Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Одним из подтверждающих документов по представительским расходам является приказ на проведение представительского мероприятия. Приказ подписывается руководителем. Можно ли вместо приказа руководителя издавать распоряжение за подписью заместителя руководителя, не возникнут ли налоговые риски?

Одним из подтверждающих документов по представительским расходам является приказ на проведение представительского мероприятия. Приказ подписывается руководителем. Можно ли вместо приказа руководителя издавать распоряжение за подписью заместителя руководителя, не возникнут ли налоговые риски?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В качестве одного из документов, подтверждающих представительские расходы, может выступать специально изданный распорядительный документ руководства, он может иметь название: приказ, распоряжение, указание и т.д. Конкретный вид наименования значения не имеет. Данный документ может быть издан как руководителем организации (директором), так и иным лицом (заместителем директора, начальником отдела и т.п.) при наличии у него соответствующих полномочий.

Обоснование вывода:
В налоговом учете расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ). В частности, к расходам, связанным с производством и реализацией, относятся прочие расходы (п. 2 ст. 253 НК РФ). При этом подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ.
На основании п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Между тем для признания в налоговом учете тех или иных затрат (в том числе представительских расходов) необходимо, чтобы они одновременно отвечали общим критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ: были экономически оправданны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным критериям, при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ).
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
При этом НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для подтверждения тех или иных расходов, и не предъявляет каких-либо требований к оформлению (заполнению) таких документов. Главное, чтобы из документов, которые имеются у организации, было очевидно, что те или иные затраты фактически произведены налогоплательщиком. Смотрите, например, письма Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 N 03-03-06/1/18478, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8745.
Исходя из положений ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета (наряду с регистрами налогового учета и расчетом налоговой базы) являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (письма Минфина России от 22.06.2016 N 03-07-11/36393, от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132). Отсутствие первичных документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат (смотрите, например, письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-03-06/3/4915 и N 03-03-06/1/4913).
В письме Минфина России от 18.02.2021 N 03-03-06/1/11266 подобный вывод сделан именно в отношении представительских расходов: "НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. В свою очередь, подтверждением данных налогового учета на основании статьи 313 НК РФ являются первичные учетные документы". Аналогичные разъяснения были даны Минфином России и в письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 (доведено до нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852@), в котором отмечено что, поскольку в отношении представительских расходов главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
В более ранних разъяснениях финансового ведомства указывалось, что в качестве документов, служащих для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Смотрите письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807. Аналогичный перечень документов приводили и представители ФНС России (письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).
Таким образом, в качестве одного из документов, подтверждающих представительские расходы, может выступать специально изданный распорядительный документ руководства, он может иметь название: приказ, распоряжение, указание и т.д. Конкретный вид наименования значения не имеет. Данный документ может быть издан как руководителем организации (директором), так и иным лицом (заместителем директора, начальником отдела и т.п.) при наличии у него соответствующих полномочий. Полномочия о наделении того или иного сотрудника издавать приказ об осуществлении представительских расходов могут быть закреплены в должностной инструкции, трудовом договоре или ином локальном акте организации. Однако, повторим, сам по себе приказ не является документом, наличие которого необходимо для принятия к налоговому учету представительских расходов, эти расходы могут быть учтены даже в случае, если приказ (распоряжение) не издавался вовсе, но в наличии имеются иные документы, подтверждающие рассматриваемые затраты. Смотрите дополнительно материал: Вопрос: Заместитель генерального директора, находясь в загранкомандировке, провел переговоры с иностранными партнерами, потратив на обед с ними собственные средства. Заранее о дате и месте переговоров не было известно, поэтому приказ о проведении переговоров не издавался. Возможно ли признание расходов, понесенных сотрудником (имеются чеки), в качестве представительских в целях налогообложения? Какие документы для этого необходимо оформить? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

1 октября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.