Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Организация применяет ОСН. Для проведения конкурса для детей сотрудников приобретаются конфеты, которые собираются в подарки (призы). Какие документы служат подтверждением расходов на проведение конкурса? Включается ли стоимость призов в налоговую базу по НДФЛ, если в данном случае отсутствует возможность оценить экономическую выгоду, полученную участниками конкурса?

Организация применяет ОСН. Для проведения конкурса для детей сотрудников приобретаются конфеты, которые собираются в подарки (призы). Какие документы служат подтверждением расходов на проведение конкурса? Включается ли стоимость призов в налоговую базу по НДФЛ, если в данном случае отсутствует возможность оценить экономическую выгоду, полученную участниками конкурса?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Порядок документального оформления операций по организации конкурса и награждению победителей следует определить самостоятельно. По тексту ответа мы привели примерный перечень документов.
В рассматриваемой ситуации налогоплательщики - родители получают доход в натуральной форме (в виде приза, полученного по итогам конкурса), размер которого определяется для целей исчисления НДФЛ исходя из рыночной цены приобретения конфет.
Если стоимость переданных каждому лицу конфет определить организация не может, в ведомости выдачи подарков можно указать получателей без указания стоимости подарка, подытожив общей суммой стоимость врученных конфет. Акт списания в этом случае также возможно составить на полную сумму, без конкретизации получателей. Или же если конфеты были выданы по принципу шведского стола, ведомость выдачи с указанием каждого лица может не составляться, в этом случае достаточно акта.

Обоснование позиции:

Документальное оформление расходов

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Порядок документального оформления подтверждения расходов, осуществляемых в ходе проведения мероприятия, рассматриваемого в вопросе, действующим законодательством не установлен. Поэтому порядок организации конкурса, в том числе и формы первичных документов, на основании которых производятся расходы в рамках данных мероприятий, может быть разработан организацией самостоятельно. При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
На наш взгляд, в общем случае документами, служащими для подтверждения расходов, в рассматриваемой ситуации могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели или положение, в котором определяются порядок проведения, условия участия в конкурсе, награждения победителей и т.п.;
- смета на проведение данного мероприятия;
- первичные документы, в том числе товаросопроводительные документы от продавца, оплаты услуг сторонних организаций, авансовые отчеты;
- отчет по итогам проведенного конкурса: списки победителей конкурса; ведомость выдачи подарков с указанием имени ребенка и его родителя, а также стоимости подарка; акт списания подарков, утвержденный конкурсной комиссией, или протокол с приложением списка победителей, которым были вручены призы;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, в частности аудио-, фото-видеофиксации проводимого конкурса.
Если стоимость переданных каждому лицу конфет определить организация не может, в ведомости выдачи подарков можно указать получателей без указания стоимости подарка, подытожив общей суммой стоимость врученных конфет. Акт списания в этом случае также возможно составить на полную сумму, без конкретизации получателей. Или же если конфеты были выданы по принципу шведского стола, ведомость выдачи с указанием каждого лица, на наш взгляд, может не составляться, в этом случае достаточно акта.

НДФЛ

Пунктом 1 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Стоимость любых подарков, полученных физическим лицом как в денежной, так и в натуральной формах является его доходом, облагаемым НДФЛ (ст. 41, ст. 209, п. 1 ст. 211 НК РФ, подп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Доходы детей от налогообложения не освобождены (ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 29.10.2014 N 03-04-05/54905). Обязанность по уплате налогов исполняют их родители как законные представители (п. 2 ст. 27 НК РФ, ст. 64 СК РФ).
В то же время на основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиком от организации, не превышающая 4000 рублей за налоговый период (календарный год), не подлежит налогообложению (освобождается от налогообложения). Поэтому в случае, если стоимость подарков не будет превышать 4000 рублей, то при их передаче детям НДФЛ исчислять не требуется.
При формировании налоговой базы по НДФЛ должна участвовать лишь рыночная стоимость подаренных работнику подарков в части, превышающей 4000 рублей за календарный год (п. 1 ст. 211 НК РФ, п. 28 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 31.10.2016 N 03-04-06/64102, от 01.02.2016 N 03-04-05/4381, ФНС России от 19.01.2017 N БС-4-11/787@). Рыночной стоимостью в данном случае может являться стоимость приобретения конфет.
При этом налоговые агенты обязаны вести персонифицированный учет доходов, полученных в виде призов и подарков, в соответствии со ст. 230 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 20.01.2017 N 03-04-06/2650).
Так, согласно разъяснениям Минфина России (данным при рассмотрении различных ситуаций получения работниками дохода в натуральной форме), в случае отсутствия возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым налогоплательщиком, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает. Например, такое происходит при организации шведских столов, фуршетов и т.п.
Одновременно чиновники обращают внимание, что организация во исполнение обязанностей налогового агента должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой сотрудниками. Соответствующие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 03.08.2018 N 03-04-06/55047, от 07.09.2015 N 03-04-06/51326, от 06.03.2013 N 03-04-06/6715, от 30.01.2013 N 03-04-06/6-29, от 30.08.2012 N 03-04-06/6-262, от 15.04.2008 N 03-04-06-01/86, УФНС России по г. Москве от 14.07.2008 N 28-11/066968).
В п. 5 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015, далее - Обзор), представлена следующая правовая позиция: "Полученная в натуральной форме выгода подлежит налогообложению, если она не носит обезличенного характера и может быть определена в отношении каждого из граждан, являющихся плательщиками налога". В качестве примера была приведена ситуация, когда компания приобрела и передала своим работникам абонементы на посещение бассейна, тренажерного зала и сауны. Перечень работников, получивших абонементы, прилагался к акту об оказании услуг, составленному между фитнес-центром и организацией. Судьи согласились с налоговым органом, что в такой ситуации налог необходимо удержать (смотрите также постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.07.2010 N А29-8359/2009).
Суды при решении подобных споров также исходят из того, может ли быть определена конкретная сумма натурального дохода, полученного каждым работником, или нет (смотрите, например, постановление ФАС Уральского округа от 26.10.2010 по делу N А71-19704/2009А24, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.07.2010 по делу N А29-8359/2009, постановление ФАС Уральского округа от 20.08.2009 N Ф09-5950/09-С2, постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.06.2009 N Ф03-2484/2009, постановление Девятого ААС от 20.11.2008 N 09АП-14261/2008). Расчетный метод (когда стоимость услуг делится на количество посещающих сотрудников в общем списке), суды признают необоснованным (постановление ФАС Уральского округа от 26.10.2010 N Ф09-8909/10-С3 и постановление ФАС Уральского округа от 20.08.2009 N Ф09-5950/09-С2, постановление ФАС Московского округа от 23.09.2009 N КА-А40/8528-09).
Однако в постановлении Десятого ААС от 25.05.2009 N А41-8603/08 суд пришел к выводу, что невозможность определить точный размер дохода каждого работника не является причиной, позволяющей не начислять НДФЛ. Доход каждого физического лица возможно определить путем деления общей суммы расходов на питание на число участников мероприятия. Аналогичное мнение высказывал и Минфин России в письмах от 18.04.2012 N 03-04-06/6-117, от 19.06.2007 N 03-11-04/2/167, рекомендуя, например, при предоставлении работникам питания доход каждого налогоплательщика рассчитывать на основе общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов. Смотрите также Энциклопедию решений. НДФЛ с оплаты питания, предоставляемого работникам организацией.
Таким образом, наличие или отсутствие у организации обязанности исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ в рассматриваемой ситуации зависит от возможности или невозможности определить сумму дохода, выданного в качестве приза по итогам конкурса. Сделать вывод о возможности (невозможности) персонификации и оценки экономической выгоды, полученной каждым участником конкурса, нам затруднительно. Тот факт, что оплата подарков производится в общей сумме, не в отношении отдельных лиц, а в отношении группы, на наш взгляд, создает сложности при определении экономической выгоды, полученной каждым отдельным ребенком. Если организация в такой ситуации не сможет достоверно определить размер экономической выгоды в разрезе отдельных детей (их представителей), дохода в натуральной форме у последних не возникает, например, если передача произведена по принципу шведского стола.
В противном случае, если к тому же имеется фотоотчет, подтверждающий вручение приза каждому лицу, целесообразно исходить из того, что каждый представитель участника получал доход в натуральной форме в соответствующей сумме. Например, для целей определения дохода общая стоимость конфет может быть условно поделена на количество призеров (участников конкурса).
В силу п. 1 ст. 211 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база по НДФЛ определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ. На практике такие цены кратко называются рыночными. В силу абзаца 2 п. 1 ст. 211 НК РФ в стоимость товаров (услуг) для целей определения размера налоговой базы по НДФЛ включаются суммы с учетом НДС и акцизов.
На наш взгляд, при исчислении НДФЛ в данном случае налоговая база формируется из рыночной цены приза (конфет), которую можно определить исходя из стоимости его приобретения (стоимости конфет).
Нормы НК РФ не содержат требования о подтверждении документально или путем проведения независимой оценки информации о рыночных ценах полученного налогоплательщиком (физическим лицом) имущества. По нашему мнению, стоимость выдаваемых призов по итогам проведения конкурса для детей сотрудников для целей обложения НДФЛ может быть определена исходя из ее оценки ответственным сотрудником организации на основании первичного документа поставщика. Целесообразно документально оформить такую оценку в виде расчета, утверждаемого руководителем либо сразу оформленного в виде приказа руководителя. В рассматриваемой ситуации данный документ необходим только для целей исчисления НДФЛ. Он вместе с ведомостью, содержащей подписи родителей, чьи дети получили призы, передается бухгалтеру для целей начисления им НДФЛ и оформления сведений и расчетов в налоговый орган (конечно, при условии, что стоимость переданного можно определить).
Но, как мы поняли, в данном случае, если даже поделить стоимость конфет на количество призеров, сумма не превысит 4000 руб. на каждого получателя (при условии, что иные подарки в течение года им не предоставлялись). Следовательно, сумма их дохода не подлежит обложению НДФЛ на основании нормы п. 28 ст. 217 НК РФ. Указанные выше документы (или иные подобные) будут только подтверждать тот факт, что сумма дохода составляет не более 4000 руб.
Напомним, что в соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ, являются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму НДФЛ. Пунктом 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, за исключением отдельных видов доходов, облагаемых по специальным правилам, с зачетом ранее удержанных сумм налога. Таким образом, при вручении подарков работникам организация признается налоговым агентом. В соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Однако организация вправе не представлять в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 230 и п. 5 ст. 226 НК РФ сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ в отношении доходов, полученных налогоплательщиками в виде подарков, стоимость которых не превысила 4000 руб. за налоговый период (письмо ФНС РФ от 19.01.2017 N БС-4-11/787@). Не подается в этом случае и 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@).
Поскольку наступление обязанности организации по удержанию НДФЛ с доходов в виде подарков, предусмотренных п. 28 ст. 217 НК РФ, связано с превышением установленного размера дохода, получаемого от организации (4000 рублей), организации следует вести персонифицированный учет таких доходов, полученных от нее физическими лицами. В случае, если размер указанных доходов, переданных одному и тому же физическому лицу, превысит в налоговом периоде 4000 рублей, организация будет признаваться налоговым агентом и, соответственно, исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 230 НК РФ (письмо Минфина России от 08.05.2013 N 03-04-06/16327).
Поскольку в данном случае такого превышения не происходит, то даже если доход каждого лица определен в суммовом выражении, организация налоговым агентом не признается.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Налоговая база по НДФЛ при получении дохода в натуральной форме;
- Энциклопедия решений. НДФЛ с подарков, выигрышей, призов, материальной помощи в пределах 4000 рублей в год;
- Вопрос: Можно ли на основании п. 28 ст. 217 НК РФ не облагать НДФЛ каждое основание: подарок стоимостью 4000 руб. и материальную помощь 4000 руб. за налоговый период (итого 8000 руб. за год не облагается НДФЛ)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2020 г.)
- Вопрос: В организации выдавались подарки работникам к праздничной дате. При выдаче подарков была оформлена ведомость. Обязательно ли наличие приказа на выдачу подарков? Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм подарков? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.)
- Вопрос: Подлежит ли отражению в расчете 6-НДФЛ стоимость подарков ко Дню медика, не превышающая 4 тыс. руб., врученных пенсионерам, ранее работавшим в учреждении здравоохранения? (журнал "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2017 г.)
- Вопрос: Организация в целях рекламной акции производит выплату денежных призов участникам лотереи. Денежные призы не превышают 4000 руб. Подлежат ли отражению такие суммы в расчете 6-НДФЛ? (журнал "БУХ.1С", N 10, октябрь 2017 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ААС Каратаева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

11 мая 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.