характере работ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2020 г.).
Кроме того, компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы, необходимо отличать от компенсаций (Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы).
Компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (часть вторая ст. 164 ТК РФ). Так, если надбавки и доплаты компенсационного характера возмещают повышенные затраты труда, то компенсации возмещают денежные затраты работника, произведенные в интересах работодателя, например, расходы, понесенные в связи со служебной командировкой, при переезде на работу в другую местность, при использовании личного имущества работника.
При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников.

НДФЛ. Общие положения при разъездном характере работы

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ все доходы, полученные физическим лицом как в денежной, так и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, облагаются налогом на доходы физических лиц.
В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом физического лица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.
Возмещение расходов при разъездном характере работы является компенсационной выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ), и не подлежит налогообложению НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.
При этом при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).
Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то такие доплаты не являются компенсационными выплатами, на них не распространяется действие п. 1 ст. 217 НК РФ, и они подлежат обложению НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).
Верховный суд РФ в определении от 18.06.2020 N 308-ЭС20-9499 указал, что если компенсационные выплаты за разъездной характер работы входят в систему оплаты труда, не обладают признаками возмещения понесенных расходов, подтвержденных документально или суточными, а имеют фиксированный размер в зависимости от фактически отработанного времени (процент от должностного оклада), то такие выплаты подлежат обложению НДФЛ.
Если работники не возвращаются ежедневно к месту проживания, то в коллективным договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы, положении об оплате труда и пр.) или трудовом договоре планируемую ежемесячную выплату целесообразно определить как компенсацию за разъездной характер работы, рассчитываемую в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца (смотрите п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)).
Как следовало из материалов дела (п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)), спорная надбавка выплачивалась организацией в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ, в силу которой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы.
Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в организации по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца.
При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (в настоящее время это п. 1 ст. 217 НК РФ), несмотря на то, что именовались организацией надбавками к окладу и ошибочно классифицировались в положении об оплате труда в качестве составной части системы оплаты труда.

Страховые взносы. Общие положения при разъездном характере работы

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ).
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.
Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).
Таким образом, компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
При этом такие затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).
В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами, НДФЛ. Если организация выплачивает работнику надбавку (доплату) за разъездной характер работы, то соответствующее условие также должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Обобщим сказанное применительно к ситуации

Как уже сказано выше, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
При этом суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками вне места его постоянного жительства, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).
В отношении суточных в письме Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 сказано, что с учетом того, что согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам. Смотрите также Вопрос: Какими документами должны подтверждаться суточные для налогового учета при разъездном характере работы, если первичные документы (чеки) по израсходованным суточным не требуются (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.).
Из сказанного, на наш взгляд, следует, что дополнительные расходы, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), могут быть установлены в определенном размере, но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.
Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Документы, подтверждающие компенсацию работнику фактически произведенных им расходов по разъездам (смотрите также: Вопрос: Документальное подтверждение расходов на компенсации, связанные с разъездным характером работы (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)):
1) трудовой договор (с указанием на разъездной характер работы, порядком возмещения затрат работника, связанных с выполнением его служебных обязанностей);
2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:
- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,
- размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,
- порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;
3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);
4) билеты, документы, подтверждающие произведенные расходы;
5) если обсуждаемая компенсация будет установлена в зависимости от дней, проведенных в разъездах (при условии, что работники не возвращаются ежедневно к месту жительства), нужен расчет такой выплаты, составляемый по итогам месяца.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;
- Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;
- Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы;
- Комментарий к письму Минфина России от 08.12.2020 N 03-04-06/107247 "О страховых взносах и НДФЛ при выплате суточных и компенсации расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы" (М.А. Липина, журнал "Строительство: акты и комментарии для бухгалтера", N 1, январь 2021 г.);
- Вопрос: Может ли работодатель выплачивать при разъездном характере работы компенсацию за питание, а суточные не платить? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Стафеева Лариса

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации "Содружество" Мельникова Елена

3 ноября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.