Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Как заверять и предоставлять копии документов по электронным счетам-фактурам (сформированным через систему электронного документооборота) по требованиям о предоставлении документов в соответствии со ст. 93.1 НК РФ?

Как заверять и предоставлять копии документов по электронным счетам-фактурам (сформированным через систему электронного документооборота) по требованиям о предоставлении документов в соответствии со ст. 93.1 НК РФ?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
При необходимости представления в налоговые органы бумажной копии электронного документа организация распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа с отметкой о подписании документа электронной подписью, и заверяет личной подписью руководителя организации или лица, которое действует по доверенности (в которой закреплены соответствующие полномочия представлять интересы общества во взаимоотношениях с третьими лицами).

Обоснование позиции:
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Действующий в настоящее время формат счета-фактуры установлен приказом ФНС России от 09.12.2018 N ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (письмо ФНС России от 25.02.2020 N ЕА-4-15/3146@).
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в настоящее время утвержден приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н, но с 1 июля 2021 г. данный документ утратил силу и вступил в силу приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н (п. 9 ст. 169 НК РФ, далее - Порядок N 14н).
В соответствии с п. 10 Порядка N 14н хранение документов, подписанных электронной подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено Порядком N 14н, обеспечивается участниками электронного документооборота с учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.
В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ (смотрите также письма Минфина России от 15.03.2021 N 03-07-14/17888, от 30.09.2020 N 03-07-09/85478, от 10.04.2019 N 03-07-14/25364).
В письме ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664, в целях проверки достоверности и непротиворечивости сведений, указанных в счетах-фактурах, представленных налогоплательщиком при проведении мероприятий налогового контроля, налоговый орган на основании ст. 93.1 НК РФ вправе истребовать документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не у проверяемого налогоплательщика, а у контрагента или у иных лиц, располагающих этими документами (информацией).
В соответствии с нормой п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента), эти документы (информацию).
При этом в силу абзаца 4 п. 5 ст. 93.1 НК РФ истребуемые документы (информация) о контрагентах налогоплательщика представляются с учетом положений, предусмотренных п. 2 и 5 ст. 93 НК РФ.
Соответственно, в рамках истребования документов у третьих лиц (встречная проверка) истребуемые документы (информация) могут быть представлены проверяемым лицом в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 НК РФ):
- на бумажном носителе - лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом;
- в электронной форме - по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).
В рассматриваемой ситуации организация представляет документы на бумажном носителе, при этом документы (счета-фактуры) контрагента получены организацией путём электронного документооборота, то есть счета-фактуры были сформированы и переданы продавцом в электронной форме с применением электронной подписи.
Письмом Минфина РФ от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336 определено, что представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абзац 2 п. 2 ст. 93 НК РФ). Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (подпункты 14, 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Таким образом, участник электронного документооборота при необходимости представления в налоговые органы бумажной копии электронного документа распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа с отметкой о подписании документа электронной подписью, и заверяет личной подписью руководителя организации или лица, которое действует по доверенности (в которой закреплены соответствующие полномочия представлять интересы общества во взаимоотношениях с третьими лицами), например, главный бухгалтер (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ).
Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми ФНС России (абзац 2 п. 2 ст. 93 НК РФ). При этом не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).
В настоящее время (с 04.01.2019) действуют требования, утвержденные приказом ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@.
Согласно им заверительная надпись обязательно должна содержать (п. 5 Требований):
- наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов;
- его личную подпись, фамилию, инициалы;
- указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату.
При этом заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку. Проставление печати на заверительной надписи Требованиями не предусмотрено. Что вполне логично, поскольку печать с 6 апреля 2015 года перестала быть обязательным средством индивидуализации хозяйственных обществ (ООО и АО). Общество вправе иметь печать, за исключением случаев, когда Федеральным законом предусмотрена обязанность общества использовать печать. При этом сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается:
- основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) - дата и номер требования);
- общее количество листов документов.
Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов (п. 6 Требований).
Документы могут быть направлены в налоговый орган Почтой России либо их лично может доставить в налоговую лицо, действующее по доверенности.
Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы расценивают как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 или ст. 129.1 НК РФ (смотрите, например, письмо ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/1645).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Заверение копий истребуемых налоговым органом документов;
- Энциклопедия решений. Способы представления истребуемых налоговым органом документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ситдиков Ирек

Ответ прошел контроль качества

6 августа 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.